viernes, 2 de enero de 2009

Los informes especiales de auditoria

Autor: Teodoro Guirado Hernández

El presente trabajo tiene como objetivo fundamentar los elementos a tener en cuenta al momento de redactar un Informe Especial de Auditoria, en él se hace una comparación entre estos y los informes normales de auditoria, resaltando la importancia de elaborar los mismos de forma clara y precisa, sin dejar margen a la duda ante presuntos hechos de carácter delictivo que se detecten en el desarrollo de las auditorias, propiciando procesos judiciales limpios y justos.
INTRODUCCIÓN
Un informe es la exposición de los resultados, eventos, cualidades, progresos e interpretaciones de datos o hechos.
En auditoria un informe es el documento oficial que presenta los hechos a informar a un lector interesado.
Los informes tienen la finalidad de:
1. Presentar exacta y adecuadamente los resultados de una investigación a los interesados y poner a las administraciones al corriente sobre el desarrollo del trabajo realizado.
2. Presentar de forma concisa, clara y exacta los resultados de una investigación que conduzca a recomendar la acción determinada.
3. Recoger resultados de las investigaciones y experimentos para futuras referencias y de sus modos, para evitar la innecesaria duplicidad del trabajo.
4. Proporcionar la historia de cualquier desarrollo del trabajo.
En nuestro país tenemos como antecedentes para la elaboración de los informes de auditoria, el Decreto Ley No. 159, de fecha 8 de junio de 1995, que establece en el CAPÍTULO V: DE LAS AUDITORÍAS, SECCIÓN SEGUNDA: Del Resultado de las Auditorias, ARTÍCULO 13.- El resultado final de la auditoria se formalizará mediante informe de cuyo contenido será responsable el jefe de la auditoria, quién lo analizará con el máximo dirigente de la unidad auditada, de conformidad con lo establecido al efecto.
Igualmente en el CAPÍTULO VI DE LOS AUDITORES SECCIÓN PRIMERA De las Funciones y Atribuciones de los Auditores, ARTÍCULO 17.- Cuando en el desempeño de sus funciones, los auditores detecten acciones u omisiones presumiblemente delictivas, el jefe de la auditoria estará obligado a presentar un informe especial ante las autoridades competentes, el que se acompañará, si se trata de una auditoria estatal o interna en entidad estatal, con los documentos probatorios originales ocupados.
Aspecto este objeto de análisis en el presente trabajo
Las normas referidas a la forma, oportunidad, contenido, presentación y distribución de los informes de auditorias, son de obligada observancia para su elaboración y mas aun para los informes especiales, como documentos que formalizan los resultados a los cuales llegaron los auditores en las verificaciones practicadas y trabajos realizados para los esclarecimientos de las evidencias encontradas.
Los informes sirven además para comunicar los resultados al máximo nivel de dirección de la entidad auditada y otras instancias administrativas, así como a las autoridades correspondientes cuando proceda.
El informe de auditoria debe:
• Ser oportuno
• Completo, exacto, objetivo y convincente, así como claro, conciso y fácil de entender.
• Como norma todo lo que consigne debe estar reflejado en los papeles de trabajo y responder a hallazgos relevantes con evidencias suficientes y competentes.
• Reflejar una actitud independiente
• Mostrar la calificación según la evaluación de los resultados de la auditoria.
• Distribuido rápida y adecuadamente.
La elaboración del informe final de auditoria, es una de las fases más importantes y complejas de la auditoria, por lo que requiere un extremo cuidado en su confección.
La capacidad y habilidad del auditor en la redacción del informe, son fundamentales para que este logre sus objetivos y cumpla con los propósitos de ofrecer los elementos que permitan al lector conocer de forma fácil y fehaciente, los resultados del trabajo realizado.
El estilo de redacción es muy propio de cada persona, por lo que es difícil establecer parámetros o reglas rígidas sobre esto, no obstante se debe:
• Evitar repeticiones excesivas de vocablos
• No utilizar siglas o abreviaturas que se hallan declarado previamente, salvo que sean muy conocidas, como: MP (miles de pesos), UM (unidad de medida), etc.
• No utilizar términos ofensivos o vulgares
• Utilizar palabras comunes y de uso generalizado
• Redactar en forma unipersonal
• Utilizar adecuadamente los signos de puntuación
• Conformar la fecha de la forma siguiente: día, mes y año
• Incluir un índice en los casos de informes que por su extensión así lo requieran, identificando las secciones y partes esenciales del documento.
Redactar informes exactos, convincentes y comprensibles, es lo primordial, no basta con realizar un buen trabajo, otros necesitan saberlo.

Un buen informe evidencia la calidad del trabajo realizado, es totalmente cierto y muchas veces injusto, que la calidad del trabajo se juzgue principalmente por el informe presentado, lamentablemente conocemos del éxito que han tenido trabajos vanos, muy bien acogido por los lectores por su modo de redacción y presentación

Debemos tener en cuenta que en ocasiones el informe es la única base disponible, para la toma de decisiones.

La necesidad de ocupar el menor tiempo disponible de los ejecutivos y sus deseos de llegar rápidamente a los puntos importantes, exigen de los informes de auditoria un formato uniforme y estar decididos por secciones.

Cada sección debe estar conformada por determinada información homogénea, con un mismo propósito de identificación y exposición.

Ente las tendencias actuales esta la presentación atractivas de informes, uso de colores, diferentes tipos y tamaños de letras, ilustraciones y demás técnicas de computación.

Un informe no debe tener muchos puntos importantes, cuando es así, en ocasiones el lector, no sabe determinar cuando un punto es más importante que otro.
DESARROLLO
Para presentar los resultados de una auditoria, los manuales de auditoria, establecen las formas de presentarlos.
El auditor tiene la libertad de llevar al informe todo lo verificado en el desarrollo de la auditoria, o solo aquellos aspectos que desee señalar, sean positivos o negativos.
Cuando en el desarrollo de sus funciones el auditor detecte irregularidades o fraudes relacionados con hechos presuntuosamente delictivos, esta en la obligación de presentar un informe especial ante las autoridades competentes, adjuntando el documento probatorios originales, previamente ocupados y avalados por el dictamen legal correspondiente, acorde con la legislación vigente.
A continuación presentamos los aspectos a reflejar en un Informe Normal de Auditoria y en un Informe Especial de Auditoria, para que el lector pueda valorar las diferencias entre ambos y la importancia que tienen estos últimos:
INFORME DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA
Un Informe Normal de Auditoria se inicia con un encabezamiento de:

Orden de trabajo No. : Numero de la orden que dio origen a la auditoria
Entidad auditada: Código y dirección de la entidad auditada
Subordinada a: Nombre del, órgano organismo al que se subordina o patrocina
Tipo de auditoria: La ejecutada según orden de trabajo
Fecha de inicio: Fecha en que comenzó a realizarse la auditoria
Fecha de terminación: Fecha en que termino la ejecución de la auditoria
Auditoria ejecutada por: Unidad organizativa que realizo la auditoria
Auditor: Nombres y apellidos del auditor jefe de grupo

Después de los datos señalados, se titula el Informe con la leyenda: INFORME DE AUDITORIA
INTRODUCCIÓN
En esta sección se expone una breve caracterización de la entidad auditad, desarrollándose los aspectos siguientes:
• Objetivo: los propuesto de acuerdo con el tipo de auditoria a ejecutar
• Programas: los aplicados, así como las causas por lo que no se aplicaron los previstos
• Legislación: Leyes, decreto Leyes, Resoluciones y otras normativas verificadas y causas que impidieron comprobar las previstas
• Periodo auditado: fechas enmarcan el periodo auditado, alcance de las pruebas realizadas y procedimiento utilizado para la toma de la muestra
• Normas: Señalamiento del auditor haciendo constar que se aplicaron las normas de auditoria generalmente aceptadas, de no ser así, las causas que impidieron su aplicación y hasta donde se tenga conocimiento, su efecto en los resultados de la auditoria
• Otros: limitaciones que pudieron haber incidido en el desarrollo de la auditoria, vinculadas con inexistencias, archivo, ordenamiento y claridad de los documentos, etc.
CONCLUSIONES
Las conclusiones deben resumir la situación que presenta la entidad en cuanto al control que ejerce sobre los recursos que administra, la confiabilidad de las operaciones económicas y financieras revisadas y otros aspectos de interés que se hayan detectado en el transcurso del trabajo.
Dichas conclusiones no deben constituir la repetición de lo consignado en la sección Resultados del propio informe, sino una síntesis de los hechos y situaciones fundamentales comprobadas, cuidando de no incluir un hecho o hallazgo que no halla sido reflejado en otra sección del informe.
También dentro de esta sección deben reflejarse de forma general, las causas fundamentales que originaron la situación planteada, así como las consecuencias directas e indirectas que pudieran derivarse de los hallazgos encontrados.
Cuando se considere necesario tener que resaltar un hecho especifico en atención a su connotación e importancia, el mismo se expondrá de la forma mas resumida posible, con independencia de cómo se refleje en otra sección del informe.
Igualmente se refleja la calificación que otorga el jefe del grupo de acuerdo con la evaluación que realice de los resultados de loa auditoria.
RESULTADOS
Partiendo de las pruebas concretas reunidas por el auditor para cumplir los objetivos de la auditoria, el jefe de grupo determina los hechos que de acuerdo con su importancia deben incluirse en el informe.

Los comentarios deben ser precisos y organizados, reflejando siempre que legislación o normativa se viola.
Se ordenan los señalamientos de acuerdo con los objetivos de la auditoria, cuidando de agruparlos por temas y dentro de estos, por orden de importancia.
No se incluyen señalamientos vinculados con hechos que no estén debidamente comprobados y recogidos en los papeles de trabajo.
Las tablas y elementos adicionales que faciliten la compresión del señalamiento, deben incluirse al informe como anexos, pero haciendo referencia a estos, en cada caso.
Siempre que sea posible se cuantifican las deficiencias que por su magnitud e importancia deban resaltarse, asimismo se debe reflejar en cada caso, el por ciento que representa la muestra del universo de partidas o artículos que conforman el tema.
Cuando proceda se comparan los resultados de cada tema, con los obtenidos en la última auditoria practicada, reconociendo los logros importantes alcanzados o retrocesos.
Debe consignarse el resultado de la reunión de conclusiones de la auditoria con los dirigentes y funcionarios de la entidad en los distintos niveles en que se hayan efectuado.

También debe hacerse mención de que fueron comunicados y analizados los hallazgos que por carecer de significación o resueltos en el transcurso de la auditoria no se consideran en el informe.
RECOMENDACIONES
Las recomendaciones deben consignarse de forma general e inclusive, solo aquellas que sean cumplibles, exponiéndose de forma constructiva, expresando además, las posibles medidas a tomar para dar solución a las deficiencias contenidas en el informe.
ANEXOS
• Generales
Se relacionan los anexos que forman parte del informe, con independencia de que se haga referencia a ellos en otra sección del informe.
Los anexos deben ser los indispensables, para presentar la información en forma pormenorizada y concreta, mediante la agrupación ordenada de esta, cuando por su volumen no sea recomendable incluir en el cuerpo del informe.
Igualmente se consideran como anexos las verificaciones o declaraciones sobre determinados hechos cuando por su interés sean necesarios adjuntar.
Se encabeza con la palabra anexos y el titulo que identifica su contenido, enumerándose consecutivamente según el orden en que se mencionen en el informe.
• Específicos
Como anexo se debe incluir el documento referido a la declaración de la responsabilidad administrativa, que elabora el jefe de grupo cuando se detectan incumplimientos de la legislación o normativas vigentes u otras acciones que afecten la buena marcha de la entidad auditada, nunca se debe fijar responsabilidad sobre los hechos que no estén consignados en el informe.
Los datos a señalar en este documento son: nombres, apellidos y cargo del dirigente, funcionario o trabajador, al que se le imputa la responsabilidad administrativa del hecho, así como una breve descripción de este.
ÚLTIMA SECCIÓN DEL INFORME (Generalidades).
Debe reflejarse el termino que se establece para que el auditado pueda presentar sus discrepancias con el contenido del informe, precisando que el tiempo establecido se computa a partir de la fecha de recibido personalmente el informe de auditoria, por los dirigentes o funcionarios facultados para ello o por el centro distribuidor de correspondencia de la entidad auditada.
INFORME ESPECIALES SOBRE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA
Cuando en el desempeño de sus funciones los auditores detecten acciones u omisiones presumiblemente delictivas, se presentan dichas evidencias a las autoridades competentes a través de informes especiales de auditorias.
Los informes especiales tienen que ser revisados por un abogado vinculado a la unidad de auditoria.
Es importante presentar los datos y elementos precisos para que el alcance de las evidencias obtenidas, mediante las acciones de control realizadas posibiliten homologarlas “a prueba” de abrirse el proceso penal.
Estos informes tendrán como formato
1. Encabezamiento
• Datos generales de la entidad auditada
• Fecha de inicio de la acción de control
• Fecha del informe
• Tipo y alcance de la acción de control
2. Contenido
• Fecha en que se detecto el presunto hecho delictivo
• Descripción del hecho o conducta presuntamente delictiva, disposiciones jurídicas, normas y procedimientos que se transgreden o incumplen
• Cuantificación total de la afectación económica, exponiendo los daños y perjuicios ocasionados cuando sea posible
• Pruebas documentales que permitieron determinar los hechos
• Nombres y apellidos de las personas implicadas en el hecho o conducta presuntamente delictiva y su relación causal con el hecho o conducta y la expresión de la afectación económica o los daños atribuibles a cada uno de ellos.
3. Nombre y firma del jefe de grupo.
4. Acta de entrega detallada de los documentos originales que se adjuntan, así como de las pruebas documentales que permitieron determinar el hecho.
5. Anexos.
DIFERENCIA ENTRE EL INFORME NORMAL DE AUDITORIA Y EL INFORME ESPECIAL
La diferencia del Informe Especial con el Informe Normal de Auditoria, radica en centrar el análisis solo en el presunto hecho delictivo, dando respuesta a:
• ¿Cómo ocurrió el hecho?
• ¿Dónde ocurrió?
• ¿Como sucedió?
• ¿Quienes lo hicieron?
• ¿Por qué y para que lo hicieron?
Los informes especiales deben dejar bien clara la fecha de detención del hecho, precisando el periodo en que se presume halla ocurrido y lugar exacto donde ocurrió (entidad, establecimiento, taller, área, etc.).
Hay que destacar que cuando se detecte más de un hecho no vinculados entre si, se confeccionan informes separados por cada hecho.
Constituye elemento importante el detalle de cómo sucedió, es decir, explicar lo que paso, en que consistió el presunto hecho delictivo, cuales fueron los métodos empleados, quienes actuaron así, nombres y apellidos de los implicados, sus cargos y funciones y en que consistió la actuación de cada uno de ellos.
No se trata de un cuestionario a desarrollar con preguntas respuestas, sino de un análisis pormenorizado, con pruebas documentales que fundamente cada planteamiento formulado.
Se debe recoger en el informe cuando procedan otros factores que propiciaron la ocurrencia de los hechos descriptos, como son la falta de supervisión, de control, de separación de funciones, contrapartidas, etc.
Con la entrega de estos informes especiales, no termina el trabajo del auditor, ya que debe colaborar con los órganos de instrucción durante las diligencias del expediente en la fase preparatoria, así como con la Fiscalia durante la preparación del juicio oral.
Para que un informe sea efectivo
1. Debe contener información meticulosamente confiable, entiéndase por ello, verificable, que pueda ser probada, demostrada
2. Tener siempre en cuenta al lector al redactar, debe ser capaz de anticiparse a las interrogantes que puedan surgir, esforzarse para proporcionar las respuestas requeridas sin dejar margen a la duda
3. Se debe desglosar los hechos de lo particular a lo general
4. Las ideas deben tener conexión entre si y ser concluidas

En resumen se debe ser cuidadoso en los detalles:
1. Verificar las fuentes de información
2. Comprobar las notas
3. Citar los casos correctamente
4. Utilizar los índices con eficiencia
5. Manejar los números con facilidad y exactitud

En la redacción de los informes siempre hay que tener como premisa que “un problema bien planteado, es un problema resuelto a medias”

Es por eso que el auditor al redactar un informe debe ser preciso y objetivo, sin acudir a muchas de las técnicas de redacción acostumbradas

Las oraciones en los informes deben ser razonablemente breves, y claras, evitando la monotonía

Los párrafos deben ser cortos y sugestivos, para llevar al lector de uno a otro, sin perder la ilación

En los informes no se debe mencionar que se produjo u delito, se describe el presunto hecho delictivo, corresponde a los Tribunales decidir sobre ello

El auditor no denuncia, porque de hacerlo, queda invalidado de actuar como perito en la fase instructiva y en el acto del juicio oral.
BIBLIOGRAFÍA
Decreto Ley No. 159, de fecha 8 de junio de 1995
Resolución 101 del 2003del Ministerio de auditoria y Control
Resolución 320 del 2003del Ministerio de auditoria y Control
Resolución 100 del 2004 del Ministerio de auditoria y Control
Resolución 105 del 2004del Ministerio de auditoria y Control
Resolución 235 del 205 del Ministerio de Finanzas y Precios.