AUDITORIA

2009-05-16T17:32:00.000-07:00

CERTIFICACIÓN Y AUDITORIAS EN AERÓDROMOS EN LAS ANTILLAS NEERLANDESAS

2009-03-31T13:14:00.000-07:00

Durante el congreso ACI LAC SAFEPORT 2003 en Curaçao, Antillas Neerlandesas, el Sr. Michiel Vreedenburgh Oficial Regional de Aeródromos, de la OACI, efectuó una presentación sobre la Certificación y Auditorias en aeródromos.
En la misma destaco inicialmente que mientras las aerolíneas, los pilotos, las aeronaves y el personal de mantenimiento deben estar certificados para operar, no había hasta el presente una certificación comparable en la mayoría de los aeropuertos, así como tampoco se garantizaba el nivel y grado de seguridad operacional de los mismos. Continuó con una reseña sobre temas relacionados a la seguridad operacional en los aeródromos, prevención e investigación de accidentes, reducción / eliminación de deficiencias, como se deben cumplimentar los SARPs, (prácticas de seguridad operacional recomendadas y estandarizadas) también mencionó el sistema de administración de la seguridad operacional (Safety Management System)
A continuación explico la reglamentación sobre vigilancia y certificación de las regulaciones sobre seguridad operacional de la CAA y sobre las auditorias de OACI a través del programa USOAP. (Universal Safety Oversight Audit Program), (Programa universal de auditoria de la seguridad operacional)
Luego se refirió a la necesidad del manual de aeródromo, que OACI ya planteó como tal a partir del 1º de noviembre de 2001, al igual que con los sistemas de administración de la seguridad operacional, como recomendación en esa fecha y como un estándar a partir del 24 de noviembre de 2005.
Describió también el manual de certificación de aeródromos, documento OACI Nº 9774, de octubre de 2001. En esta descripción incluyo el sistema regulatorio, los modelos reglamentarios, procedimientos y procesos típicos de certificación así como los lineamientos sobre autoridad regulatoria, organización / personal, explayándose sobre el contenido de dicho manual, el formulario de aplicación y el certificado correspondiente.
Sobre las consideraciones para tener en cuenta para futuros manuales sobre seguridad operacional, destacó que en la actualidad ya se está trabajando en documentos tipo para la confección de los siguientes documentos: Manual de Aeródromo, Lista de Verificación e Inspección, Manual de Certificación de Procedimientos, Metodología de estudios Aeronáuticos, Metodología de Establecimiento de Riesgo Operativo, Calificaciones de los inspectores, incluyendo licencias y habilidades técnicas requeridas. También la posible publicación para inicios del 2004 de un manual de la administración de la seguridad operacional para aeródromos y servicios de tráfico aéreo.
Revisó a continuación la metodología típica utilizada para la certificación de un aeródromo, incluyendo las causas por las cuales este puede ser otorgado o denegado.
En el caso de otorgarse, se entrega el certificado de aeródromo, donde se deben especificar las excepciones, condiciones, procedimientos y restricciones del mismo, así como si su carácter es permanente o temporal con limitaciones, para luego publicarla en el AIP.
En el caso de que se denieguen, se especificarán las correcciones adicionales y los requerimientos para mitigar las falencias, junto a los procedimientos, condiciones, restricciones documentación y estudios aeronáuticos que sean requeridos.
Se debe verificar asimismo que se hayan acatado los procedimientos y prácticas recomendadas (SARPs) y registrar, corregir y/o mitigar los no cumplidos.
En este sentido las deficiencias más típicas encontradas son:
• Barreras o cercos perimetrales, brechas o rupturas, visibilidad y patrullaje.
• Superficies de pavimentos, irregularidades, contaminación y objetos sueltos (FOD)
• Demarcaciones y señales, provisión, ubicación, color, dimensiones, condiciones de visibilidad y reflectividad.
• Servicios de extinción de incendios y rescate, categoría, tiempo de respuesta, personal, equipo protector y de rescate, agentes extintores, comunicaciones e instalaciones.
La corrección preferente en caso de éstas deficiencias, se daría proveyendo una categoría RFFS para aeronave critica. Como alternativa de mitigación se podrán proveer restricciones operativas por tipo de aeronave basadas en la categoría disponible RFFS del aeródromo.
• Separación entre líneas centrales de pistas paralelas a calles de rodaje.
- Corrección preferente, proveer separación para operaciones independientes simultaneas por categoría - tipo de avión crítico y tipo de operación de pista.
- Alternativamente, se podrán efectuar procedimientos operacionales para controlar las operaciones simultaneas independientes de las aeronaves de modo tal que aseguren se mantenga una separación suficiente para cada combinación de tipo de aeronave para cada operación de pista.
• RESA / RSRE, área de seguridad en final de pista / zona de pista al final de la misma, existencia, dimensiones y características.
- Corrección preferente, proveer dichas zonas y áreas por medios físicos, ya sea alargando éstas, limpiando la mismas o mejorando la calidad de soporte de la zona por compactación.
- Como alternativa: eliminar o reducir la zona de parada declarada, desplazando el umbral de final de pista, reduciendo las distancias declaradas, y con restricciones operativas a través de bajar la categoría y /o tipo de operación de pista.
• Ancho de pista y obstáculos, dimensiones y características
- Corrección preferente: proveer ancho de pista libre de obstáculos por medios físicos, extendiendo, ensanchando, limpiando de obstáculos y compactando el terreno.
- Como alternativa bajar la categoría del aeródromo a través de restricciones operacionales por código y / o tipo de operación de pista.
• Obstáculos: en aproximación, ascenso inicial y transición.
- Corrección preferente: remover obstáculos.
- Como alternativa: marcar, iluminar, publicar posición del obstáculo, eliminar o reducir de existir, la zona libre de obstáculos declarada, desplazar el umbral de pista, reducir las distancias declaradas de pista, efectuar procedimientos operacionales especiales, aeronaves en vuelo y /o vehículos en tierra, restricciones operativas por medio de disminuir la categoría del aeródromo o su tipo de operación de pista.
Dentro de las motivaciones por las cuales se certifica un aeródromo, observamos el siguiente detalle:
• Costo de los seguros, para el aeropuerto y las líneas aéreas.
• Categorización crediticia.
• Valorización de participación por el sector privado.
• Riesgo de exposición, responsabilidad civil ante litigios.
• Prerrequisito para negocios aeroportuarios.
• Como requisito de las líneas aéreas.
• Marketing, imagen, relaciones públicas y reputación.

Como último recurso, para la certificación, se prevé utilizar sanciones a través de:
• Inspecciones periódicas.
• Enmiendas, suspensiones o revocación del certificado.
• Multas.
• Procesos jurídicos.
En la región CAR / SAM se han certificado al presente 8 de 36 Estados, lo que significa un 22% del total. Estos son: Aruba, Belice, Bolivia, Cuba, Jamaica, Perú, Reino Unido y Estados Unidos de Norteamérica.
Con respecto a las auditorias en los aeropuertos, la asamblea de la OACI expandió el programa de auditorias de seguridad operacional a través del programa USOAP a los anexos 11, 13 y 14, comenzando éstas a partir de abril de 2004. De forma aislada el consejo de la OACI estableció un programa de auditoria de la seguridad física (Security) con referencia al anexo 17 que comenzó en noviembre de 2002.
Al referirse al alcance que tienen las auditorias de seguridad operacional que efectúa la OACI en los aeródromos, hizo referencia a como se auditan en cada Estado los sistemas de vigilancia y la reglamentación correspondiente, sus disposiciones reglamentarias, su organización, su selección de personal y entrenamiento. También la implementación de las previsiones del anexo 14 (volúmenes I y II) los manuales guía y las prácticas recomendadas (SARPs)
En cuanto a las revisiones propuestas a los manuales, el documento 9732 Manual de vigilancia de la seguridad operacional, se ha planificado su publicación durante el año 2003. En su parte A) El Establecimiento y Administración de un Sistema de Vigilancia de la Seguridad Operacional de un Estado y en su parte B) el Desarrollo y administración de un Sistema Regional de Vigilancia de la Seguridad Operacional. La revisión del Manual de ala auditoria de la vigilancia de la seguridad operacional también está planificada para el presente año.
En referencia al programa que llevará a cabo la OACI, se informó lo siguiente:
• Todos los estados serán auditados durante un período de 5 años (2004 – 2008)
• Para el criterio de selección, se ha definido: Requerimiento por parte del Estado, acatamiento a las prácticas recomendadas (SARPs) informadas en el cuestionario pre – auditoria, estructura organizacional, sistema de administración de la seguridad operacional, actividad aérea, índices de incidentes / accidente, cumplimiento de la auditoria de los anexos 1/6/8.
• Se visitarán 1 o 2 aeropuertos a modo de ejemplo, para lo cual habrá un criterio de selección definido por la ubicación, condición existente, volumen y características de tráfico.
• También dentro del proceso de auditoria del anexo 14 se efectuarán auditorias simultaneas de los Anexos 11 y 13.
• Se publicará dos veces al año el programa anual de auditoria, la notificación oficial y el proceso comienza 6 meses antes de la auditoria.
• Se nombrará un coordinador de auditorias por Estado. La lista de conformidad deberá devolverse 3 meses antes de la auditoria.
• Habrá 2 auditores para el anexo 14 por el termino de 1 semana, 3 días con la autoridad regulatoria y 2 días con el operador.
• Los auditores serán tanto de la central como de las oficinas regionales de OACI y de los Estados.
Productos, procesos y programas de seguridad operacional a ser utilizados:
• Resultados preliminares de la auditoria y recomendaciones, a través de un informe.
• Informe borrador de la auditoria (+45 días)
• Plan de acción del Estado (+30 días)
• Informe resumido y final de la auditoria ( +30 días)
• Comentarios del Estado (+30 días)
• Divulgación del Informe resumido a todos los Estados
• Seguimiento del plan de acción (+30 días)
• Auditorias de seguimiento.
Actividades preparatorias efectuadas por OACI:
• Se envió el cuestionario de actividad aérea a los Estados (05/03)
• El mismo debe ser devuelto a OACI (08/03)
• Selección de auditores (07/03)
• Se envía el Memorando de entendimiento a los Estados (07/03)
• Se envía Lista de verificación de acatamiento a los Estados (08/03)
• Se envían protocolos de auditoria a los Estados (08/03)
• El esquema de auditorias es enviado a los Estados (08/03)
• Se envían losa documentos 9734 & 5 actualizados (11/03)
• Se entrenan a los auditores para la región CAR / SAM (01/04)
• Comienzan las auditorias (04/04)
Por último el disertante efectuó la siguiente pregunta: ¿cómo deben prepararse los aeropuertos para lograr la certificación por parte del Estado y la auditoria de la OACI?
La respuesta desde su punto de vista es muy simple.
Cumpliendo con el anexo 14 de la OACI volumen I
• A través de la provisión y mantenimiento de servicios e instalaciones.
• Preparando y manteniendo un manual de aeródromo y un plan de emergencia.
• Implementando un Sistema de Gestión de la Seguridad Operacional. (SGSO).

Auditoria de cuentas centro comercial Z Sucursal ZZ

2009-03-16T19:35:00.000-07:00

Autor: Lic Nelvis Torres Diéguez, Yamilet Reyes Martínes, Giovani Pablos Solís y Eimyn Rizo Lorenzo
Auditoria y control interno
29-01-2009
Este trabajo fue realizado en la Unidad de Negocio Centro Comercial Z de la Sucursal ZZ ,con el objetivo de realizar una auditoria de cuentas para examinar y evaluar las cuentas de los estados financieros de la entidad, así como el cumplimiento de las disposiciones legales económicas y financieras vigentes, los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptado y del Control Interno, Verificar la legitimidad de las anotaciones, su valoración y correcta contabilización de las operaciones realizadas.
Utilizando el período de Mayo- Junio 200X. Para cumplir el objetivo trazado elaboramos un programa de auditoria que nos permitió realizar la misma cumpliendo con las Normas de auditorias Generalmente Aceptadas. El cuál nos permitió llegar a conclusiones y recomendaciones para el mejoramiento del control de este subsistema.
Introducción
Las Empresas solo pueden sobrevivir hoy en día si compiten con éxito en el mercado. En la década de los 90 suponía el inicio de una nueva época en la cual las empresas tenían que comenzar a pensar en dicho mercado.

La necesidad de descubrir deficiencias en las operaciones en marcha, era la razón principal para hacer una revisión (auditoria), que le permitiera a la administración conocer cual o cuales eran los problemas que debían solucionar para poder insertarse en el mercado.

Esta investigación se hizo en el Centro Comercial Z, y está basada en realizar una auditoria especial con aspectos financieros. La unidad tiene como objeto social la comercialización de forma minorista de mercancías en moneda libremente convertible.

El problema planteado es la necesidad de determinar las deficiencias que afectan el buen desempeño del departamento económico en el cumplimiento de sus funciones y objetivos, teniendo en cuenta el objeto social al cual responden.

El objetivo del trabajo es evaluar a través de la auditoria especial el buen desempeño del departamento económico en cuanto a los estados financieros, la contabilidad y control de los recursos de la unidad referente a subsistema de cuentas, efectos por cobrar y ventas.

La hipótesis que se planteó fue la siguiente:

Si se evalúa el cumplimiento de los puntos del programa elaborado para los temas de: cuentas, efectos por cobrar, ventas y aspectos financieros, se podía detectar las deficiencias que interfieren el adecuado funcionamiento del departamento económico en estos aspectos y por tanto, hacer recomendaciones que contribuyan a mejorar su desempeño futuro.

El método empleado fue el dialéctico materialista y dentro de este el Lógico- Abstracto. Los procedimientos utilizados de acuerdo a los que utiliza el método mencionado fueron: el análisis y síntesis y la inducción – deducción.
I. Fundamentación Teórica.
Antecedentes de la auditoria en cuba
La auditoria en su concepción moderna, nació en Inglaterra, o al menos en ese país encontramos el primer antecedente histórico. La fecha exacta se desconoce pero se han hallado datos y documentos que permiten asegurar que a fines del siglo XIII y principios del XIV ya se auditaban algunas actividades privadas y la gestión de algunos funcionarios públicos que tenían a su cargo los fondos del estado o de la ciudad.
A partir del siglo XVII en el feudalismo se debilita y comienza una era de gran desarrollo de las actividades comerciales e industriales, surgen nuevas actividades y encontramos la que se puede denominar ya con más propiedad “Contaduría Pública”. Se plantea que George Watson fue el primer contador que ofreció sus servicios al público como auditor en el año 1645 en España.

Actividad de Auditoria en Cuba

En los primeros años de constituida nuestra República, la función fiscalizadora recayó en el Ministerio de Hacienda, creado por la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo de 1909.

No es hasta fines de 1950 que, de acuerdo con la constitución, se crea un órgano denominado Tribunal de Cuentas, con las funciones de fiscalizar el patrimonio, los ingresos y los gastos del Estado y de los organismos autónomos, y la ejecución de los Presupuestos del Estado, las Provincias y los Municipios; así como asegurar el cumplimiento de las leyes y demás disposiciones relativas a los impuestos, derechos y contribuciones, sin perjuicio de las facultades y atribuciones que se conferían en este aspecto al Ministerio de Hacienda.

En enero de 1959 se inicia un cambio en la estructura socio-económica del país, este proceso provocó una acelerada transformación de la organización del aparato estatal. Debido a lo anterior, no se consideró necesario mantener el Tribunal de Cuentas, el que cesó sus funciones en 1960.

El 25 de noviembre de 1994 mediante el acuerdo 2819 del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministro, se aprueba la creación de la Oficina Nacional de Auditoría (ONA) adscripta al Ministerio de Finanzas y Precios.

En 1994, como parte del proceso de perfeccionamiento de la administración estatal se extinguen los Comités Estatales de Finanzas y Precios, cuyas funciones se fusionan en el Ministerio de Finanzas y Precios.
El 8 de junio de 1995, el Consejo de Estado dicta el Decreto Ley No.159 de la Auditoría, que norma la actividad en Cuba y establece sus principios fundamentales.

La ONA a tenor de lo dispuesto en dicha Ley dicta el 25 de noviembre de 1997 la Resolución ONA No.1 Resoluciones sobre la actividad de auditoría y la Resolución No.2 ONA Normas de auditoría. Actualmente se creó el Ministerio de Auditoría y Control de Nuestro País.

De esta manera el estado fortalece el control económico y administrativo en las entidades logrando una máxima transparencia y calidad en la formación Económica-Contable, cualesquiera que sea el ámbito en que realicen su actividad.

Conceptos de Auditoría. Objetivos. Clasificación

Diversas son las definiciones que de la auditoría se han conocido a lo largo de estos años dados por diferentes autores. Para la realización de este trabajo tenemos en cuenta los siguientes, de acuerdo a la bibliografía estudiada:

-Según Alberto Vérez Basanta en su libro “Auditoría” esta se define como:

… La parte o la rama de la contabilidad que trata de la revisión, comprobación, exposición y presentación de los hechos económicos de cualquier tipo de organización, mediante el examen, estudio y aval de los libros de contabilidad, comprobantes y demás evidencias.

-A los efectos del Decreto Ley No. 159 de la Auditoría en su Capítulo II, Sección Primera, Artículo 2:

… la auditoría se define como un proceso sistemático, que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los actos o eventos de carácter económico-administrativo, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas. Se practica por profesionales calificados e independientes, de conformidad con normas y procedimientos técnicos.
Teniendo en cuenta la actividad que realiza el auditor las auditorias pueden clasificarse de varias formas, veamos como la clasifican algunos autores:

-Según Alberto Vérez Basanta pueden ser:

1-En atención a quien la realiza:

• Externa: Es la realizada en una empresa u organismo independiente de la entidad auditada.
• Interna: Es la realizada por el personal de la propia entidad.

2-Por su extensión y/o alcance:

3-Por su frecuencia:

- Según Decreto Ley No. 159 de la Auditoría en su Capítulo III, Sección primera, Artículo 4, la auditoría adopta la siguiente clasificación:

De acuerdo con la afiliación del auditor:

a) Auditoría externa, que comprende la auditoría estatal y la auditoría independiente.

b) Auditoría interna.

• A su vez, la auditoría estatal puede ser general o fiscal. (Auditoría Externa, General, Fiscal, Auditoría independiente, Auditoría interna)
• De acuerdo con los objetivos fundamentales que se persigan, la Auditoría puede ser:
a) De gestión u operacional: Consiste en el examen y evaluación que se realiza a una entidad para establecer el grado de economía, eficiencia y eficacia en la planificación, control y uso de los recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades y materias examinadas.

b) Financiera o de Estados Financieros: Consiste en el examen y evaluación de los documentos, operaciones, registros y estados financieros de la entidad, para determinar si éstos reflejan razonablemente, su situación financiera y los resultados de sus operaciones, así como el cumplimiento de las disposiciones económico-financieras, con el objetivo de mejorar los procedimientos relativos a la gestión económico-financiera y el control interno.

c) Especial: Consiste en la verificación de asuntos y temas específicos, de una parte de las operaciones financieras o administrativas, de determinados hechos o de situaciones especiales y responden a una necesidad específica.

d) Fiscal: Consiste en el examen de las operaciones relacionadas con los tributos al fisco, a los que está obligada la entidad estatal o persona natural o jurídica del sector no estatal, con el objetivo de determinar si se efectúan en la cuantía que corresponda, dentro de los plazos y formas establecidas y proceder conforme a derecho.

Normas de Auditoría. Normas estatales

-Según Alberto Vérez Basanta atendiendo al objeto de su aplicación de normas de auditoría se clasifican en:

Aplicables a las personas que la realizan: (Normas aplicables al auditor)

Aplicables al desarrollo del trabajo. (Normas aplicables al desarrollo del trabajo)

Aplicables a la información: ( normas aplicables al informe)
-Según Resolución No.23 de 1991 del CEF, Las Normas de auditoría se clasifican en:
I-Generales
II-De la ejecución del trabajo
III- De preparación y presentación de informe.
Control Interno. Definición. Objetivo e Importancia. Principios.

Para Alberto Verez Lasanta el Control interno no es más que:

La organización y coordinación del sistema de contabilidad y los procedimientos adoptados, que tienen como finalidad brindar a la administración, hasta donde sea posible y práctico, el máximo de protección, control e información verídica.

- Según la guía metodologica para la realización de Auditoria de Gestión, el control interno no es más que el conjunto de medidas destinadas a:

• El control de todos los bienes
• Impedir que se cometan errores y fraudes
• Promover una operatividad más eficiente y aumentar la eficacia de la dirección administrativa
• Obtener información verídica.

Los principios que rigen el control interno son: División del trabajo, Fijación de responsabilidad, Cargo y Descargo.
Además la bibliografía revisada plantea que los medios para la comprobación del funcionamiento correcto del control interno son:

La explicación: Tiene como fin evaluar el control interno
El cuestionario del control interno: Permite conocer la eficiencia del sistema de comprobación interna
Las pruebas que sean necesarias: Mediante ellos y el chequeo en detalle, se verifica el control interno.

Según Resolución 297/2003. Subsistema de Contabilidad, Control Interno Capitulo I, Sección I.
Definición de Control Interno

Es el proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección y el resto del personal de una entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los objetivos siguientes:

• Confiabilidad de la información.
• Eficiencia y eficacia de las operaciones.
• Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas, establecidas
• Control de los recursos, de todo tipo, a disposición de la entidad.

El Sistema de Control Interno en entidades pequeñas, establecimientos y unidades de base, debe ser sencillo, con el uso de pocos empleados que manejen y procesen poca información, previendo que el máximo dirigente o alguien designado por él, se responsabilice con la revisión y supervisión de las operaciones.

Técnicas de auditoria

Observación: Consiste en observar, puede incluir examinar los aspectos físicos de una operación.

Confirmación: Comunicación independiente con una parte ajena para determinar la exactitud y validez de una cifra o hecho registrado.

Verificación: Es la técnica de asegurar que las cosas son como deben ser. En esta, el auditor determina que la “Auditoria Previa” y otras funciones verificaron la validez y la conformidad de ordenes de compras, facturas de proveedores, reportes de entrega y reportes de inspección.

Verifica que cada uno de estos elementos es el apropiado y se corresponde con la legislación vigente.

Investigación: Es una de la más importante y consiste en examinar acciones, condiciones, acumulaciones de activos y procesamiento de activos y pasivos con el objetivo de ver la realidad del tema bajo estudio.

Obtener las respuestas orales o escritas a preguntas concretas relacionadas con las áreas de importancia de la auditoria.
Una investigación puede emplear cualquiera de las técnicas de auditorias o todas ellas.
Su objetivo es obtener evidencia suficiente para apoyar una posición predeterminada.

Análisis: Este recopila y manipula información con el objetivo de llegar a una deducción lógica.

Evaluación: Es el proceso de arribar a una decisión basada en la información disponible. La evaluación depende de la experiencia y juicio del auditor y constituye la sustancia de los resultados de la auditoria. Una evaluación imprime el sello profesional del auditor.

II. Programa de auditoria

Programa de auditoria. Concepto y objetivo. Clasificación

Según Alberto Verez Lasanta:

El programa de auditoria o programa de trabajo es el plan de relación de los trabajos que debe realizar el auditor durante una auditoria, este persigue las siguientes finalidades:

Conducir la auditoria en forma adecuada y directa.
Asegurar que el trabajo sea realizado en la forma y extensión proyectada.

Los objetivos fundamentales de un programa de auditoria son:

1. ofrecer en forma detallada el trabajo a realizar:.
2. ayudar a controlar el trabajo:
3. ayudar a distribuir las verificaciones entre los auditores:
4. facilitar la sustitución de un auditor por otro:.
5. evitar la omisión de las pruebas y verificaciones que deben ser ejecutadas:
6. fijar responsabilidades:

La clasificación de los programas atendiendo a la forma en que se apliquen puede ser:

*Rígido: es invariable, no admite modificaciones

*Flexible: permite al jefe de la auditoria realizar sobre la marcha del trabajo, las modificaciones que estime necesarias o convincentes.

*Mixtos: se compone de dos partes, una rígida y otra flexible. Es el más usado.

La importancia del programa es extraordinaria porque sin un buen programa, resulta muy difícil realizar una buena auditoria.

Factores a considerar a la hora de elaborar un programa.

a) La finalidad de la auditoria.
b) La eficiencia del sistema del control interno
c) Condiciones existentes en la entidad
Ventajas del programa

1) Ofrecer una relación detallada del trabajo a realizar.
2) Ayudar en el control del trabajo y en la asignación de responsabilidades.
3) Ofrecen una relación detallada de todo el trabajo y son de gran ayuda en la redacción del informe.
4) La auditoria se hace en forma más adecuada y eficaz.
5) Ayuda en la distribución del trabajo entre los auditores y facilita la sustitución de unos por otros.
6) Evita la omisión.
7) Evita las interrupciones de trabajo por ausencia del jefe de auditoria.
8) Facilitar el estudio para la preparación de auditorias futuras.

Papeles de trabajo. Concepto y objetivo. Clasificación.

Según Alberto Verez Basanta:

Los papeles de trabajo son las hojas donde el auditor recopila, analiza, totaliza y comenta los datos obtenidos en el transcurso de su trabajo, los que junto con el programa de auditoria, constituye la base que respalda de opiniones y hechos manifestados en el informe. Se conocen por la sigla “P/T”.

a) Servir de base para la confección del informe y de los formularios que se rindan.
b) Como fuente de información para sus observaciones, sugerencias, y consejos en las discusiones del informe.
c) Para determinar hasta que punto se ha profundizado en la auditoria
d) Como guía y ayuda en las futuras auditorias.
e) Para determinar el grado de responsabilidad que asume el auditor.
f) Servir como prueba en caso de acción legal.
g) Los papeles de trabajo son los medios de conexión entre los registros de la entidad auditada y el informe.
h) Los papeles de trabajo constituyen la única prueba de exactitud de los registros y de corrección de lo informado.

La clasificación de los papeles de trabajo es la siguiente:

I. Hojas de trabajo principales:
II. Hojas sumarias:
III. Hojas auxiliares.
IV. Hojas de ajustes:
V. Hojas de notas:
Programa de Auditoria
Subsistema Cuentas, efectos por cobrar y ventas.
Objetivos:

- Comprobar el cumplimiento de la legislación vigente, los principios de contabilidad generalmente aceptados y el control interno.
- Verificar la legitimidad de las anotaciones, su valoración y correcta contabilización
- Confirmar si la información financiera que rinde es confiable

1- Comprobar que las ventas que se realizan están aprobadas en el objeto social de la unidad.
2- Verificar que utilizan las cuentas relacionadas con las ventas y los cobros.
3- Verificar por pruebas que estén habilitados los registros y submayores relacionados con las operaciones.
4- Verificar por pruebas que los saldos que presentan estas cuentas
5- Verificar por pruebas que las anotaciones se realicen por el documento primario que originaron la operación y su cobro correspondiente.
6- Verificar por pruebas que no existan saldos contrarios a su naturaleza, de existir las mismas, conocer sus causas.
7- Verificar por pruebas que los cobros anticipados estén respaldados por documentos que justifiquen estos.
8- Dentro de un periodo determinado verificar que la documentación primaria que originaron estas operaciones, no presentan borrones, tachaduras o enmiendas
9- Verificar por pruebas que las facturas están numeradas por un método generalmente aceptado y que se controlan los formularios en blancos.
10- Comprobar que existe una separación bien definida entre las funciones de las personas que operan el registro por cobrar y el personal de caja, almacén y facturación.
11- Verificar por pruebas que los servicios que se prestan, mercancías que se venden u otros que realizan, cuentan con el contrato correspondiente.
12- Seleccionar un periodo y verificar que se investigan, controlan, y depuran, cobros en defectos por cualquier causa, con el informe de reclamación en el caso que proceda, o el acta de certificación de existir faltantes de origen por entidades autorizados a este fin.
13- Verificar si las cuentas por cobrar se analizan periódicamente por edades y si hay evidencias escrita de las gestiones realizadas.
14- En los casos que se estime conveniente por el auditor jefe, se realiza por pruebas o total una confirmación de saldos de las cuentas por cobrar.
15- Comprobar si están habilitados expedientes por cada cliente que confirma el saldo de esta cuenta.
16- Clasificar en casos de existir cancelaciones de cuentas por cobrar por considerarse incobrables si se han instruidos los expedientes correspondientes
17- De utilizarse la cuenta Provisiones para Cuentas Incobrables, verificar si se opera correctamente y si se ajusta al final de cada año.
18- Verificar si se reclasifican al final de cada año las cuentas y efectos por cobrar a largo plazo, cobrables en el próximo ejercicio económico.
19- Verificar en las asociaciones económicas, sociedades privadas cubanas autorizadas a operar en pesos cubanos convertibles (CUC) que no efectúen operaciones de cobros y pagos con entidades que no estén expresamente autorizados a comprar y vender en CUC,
20- Unificar en el caso de las instituciones religiosas que las ventas en forma mayorista se han realizado con destino a los fines previstos en la legislación vigente.
21- Comprobar si se han efectuado ventas mayoristas de bienes de producción, de consumo y equipar a entidades no autorizadas en la legislación vigente.
22- Verificar que los cobros en efectivos por las ventas de mercancías o prestación de servicios que se realizar en entidades que radican en el interior, no se traslades temporalmente desde y hacia el exterior, sino mediante bancos autorizados a tramitar estas operaciones según lo establecido en la legislación vigente.
23- Comprobar que no se desvíen los ingresos en efectivo por ventas efectuadas, para cubrir cualquier tipo de gasto.
24- Analizar la cuenta devoluciones de ventas determinando si tienen un nivel considerable respecto a las ventas y causas fundamentales que la originaron.
25- Efectuar el cálculo de los índices de rotación de las cuentas por cobrar para compararlas con las de las cuentas por pagar y poder emitir criterios.
26- Comprobar en caso de las facturas que se realizan a través de microcomputadoras que contengan los datos establecidos.
27- Indicadores financieros de la gestión de cobros y pagos

Plazo de cobros

(Cuentas y efectos por cobrar a corto plazo) * 365 días
Ventas

Criterios para el análisis:

1) Indica el número de días que se tarda en cobrar a los clientes.
2) Cuanto menor sea este indicador, más favorable es para la gestión de cobros de la entidad.
3) Este indicador complementa el análisis por edades de las cuentas incluidas en el Ciclo de Cobros que debe elaborar el auditor o solicitar a la entidad.

Legislación vigente a consultar.

-Decreto Ley No.92 sobre la Responsabilidad Material de los Dirigentes y demás trabajadores, de 22 de marzo de 1986. Gaceta Oficial.
-Resolución No.56 del Extinguido Comité Estatal de Finanzas de 3 de diciembre de 1986.
-Resolución No. 151 del BNC de 22 de junio de 1992.
-Resolución Conjunta MFP y BNC de 8 de septiembre de 1994, aparece derogada y en su lugar esta la Resolución 20 del Banco Central de Cuba del 10 de noviembre de 1997.
- Resolución No. 56/2000 y 64/2000 del Banco Central de Cuba.
-Carta Circular 09/96 de la Secretaria del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministro de 11 de noviembre de 1996.
-Resolución No.149/97 del Ministerio del Comercio Interior de 4 de agosto de 1997.
-Resolución No.44 del Ministerio de Finanzas y Precios de 27 de agosto de 1997
-Resolución No.6 del Ministerio de Finanzas y Precios de 10 de marzo de 1998.
-Resolución 026-06 Auditoria de gestión. Guía Metodologica Auditoria Financiera
-Normas Generales de Contabilidad (Act. Emp. Y Presupuestada.)
- Principios y Procedimientos Generales de Control Interno, inherentes a los subsistemas de cuentas, efectos por cobrar y ventas.
GRUPO EMPRESARIAL ZZ
UNIDAD CENTRAL DE AUDITORIA INTERNA CASA MATRIZ
X de julio del 200X
OT No. X/0X
Entidad: Centro Comercial Z
Código: OOOOOOO
Dirección: -
Municipio: -
Provincia: -
Subordinada a: Sociedad Y S.A.
Tipo de Auditoria: Especial (financiera)
Fecha de Inicio: 0X de mayo del 200X
Fecha de Terminación: 0X de junio del 200X
Auditoria Ejecutada por: G
Auditor Jefe de Grupo: H

INFORME DE AUDITORIA

El Centro Comercial Zeta, fue creado en marzo del 199X, por acuerdo de la junta directiva de la sociedad Y de la Corporación de Comercio y Servicios ZZ, su actividad fundamental es la comercialización de forma minorista de mercancías en moneda libremente convertible amparada por el Certificado Comercial en Divisa No. xxxxxxxxx para ello cuentan con una plantilla aprobada de x trabajadores, cubierta por x para un x por ciento.

La entidad cuenta con 16 áreas contables, de ellas seis (6) de ventas y un almacén. Y utilizan los programas automatizados de Inventario SI, Versión 6.4 y SAGEF para la Contabilidad General.
La auditoria realizada tuvo como objetivos:
- Examinar y evaluar los Estados Financieros de la entidad y comparar el resultado del análisis con el mismo periodo del año 200X.
- Comprobar si la entidad auditad ha cumplido requisitos financieros específicos.
- Verificar y determinar las variaciones más importantes de las cuentas de ingresos y gastos.
- Verificar la estructura del inventario de las mercancías para la venta.
- Verificar si se revela suficiente información respecto a varios elementos de los Estados Financieros. Aplicar razones e índices que permitan una evaluación económica y financiera de la entidad.
- Verificar las cualidades en cuanto a las cuentas por cobrar envejecidas.
- Comprobar y evaluar las operaciones de los costos y los gastos.
- Comprobar y evaluar las operaciones de las ventas e ingresos.
- Examinar y evaluar los documentos de cancelación de expedientes de faltantes.

Para el logro de los objetivos, se aplicó el Programa de Auditoria para los subsistemas de cuentas, efectos por cobrar y ventas del Ministerio de Finanzas y Precios, y la Guía Metodológica para la realización de auditorias Financieras emitida por el Ministerio de Auditoria y Control, según la Resolución No. 26/06. Se verificó también el cumplimiento de las Instrucciones y regulaciones emitidas por el Grupo Corporativo ZZ y los organismos rectores de la economía.

El trabajo se efectuó por el método de muestreo no estadístico con muestras al azar, por pruebas sobre la documentación mostrada de los meses de X y Y del 200X, en lo concerniente al subsistema de Inventarios, los gastos, Cuentas por Cobrar envejecidas, tanto Externas como por Reclamaciones originadas aplicándose las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, el que tuvo una duración de xx días auditor, debiendo señalar que se prolongó con relación al programa concebido para esta auditoria en xx días/ auditor, incluido el borrador del informe, debido a un incremento y mayor análisis de los temas tratados, alcanzándose en su totalidad los objetivos propuestos por esta auditoria.

Se comprobó la existencia del Expediente Único de Auditoria donde se muestran los resultados de las auditorias e inspecciones realizadas en los últimos años.
CONCLUSIONES
Teniendo en cuenta los resultados obtenidos, se comprueban errores que muestran incumplimientos pocos significativos, son de menor gravedad y de fácil solución y no se detectó deficiencia alguna que afecte la información que brinda el Estado de Situación y de Resultados de la entidad, por lo que su incidencia en la evaluación de la situación financiera y su desempeño no es relevante, por tal razón, se considera ACEPTABLE, el resultado que muestra la Unidad, sobre las operaciones objeto de verificación, presentándose acorde a las Normas Cubanas de Contabilidad y demás requisitos aplicables, calificación que se otorga atendiendo a lo establecido en la Resolución 289/05 del Ministerio de Auditoria y Control, criterio que se sustenta en:
- Se aprecia una estabilidad en cuanto al cumplimiento del plan económico y financiero de la Unidad, aunque con respecto al año 200X esta disminuye fundamentalmente por la actividad de abastecimiento, a pesar de haber disminuido las ventas en X 000 CUC, se logra un Aporte superior de Y .000 CUC.
- Se incumple lo regulado en las Resoluciones No. 56/2000 y 64/2000 del Banco Central de Cuba, toda vez que, existen saldos envejecidos en las cuentas por Cobrar por H 0000 CUC, no hay evidencias de que se encuentren conciliadas.
- Se incumple con las Normas Cubanas de Contabilidad en la sección IV y del Clasificador Corporativo de Cubalse, al no registrarse en la cuenta 803- Devoluciones de ventas de Mercancías Internas un importe de F 000.00 CUC.
Las causas y condiciones que provocaron las deficiencias que se señalaron anteriormente estuvieron determinadas por:
- Falta de conocimiento en cuanto a las devoluciones por el personal que labora en el área económica, acerca de los Sistemas y legislaciones vigentes establecidos por la Corporación ZZ.
- Falta de acción de la Sociedad Y y la Unidad en la disminución de los saldos envejecidos de las cuentas por Cobrar.
RESULTADOS
Cuentas Por Cobrar

Existen saldos envejecidos en las cuentas por Cobrar con edades, de 31 y más de 120 días, que representan el 86.6 por ciento del total de la cuenta, de ellas:

X OOO. OO CUC de clientes externos para un 68.0 por ciento del total del saldo envejecido, no existiendo gestiones de cobro con la Sociedad Meridiano.

Y OOO.00 CUC de clientes por reclamaciones, que representa el 31.3 por ciento del total de saldos envejecidos.
Lo antes expuesto, incumple con lo regulado en la Resolución No. 56/2000 y 64/2000 del Banco Central de Cuba.

Se verificó, que el ciclo de las cuentas por cobrar a clientes externos CUC en el periodo analizado X de 200X es de 264 días, y con relación al año anterior es de 122 días, con un incremento de 142 días por este concepto.

Devolución de Ventas de Mercancías:

Se revisaron XX REFUND, que representa el 100 por ciento de las devoluciones de ventas de mercancías, correspondiente a los meses de X y Y del 200X, comprobándose que:

- Se incumple con las Normas Cubanas de Contabilidad en la sección IV y del Clasificador Corporativo de ZZ al no registrarse en la cuenta 803- Devoluciones de ventas de Mercancías Internas un importe de X 000.00 CUC. El Sistema Automatizado rebaja los saldos del costo y el ingreso, pero no es registrada en la cuenta de gastos referida anteriormente.
Gastos
Se incumple con el uso y contenido económico establecidos en el clasificador de cuentas y gastos de la Corporación ZZ, toda vez que:

- Fue contabilizado incorrectamente a la cuenta 825- Gastos de operaciones comerciales, subcuenta 566- Servicios de Fumigación, un importes total de X. OO CUC, debiendo reflejarse en la subcuenta 565- Reparación y Mantenimiento Corriente de Activos un importe de Y .OO CUC, por reparación de dos neveras, y el importe de H. OO CUC que debió ser registrado a la cuenta 822- Gastos Generales y de Administración, subcuenta 565 Reparación y Mantenimiento corriente de Activos por la reparación de una computadora de la dirección de la Sucursal ZZ.

- Se registró incorrectamente en la cuenta 825- Gastos de operaciones comerciales subcuenta 160 Materiales para Reparaciones Propias, un importe de X. OO CUC por la reparación de Luminarias de la instalación, según el comprobante xxxxxxxxx, debiendo contabilizarse a la subcuenta 565 - Reparación y mantenimiento.
Cumplimiento del plan de ventas
- Las ventas correspondientes al año 200X fueron superiores al plan en X.00 CUC, representando un 0.65 por ciento, respecto al año anterior las ventas fueron inferior en Y. OO CUC disminuyendo un 5.6 por ciento, motivado fundamentalmente por la falta de abastecimientos de productos de alta demanda por parte de proveedores nacionales.
Aporte:
En el análisis realizado al resultado del cumplimiento del indicador Aporte, durante el periodo X y Y del 200X e igual etapa del 200X, se obtuvo que, con respecto al plan de este año se sobre cumple en H CUC para un 119.9 por ciento, pero con respecto al año anterior disminuye en F CUC, influido por varias causas, las más significativas se distinguen por una disminución de las Fuentes (ventas) en Z CUC y, al aumento de algunos elementos de Destinos.

Con respecto a la disminución del Aporte en el periodo X-Y del 200X con relación a igual etapa del 200X, han influido además, los siguientes elementos:

• Cuentas por Pagar, se efectuaron pagos significativos a diferentes proveedores en el año 200X.
• Los inventarios, inició enero del 200X con un inventario inferior en J MCUC respecto a enero del 200X, además, comenzó el año 200X con las ventas suspendidas por falta de pago en 20 de los proveedores nacionales más importantes.
• Las ventas son inferiores al periodo anterior, originado por la falta de abastecimiento, y la suspensión de ventas por parte de los proveedores

Se pudo comprobar en el análisis realizado a los gastos, que durante el periodo de la auditoria, algunos importes de este indicador fueron ejecutados por encima del plan.

En el análisis que muestra el indicador Utilidad del Periodo, sobre cumple con el plan del presente año 200X en K CUC, aunque disminuye en L CUC con respecto al año anterior.
Ejecución Presupuesto de Gastos

Se verificó el cumplimiento de la Resolución No. 11/06 Reglamento para la Ejecución del Presupuesto de Gastos del año del 200X del Presidente de ZZ, comprobándose que la Unidad presentó sobregiro en los epígrafes de:

Materiales auxiliares $ G.00
Gas oil H.00
Energía eléctrica J.00
Agua y alcantarillado B.00

Aunque fue solicitado y aprobado en el tiempo requerido teniendo en cuenta lo regulado al respecto.
RECOMENDACIONES
• Realizar una evaluación por parte de la Unidad de los saldos envejecidos en las cuentas por Cobrar, con vistas a liquidar los mismos.
• Capacitar al personal del área económica en cuanto a los procedimientos de las Devoluciones de Ventas de Mercancías Internas.
GENERALIDADES
De existir discrepancias con el contenido del Informe, y de acuerdo a lo regulado en la Instrucción 0X/0X del Presidente de la ZZ S.A. deben presentar sus descargos dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción a la Unidad Central de Auditoria, apoyándose y cumpliendo lo establecido en la Resolución No. 322/2003 del Ministerio de Auditoria y Control.

Plan de Medidas elaborado para erradicar las deficiencias señaladas, así como, el detalle de las medidas administrativas aplicadas a los responsables de las mismas. La presentación de los descargos o discrepancias por la entidad auditada interrumpe el término para la presentación del plan de medidas hasta tanto no se resuelva, por la autoridad facultada, la inconformidad presentada. A partir de la fecha en que se recibe en la entidad auditada la respuesta a los descargos o discrepancias presentados por esta, la entidad dispondrá de diez (10) días hábiles, para presentar el Plan de Medidas.

El día 15 o hábil posterior a la celebración de la reunión de análisis y seguimiento al primer nivel, según establece la referida Instrucción, deberá enviar a la UCAI Casa Matriz la primera información sobre el cumplimiento de los Planes de Medidas y se mantendrán informando los días cinco de cada mes hasta tanto no se informen como cumplidas el 100 por ciento de las tareas consignadas.

De acuerdo con lo establecido en el Decreto Ley # 159, de la Auditoria, en el Consejo de Dirección de la entidad se debe discutir el resultado de esta auditoria, y el jefe de la Entidad será el máximo responsable de adoptar las medidas que permitan erradicar las deficiencias consignadas en este informe.

En un término de ciento ochenta (180) días naturales, contando a partir de la terminación de esta auditoria, la entidad debe informar a la Unidad Central de Auditoria de la Casa Matriz, la situación que presentan las deficiencias contenidas en este documento.
Expresamos nuestro agradecimiento a los dirigentes, funcionarios y trabajadores de la entidad por la colaboración brindada a los auditores en el desarrollo del trabajo.

Fraternalmente,

Lic. Y Auditor Jefe de Grupo
UCAI Casa Matriz
R. A. No. X
CERTIFICACIÓN
Cantidad de ejemplares:3
Cantidad de Hojas: 11
Ejemplar No: 1
Destinatario: Casa Matríz
Ejecutor: X
Revisor: Y
Meca: X
Registro de Salida:
Fecha: xx-xx-xx
Den:
P.P. 5 años.
Conclusiones
El informe presentado al centro comercial Z, constituye una valiosa herramienta de trabajo para la toma de decisiones encaminada a mejorar el trabajo de la unidad, pues expone las deficiencias que afectan el buen funcionamiento de dicha unidad.
Facilito el desarrollo de habilidades que se adquirieron durante los estudios y la vinculación de diferentes temas estudiados a lo largo del diplomado, lo que posibilito la practica de los conocimientos obtenidos y adquirir otros que se logran en el quehacer diario.
La recomendación expuesta en el informe debe servir a la entidad para iniciar un proceso de mejora en la actividad económica de la unidad, y aunque esta es general debe ser la base de un proceso de elaboración de acciones correctivas mas especificas por parte de la entidad.
Recomendaciones

Considerar el informe como una herramienta de dirección de la unidad.
Aplicar el programa que se ejecuto, en las auditorias que se realicen en las unidades.
Tener en cuenta la recomendación hecha en el informe, pero profundizar en esta de forma mas detallada.
Bibliografía
1. Auditoria administrativa con cuestionario de trabajo pagina 57-59 y 109-141-
2. Resolución 44-1990 y Reglamento No. 23-1991 Comité Estatal de Finanzas.
3. Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios
4. Resolución No. 56/2000 y 64/2000 del Banco Central de Cuba
5. Resolución 026/06 del MAC
6. Decreto Ley 159 de la Auditoria
7. La Habana, República de Cuba, ONA, Resolución No.1/1997. Regulaciones
8. La Habana, República de Cuba, ONA, Resolución No.2/1997. Normas de Auditoria
9. Auditoria de las Empresas socialistas
10. Vérez Lasanta, Alberto. La Habana. Auditoria.
11. Manual del Auditor del MAC.

Deber de secreto de los administradores vs. Auditoría de cuentas

2009-01-16T19:03:00.000-08:00

Leticia Romero Anaut
Abogada. LAZ WRUBE, Abogados de Empresa

Al acercarnos a la vida práctica de las sociedades modernas podemos comprobar cómo en muchos casos surgen conflictos de intereses a la hora de aplicar diversas normas o preceptos jurídicos.

Uno de estos casos es el conflicto surgido entre el deber de los administradores de guardar secreto y el también deber de los auditores de recabar toda la información que precisen para la emisión del informe de auditoría de cuentas y así, verificar y dictaminar si dichas cuentas expresan la imagen fiel del patrimonio y de la situación financiera de la empresa o entidad auditada. Y es que en numerosas ocasiones los auditores, a la hora de practicar las sucesivas auditorías requieren a la sociedad las Actas del Consejo de Administración o las Actas de la Junta General. Estas Actas son calificadas como documentos totalmente confidenciales, ya que cumplen con los tres requisitos exigidos para que la información sea considerada de ese carácter, es decir, se trata de una información de carácter societario, dicha información no es de carácter público y por último, existe un interés legítimo en mantenerla en reserva. Es por esto que habrá que cuestionarse si la entrega de las mismas al auditor se puede considerar una violación o no del deber de secreto.

El artículo 127 quáter del Real Decreto Legislativo 1564/1989, de 22 de diciembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas, QC 1989/212, en adelante LSA, regula el deber de secreto de los administradores, y dice lo siguiente: "1. Los administradores, aun después de cesar en sus funciones, deberán guardar secreto de las informaciones de carácter confidencial, estando obligados a guardar reserva de las informaciones, datos, informes o antecedentes que conozcan como consecuencia del ejercicio del cargo, sin que las mismas puedan ser comunicadas a terceros o ser objeto de divulgación cuando pudiera tener consecuencias perjudiciales para el interés social". Pero este artículo en su párrafo segundo apunta excepciones al deber de secreto de los administradores, tales como los supuestos en que las leyes permitan su comunicación o divulgación a tercero o que, en su caso, sean requeridos o hayan de remitir a las respectivas autoridades de supervisión, situación en la cual la cesión de información deberá ajustarse a lo dispuesto por las leyes. Es de destacar que esta excepción normada por el artículo 127 de la LSA deviene innecesaria, ya que la excepción derivará del precepto que la permita. (1)

Diversos preceptos jurídicos tales como el artículo 3 de la Ley 19/1988, de 12 de julio, de Auditoría de Cuentas, QC 1988/229, en adelante LAC, que señala que "Las empresas o entidades auditadas estarán obligadas a facilitar cuanta información fuera necesaria para realizar los trabajos de auditoría de cuentas; asimismo, quien o quienes realicen dichos trabajos estarán obligados a requerir cuanta información precisen para la emisión

(1) En el mismo sentido JOSE LUIS DÍAZ ECHEGARAY, "Deberes y Responsabilidades de los Administradores de Sociedades de Capital", Editorial Aranzadi SA, 2004.

del informe de auditoría de cuentas.", además de numerosísima doctrina, hacen ver que este supuesto planteado viene a ser una excepción pura del deber de secreto de los administradores, encuadrada precisamente en el supuesto de que las leyes permitan la comunicación de datos confidenciales a terceros.

Esta controversia es encuadrada por IGNACIO FARRANDO MIGUEL (2) , como uno de los supuestos más sobresalientes de casos en los que los administradores quedan liberados del deber de secreto.

Esta excepción del deber de secreto de los administradores está protegida por el propio deber de secreto profesional que deberá respetar el auditor de cuentas. El artículo 13 de la LAC regula el deber de secreto profesional aclarando que "El auditor de cuentas estará obligado a mantener el secreto de cuanta información conozca en el ejercicio de su actividad, no pudiendo hacer uso de la misma para finalidades distintas de las de la propia auditoría de cuentas".
Los auditores de cuentas deberán mantener el deber de secreto sobre toda la información que hayan conocido en el ejercicio de su actividad profesional. El deber de secreto profesional de los auditores, además de suponer la prohibición de divulgación de la información, supone también la prohibición de su utilización en el propio beneficio del auditor. Se podrán excepcionar los casos en los que la información no resulta ser confidencial o en los que no exista un interés en el mantenimiento del secreto. (3)

El incumplimiento del deber de secreto profesional que tienen los auditores, es considerado por el artículo 16.2.d) de la LAC, como infracción muy grave. Este incumplimiento supondrá la imposición de las sanciones establecidas en el artículo 17 de la LAC además de la correspondiente responsabilidad civil, e incluso puede ser constitutiva del delito de revelación de secretos del artículo 199 del Código Penal, QC 1995/637.

Hay que tener muy presente que el secreto profesional de los auditores no es absoluto e ilimitado. La jurisprudencia, como por ejemplo la STC 386/1993, de 23 de diciembre de 1993, QC 1993/1694, señala que los auditores no vulneran el derecho de secreto profesional al entregar la información al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, en adelante ICAC, ya que entre otros extremos, esta institución también soporta obligación de reserva. Adicionalmente, el artículo 14.2 de la LAC establece que, sin perjuicio del deber de secreto de los auditores, podrán acceder a la información referente a las auditorías de cuentas: el ICAC, en el ejercicio de las funciones legalmente atribuidas de control y disciplina del ejercicio de la actividad de auditoría de cuentas, quienes resulten designados por resolución judicial y quienes estén autorizados por ley, quedando sujetos estos al deber de secreto.

Todas estas "vulneraciones legales" del deber de secreto que se ponen de manifiesto, bien por parte de los administradores o bien por parte de los auditores, vienen a crear una gran desconfianza en las sociedades, ya que a pesar de no infringirse el deber de secreto que tiene el administrador, nos olvidamos de una cosa fundamental: el objetivo final de conservar en secreto la información, y es que después de pasar por tantas manos es muy probable que ésta se filtre en perjuicio de la sociedad protagonista.

Es por esto que en gran parte de sociedades los administradores se muestran reacios a prestar toda la información que los auditores presuntamente necesitan, o que en su caso incluso se omitan en las Actas gran parte de los acuerdos, especialmente los de carácter estratégico, tomados por el Consejo de Administración.

(2) IGNACIO FARRANDO MIGUEL, "El Deber de Secreto de los Administradores de Sociedades Anónimas y Limitadas", Civitas Ediciones SL, 2001
(3) JOSE LUIS DÍAZ ECHEGARAY, "Los Deberes y la Responsabilidad Civil de los Auditores de Cuentas",
Editorial Aranzadi SA, 2007. Pág. 147-151.

Es de suerte analizar el artículo 3 de la LAC que anteriormente se menciona, y es que este artículo contiene un precepto jurídicamente indeterminado allí donde los haya. Se trata de la mención que hace, al señalar que las empresas o entidades auditadas estarán obligadas a facilitar "cuanta información fuera necesaria para realizar los trabajos de auditoría de cuentas". La cuestión es ¿qué se entiende por la información necesaria para realizar los trabajos de auditoría de cuentas?; ¿estarían dentro de esta información determinados acuerdos (que poco tengan que ver con las Cuentas Anuales) de las controvertidas Actas que tratamos?.
La Resolución de 19 de enero de 1991, del Presidente del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, por la que se publican las Normas Técnicas de Auditoría, QC 1991/864, trata en el punto 2.6 los papeles de trabajo. El propósito de estos papeles de trabajo será ayudar en la planificación y realización de la auditoría, en la supervisión y revisión de la misma y en suministrar evidencia del trabajo llevado a cabo para respaldar la opinión del auditor. Por lo tanto, y según esta resolución, el archivo de papeles de trabajo es un conjunto coherente de documentación que contiene información de interés permanente y susceptible de tener incidencia en auditorías sucesivas. Lo importante de todo esto es que en el apartado 2.6.8 de la Resolución, que trata del contenido de estos papeles de trabajo, incluye entre ellos los "k) Extractos de las actas de las Juntas de Accionistas, Consejos de Administración y otros órganos de Dirección o vigilancia". La acepción “extracto” es definida por la RAE como un resumen que se hace de un escrito cualquiera, expresando en términos precisos únicamente lo más sustancial. Esto supone la necesidad de requerir estas Actas a las entidades auditadas y se entiende que dentro del término indeterminado de "información necesaria para realizar trabajos de auditoría de cuentas", se encontrarían aunque no necesariamente, sí habitualmente, las Actas del Consejo de Administración.

Habrá que comprobar qué eficacia o qué fuerza tienen estas Normas Técnicas de Auditoría que aprueba esta Resolución del ICAC, en adelante NTA. El artículo 13 del Real Decreto 1636/1990, de 20 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que desarrolla la Ley 19/1988, de 12 de julio, de Auditoría de Cuentas, QC 1990/327, en adelante RAC, nos facilita una definición de las NTA diciendo "1. Las normas técnicas de auditoría de cuentas constituyen los principios y requisitos que debe observar necesariamente el auditor de cuentas en el desempeño de su función y sobre las que deben basarse las actuaciones necesarias para expresar una opinión técnica responsable". Con la promulgación de la LAC se cuestionó el alcance normativo de las Resoluciones de ICAC y por consiguiente de las NTA. ARANA GONDRA (4) trata de este tema diciendo lo siguiente: "Las referidas normas técnicas de auditoría no son realmente normas legales, sino reglas de naturaleza profesional; pero son reglas, en todo caso, de carácter imperativo para el auditor, cuya necesidad de cumplimiento obligatorio arranca, además, de la propia LAC y de su Reglamento". Esta teoría se confirma con la STS de 27 de octubre de 1997, QC 1997/412, que pone de manifiesto que estas resoluciones no pueden dictar normas con eficacia externa. Pero en nuestro caso en concreto lo que hay que destacar es que estas normas son de obligado cumplimiento por los auditores conforme a preceptos como el artículo 5 de la LAC que indica que "1. Los informes de auditoría de cuentas se emitirán bajo la responsabilidad de quien o quienes los hubieran realizado, los cuales quedarán sujetos a las prescripciones de esta ley y a las normas técnicas de auditoría de cuentas", o el artículo 13 del RAC. Por consiguiente los auditores deberán, conforme a las NTA, considerar las Actas del Consejo de Administración como un componente de esos papeles de trabajo, que deberán conservar como modo de probar los informes de auditoría de cuentas realizados por ellos y en consecuencia requerir este tipo de documento a la entidad auditada.

Está claro el deber de la sociedad de facilitar la información necesaria para realizar la auditoría de las Cuentas Anuales, pero ¿qué ocurriría si esta obligación no se cumpliera? El auditor tiene el deber de requerir cuanta información sea necesaria para realizar correctamente su trabajo y en el caso de que la entidad auditada no facilite voluntariamente la documentación requerida deberá insertar en el informe de auditoría una "limitación de alcance" o una "denegación de su opinión técnica". De no ser así, el auditor podría incurrir en el supuesto de falta de diligencia por no requerir información. Esto siempre en el caso

(4) ARANA GONDRA, Francisco Javier, "Ley de Auditoría de Cuentas", Editoriales de Derecho Reunidas, Madrid, 1995.

de que la información obtenida no sea suficiente. En el supuesto de que la información obtenida por el auditor sea suficiente para hacer un informe válido, esto es, un informe no defectuoso, no incurrirá en la falta de diligencia por incumplimiento del artículo 3 de la LAC.

Esto es así ya que conforme al artículo 3 de la LAC se obliga al auditor a requerir cuanta información precise para la emisión del informe de auditoría de cuentas; por lo tanto, si es suficiente con la información facilitada por la entidad auditada para la emisión del informe, a pesar de que esta última no le haya facilitado parte de la información requerida, el auditor no incurrirá en la infracción leve regulada en el artículo 16.4.a) de la LAC.

Del mismo modo, si se entiende que el auditor no incurre en infracción alguna, la sociedad al no facilitar al auditor información superflua, tampoco incurrirá en el incumplimiento de la obligación de facilitar información al auditor. Y es que, lo que se exige por el artículo 3 de la LAC es que la información sea necesaria para realizar los trabajos de auditoría de cuentas, esto es, para verificar y dictaminar si las cuentas expresan la imagen fiel del patrimonio y de la situación financiera de la empresa o entidad auditada.

Otra cosa sería si realmente la documentación no facilitada voluntariamente por parte de la entidad auditada, fuese totalmente esencial o parcialmente necesaria para que el informe de auditoría no fuera defectuoso, y además el auditor introdujera en este informe una "limitación de alcance" o una "denegación de opinión". En este caso sí se estaría incumpliendo el artículo 3 de la LAC, ya que realmente la entidad auditada no estaría obedeciendo a los requisitos que exige la obligación de facilitar información, y dejaría sin cumplir una regla básica de colaboración con el auditor. La consecuencia directa de esto sería la obtención de un informe de auditoría con opinión denegada debido a que llegado el momento de emitir la opinión técnica el auditor encontrará razones de abstenerse de tal pronunciamiento.

Después de ahondar en los puntos señalados, podemos llegar a concluir diciendo que queda claro que el deber de secreto de los administradores no queda vulnerado al entregar la información que requiera el auditor para realizar un informe de auditoría acorde con la imagen fiel de la entidad auditada. Es más, es una excepción legal al deber de secreto, por lo que el no cumplirla se consideraría como incumplimiento de las normas de auditoría.

Esto es así siempre y cuando la información fuera necesaria, como lo exige la propia LAC, ya que de no ser así no se estaría incumpliendo ningún precepto jurídico. Lo anterior lleva a considerar que la obligación de facilitar información a los auditores, se restringe sola y exclusivamente a la información necesaria para cada una de las auditorías. Es verdad, como se refleja en las NTA, que las Actas, tanto de la Junta General como del Consejo de Administración, son consideradas habitualmente como elementos necesarios para llevar a cabo una auditoría correctamente, pero no en todos los casos, o quizás no en todos los acuerdos tomados o debatidos en el orden del día del órgano en cuestión. Es por esto que se deberá analizar caso por caso si realmente la información que la sociedad auditada se negara a remitir al auditor es realmente indispensable, tomando como punto de referencia la validez o no del informe de auditoría emitido sin dicha información.

El FASB va a emitir un Financial Standard Position para modificar los Requisitos de revelación de la SFAS 140 y la Interpretación 46(R)

2009-01-06T17:46:00.000-08:00

El objetivo de este proyecto es modificar el FASB Statement No. 140, Accounting for Transfers and Servicing of Financial Assets and Extinguishments of Liabilities, con transferencias de activos financieros la finalidad de exigir a las entidades cotizadas el que suministren revelaciones adicionales sobre las transferencias de activos financieros y modificar la Interpretación nº 46 del FASB (revisada en Diciembre de 2003), Consolidation of Variable Interest Entities, según la cual se requiere a las empresas cotizadas que suministren revelaciones adicionales sobre su implicación en entidades de interés variable. Además, esta propuesta de FSP exige algunas revelaciones para que sean aportadas por una empresa cotizada que sea (a) un promotor que tenga un interés variable en una entidad de interés variable (b) un promotor de una entidad de fin especial (SPE) que ostente un interés variable en una SPE pero que no sea el transferente (empresa no transferente) de activos financieros para ser calificados como SPE, y (c) una prestadora de servicios de una SPE que tenga un interés variable importante en una SPE pero que no sea el transferente (empresa no transferente) de activos financieros a la SPE. Las revelaciones pretenden ofrecer una transparencia más elevada a los usuarios de los estados financieros sobre la implicación permanente del transferente con los activos financieros transferidos y una implicación de la empresa con las entidades de interés variable.
http://www.fasb.org/project/fin46randfas140_disclosure_requirements.shtml

Los informes especiales de auditoria

2009-01-02T13:40:00.000-08:00

Autor: Teodoro Guirado Hernández

El presente trabajo tiene como objetivo fundamentar los elementos a tener en cuenta al momento de redactar un Informe Especial de Auditoria, en él se hace una comparación entre estos y los informes normales de auditoria, resaltando la importancia de elaborar los mismos de forma clara y precisa, sin dejar margen a la duda ante presuntos hechos de carácter delictivo que se detecten en el desarrollo de las auditorias, propiciando procesos judiciales limpios y justos.
INTRODUCCIÓN
Un informe es la exposición de los resultados, eventos, cualidades, progresos e interpretaciones de datos o hechos.
En auditoria un informe es el documento oficial que presenta los hechos a informar a un lector interesado.
Los informes tienen la finalidad de:
1. Presentar exacta y adecuadamente los resultados de una investigación a los interesados y poner a las administraciones al corriente sobre el desarrollo del trabajo realizado.
2. Presentar de forma concisa, clara y exacta los resultados de una investigación que conduzca a recomendar la acción determinada.
3. Recoger resultados de las investigaciones y experimentos para futuras referencias y de sus modos, para evitar la innecesaria duplicidad del trabajo.
4. Proporcionar la historia de cualquier desarrollo del trabajo.
En nuestro país tenemos como antecedentes para la elaboración de los informes de auditoria, el Decreto Ley No. 159, de fecha 8 de junio de 1995, que establece en el CAPÍTULO V: DE LAS AUDITORÍAS, SECCIÓN SEGUNDA: Del Resultado de las Auditorias, ARTÍCULO 13.- El resultado final de la auditoria se formalizará mediante informe de cuyo contenido será responsable el jefe de la auditoria, quién lo analizará con el máximo dirigente de la unidad auditada, de conformidad con lo establecido al efecto.
Igualmente en el CAPÍTULO VI DE LOS AUDITORES SECCIÓN PRIMERA De las Funciones y Atribuciones de los Auditores, ARTÍCULO 17.- Cuando en el desempeño de sus funciones, los auditores detecten acciones u omisiones presumiblemente delictivas, el jefe de la auditoria estará obligado a presentar un informe especial ante las autoridades competentes, el que se acompañará, si se trata de una auditoria estatal o interna en entidad estatal, con los documentos probatorios originales ocupados.
Aspecto este objeto de análisis en el presente trabajo
Las normas referidas a la forma, oportunidad, contenido, presentación y distribución de los informes de auditorias, son de obligada observancia para su elaboración y mas aun para los informes especiales, como documentos que formalizan los resultados a los cuales llegaron los auditores en las verificaciones practicadas y trabajos realizados para los esclarecimientos de las evidencias encontradas.
Los informes sirven además para comunicar los resultados al máximo nivel de dirección de la entidad auditada y otras instancias administrativas, así como a las autoridades correspondientes cuando proceda.
El informe de auditoria debe:
• Ser oportuno
• Completo, exacto, objetivo y convincente, así como claro, conciso y fácil de entender.
• Como norma todo lo que consigne debe estar reflejado en los papeles de trabajo y responder a hallazgos relevantes con evidencias suficientes y competentes.
• Reflejar una actitud independiente
• Mostrar la calificación según la evaluación de los resultados de la auditoria.
• Distribuido rápida y adecuadamente.
La elaboración del informe final de auditoria, es una de las fases más importantes y complejas de la auditoria, por lo que requiere un extremo cuidado en su confección.
La capacidad y habilidad del auditor en la redacción del informe, son fundamentales para que este logre sus objetivos y cumpla con los propósitos de ofrecer los elementos que permitan al lector conocer de forma fácil y fehaciente, los resultados del trabajo realizado.
El estilo de redacción es muy propio de cada persona, por lo que es difícil establecer parámetros o reglas rígidas sobre esto, no obstante se debe:
• Evitar repeticiones excesivas de vocablos
• No utilizar siglas o abreviaturas que se hallan declarado previamente, salvo que sean muy conocidas, como: MP (miles de pesos), UM (unidad de medida), etc.
• No utilizar términos ofensivos o vulgares
• Utilizar palabras comunes y de uso generalizado
• Redactar en forma unipersonal
• Utilizar adecuadamente los signos de puntuación
• Conformar la fecha de la forma siguiente: día, mes y año
• Incluir un índice en los casos de informes que por su extensión así lo requieran, identificando las secciones y partes esenciales del documento.
Redactar informes exactos, convincentes y comprensibles, es lo primordial, no basta con realizar un buen trabajo, otros necesitan saberlo.

Un buen informe evidencia la calidad del trabajo realizado, es totalmente cierto y muchas veces injusto, que la calidad del trabajo se juzgue principalmente por el informe presentado, lamentablemente conocemos del éxito que han tenido trabajos vanos, muy bien acogido por los lectores por su modo de redacción y presentación

Debemos tener en cuenta que en ocasiones el informe es la única base disponible, para la toma de decisiones.

La necesidad de ocupar el menor tiempo disponible de los ejecutivos y sus deseos de llegar rápidamente a los puntos importantes, exigen de los informes de auditoria un formato uniforme y estar decididos por secciones.

Cada sección debe estar conformada por determinada información homogénea, con un mismo propósito de identificación y exposición.

Ente las tendencias actuales esta la presentación atractivas de informes, uso de colores, diferentes tipos y tamaños de letras, ilustraciones y demás técnicas de computación.

Un informe no debe tener muchos puntos importantes, cuando es así, en ocasiones el lector, no sabe determinar cuando un punto es más importante que otro.
DESARROLLO
Para presentar los resultados de una auditoria, los manuales de auditoria, establecen las formas de presentarlos.
El auditor tiene la libertad de llevar al informe todo lo verificado en el desarrollo de la auditoria, o solo aquellos aspectos que desee señalar, sean positivos o negativos.
Cuando en el desarrollo de sus funciones el auditor detecte irregularidades o fraudes relacionados con hechos presuntuosamente delictivos, esta en la obligación de presentar un informe especial ante las autoridades competentes, adjuntando el documento probatorios originales, previamente ocupados y avalados por el dictamen legal correspondiente, acorde con la legislación vigente.
A continuación presentamos los aspectos a reflejar en un Informe Normal de Auditoria y en un Informe Especial de Auditoria, para que el lector pueda valorar las diferencias entre ambos y la importancia que tienen estos últimos:
INFORME DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA
Un Informe Normal de Auditoria se inicia con un encabezamiento de:

Orden de trabajo No. : Numero de la orden que dio origen a la auditoria
Entidad auditada: Código y dirección de la entidad auditada
Subordinada a: Nombre del, órgano organismo al que se subordina o patrocina
Tipo de auditoria: La ejecutada según orden de trabajo
Fecha de inicio: Fecha en que comenzó a realizarse la auditoria
Fecha de terminación: Fecha en que termino la ejecución de la auditoria
Auditoria ejecutada por: Unidad organizativa que realizo la auditoria
Auditor: Nombres y apellidos del auditor jefe de grupo

Después de los datos señalados, se titula el Informe con la leyenda: INFORME DE AUDITORIA
INTRODUCCIÓN
En esta sección se expone una breve caracterización de la entidad auditad, desarrollándose los aspectos siguientes:
• Objetivo: los propuesto de acuerdo con el tipo de auditoria a ejecutar
• Programas: los aplicados, así como las causas por lo que no se aplicaron los previstos
• Legislación: Leyes, decreto Leyes, Resoluciones y otras normativas verificadas y causas que impidieron comprobar las previstas
• Periodo auditado: fechas enmarcan el periodo auditado, alcance de las pruebas realizadas y procedimiento utilizado para la toma de la muestra
• Normas: Señalamiento del auditor haciendo constar que se aplicaron las normas de auditoria generalmente aceptadas, de no ser así, las causas que impidieron su aplicación y hasta donde se tenga conocimiento, su efecto en los resultados de la auditoria
• Otros: limitaciones que pudieron haber incidido en el desarrollo de la auditoria, vinculadas con inexistencias, archivo, ordenamiento y claridad de los documentos, etc.
CONCLUSIONES
Las conclusiones deben resumir la situación que presenta la entidad en cuanto al control que ejerce sobre los recursos que administra, la confiabilidad de las operaciones económicas y financieras revisadas y otros aspectos de interés que se hayan detectado en el transcurso del trabajo.
Dichas conclusiones no deben constituir la repetición de lo consignado en la sección Resultados del propio informe, sino una síntesis de los hechos y situaciones fundamentales comprobadas, cuidando de no incluir un hecho o hallazgo que no halla sido reflejado en otra sección del informe.
También dentro de esta sección deben reflejarse de forma general, las causas fundamentales que originaron la situación planteada, así como las consecuencias directas e indirectas que pudieran derivarse de los hallazgos encontrados.
Cuando se considere necesario tener que resaltar un hecho especifico en atención a su connotación e importancia, el mismo se expondrá de la forma mas resumida posible, con independencia de cómo se refleje en otra sección del informe.
Igualmente se refleja la calificación que otorga el jefe del grupo de acuerdo con la evaluación que realice de los resultados de loa auditoria.
RESULTADOS
Partiendo de las pruebas concretas reunidas por el auditor para cumplir los objetivos de la auditoria, el jefe de grupo determina los hechos que de acuerdo con su importancia deben incluirse en el informe.

Los comentarios deben ser precisos y organizados, reflejando siempre que legislación o normativa se viola.
Se ordenan los señalamientos de acuerdo con los objetivos de la auditoria, cuidando de agruparlos por temas y dentro de estos, por orden de importancia.
No se incluyen señalamientos vinculados con hechos que no estén debidamente comprobados y recogidos en los papeles de trabajo.
Las tablas y elementos adicionales que faciliten la compresión del señalamiento, deben incluirse al informe como anexos, pero haciendo referencia a estos, en cada caso.
Siempre que sea posible se cuantifican las deficiencias que por su magnitud e importancia deban resaltarse, asimismo se debe reflejar en cada caso, el por ciento que representa la muestra del universo de partidas o artículos que conforman el tema.
Cuando proceda se comparan los resultados de cada tema, con los obtenidos en la última auditoria practicada, reconociendo los logros importantes alcanzados o retrocesos.
Debe consignarse el resultado de la reunión de conclusiones de la auditoria con los dirigentes y funcionarios de la entidad en los distintos niveles en que se hayan efectuado.

También debe hacerse mención de que fueron comunicados y analizados los hallazgos que por carecer de significación o resueltos en el transcurso de la auditoria no se consideran en el informe.
RECOMENDACIONES
Las recomendaciones deben consignarse de forma general e inclusive, solo aquellas que sean cumplibles, exponiéndose de forma constructiva, expresando además, las posibles medidas a tomar para dar solución a las deficiencias contenidas en el informe.
ANEXOS
• Generales
Se relacionan los anexos que forman parte del informe, con independencia de que se haga referencia a ellos en otra sección del informe.
Los anexos deben ser los indispensables, para presentar la información en forma pormenorizada y concreta, mediante la agrupación ordenada de esta, cuando por su volumen no sea recomendable incluir en el cuerpo del informe.
Igualmente se consideran como anexos las verificaciones o declaraciones sobre determinados hechos cuando por su interés sean necesarios adjuntar.
Se encabeza con la palabra anexos y el titulo que identifica su contenido, enumerándose consecutivamente según el orden en que se mencionen en el informe.
• Específicos
Como anexo se debe incluir el documento referido a la declaración de la responsabilidad administrativa, que elabora el jefe de grupo cuando se detectan incumplimientos de la legislación o normativas vigentes u otras acciones que afecten la buena marcha de la entidad auditada, nunca se debe fijar responsabilidad sobre los hechos que no estén consignados en el informe.
Los datos a señalar en este documento son: nombres, apellidos y cargo del dirigente, funcionario o trabajador, al que se le imputa la responsabilidad administrativa del hecho, así como una breve descripción de este.
ÚLTIMA SECCIÓN DEL INFORME (Generalidades).
Debe reflejarse el termino que se establece para que el auditado pueda presentar sus discrepancias con el contenido del informe, precisando que el tiempo establecido se computa a partir de la fecha de recibido personalmente el informe de auditoria, por los dirigentes o funcionarios facultados para ello o por el centro distribuidor de correspondencia de la entidad auditada.
INFORME ESPECIALES SOBRE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA
Cuando en el desempeño de sus funciones los auditores detecten acciones u omisiones presumiblemente delictivas, se presentan dichas evidencias a las autoridades competentes a través de informes especiales de auditorias.
Los informes especiales tienen que ser revisados por un abogado vinculado a la unidad de auditoria.
Es importante presentar los datos y elementos precisos para que el alcance de las evidencias obtenidas, mediante las acciones de control realizadas posibiliten homologarlas “a prueba” de abrirse el proceso penal.
Estos informes tendrán como formato
1. Encabezamiento
• Datos generales de la entidad auditada
• Fecha de inicio de la acción de control
• Fecha del informe
• Tipo y alcance de la acción de control
2. Contenido
• Fecha en que se detecto el presunto hecho delictivo
• Descripción del hecho o conducta presuntamente delictiva, disposiciones jurídicas, normas y procedimientos que se transgreden o incumplen
• Cuantificación total de la afectación económica, exponiendo los daños y perjuicios ocasionados cuando sea posible
• Pruebas documentales que permitieron determinar los hechos
• Nombres y apellidos de las personas implicadas en el hecho o conducta presuntamente delictiva y su relación causal con el hecho o conducta y la expresión de la afectación económica o los daños atribuibles a cada uno de ellos.
3. Nombre y firma del jefe de grupo.
4. Acta de entrega detallada de los documentos originales que se adjuntan, así como de las pruebas documentales que permitieron determinar el hecho.
5. Anexos.
DIFERENCIA ENTRE EL INFORME NORMAL DE AUDITORIA Y EL INFORME ESPECIAL
La diferencia del Informe Especial con el Informe Normal de Auditoria, radica en centrar el análisis solo en el presunto hecho delictivo, dando respuesta a:
• ¿Cómo ocurrió el hecho?
• ¿Dónde ocurrió?
• ¿Como sucedió?
• ¿Quienes lo hicieron?
• ¿Por qué y para que lo hicieron?
Los informes especiales deben dejar bien clara la fecha de detención del hecho, precisando el periodo en que se presume halla ocurrido y lugar exacto donde ocurrió (entidad, establecimiento, taller, área, etc.).
Hay que destacar que cuando se detecte más de un hecho no vinculados entre si, se confeccionan informes separados por cada hecho.
Constituye elemento importante el detalle de cómo sucedió, es decir, explicar lo que paso, en que consistió el presunto hecho delictivo, cuales fueron los métodos empleados, quienes actuaron así, nombres y apellidos de los implicados, sus cargos y funciones y en que consistió la actuación de cada uno de ellos.
No se trata de un cuestionario a desarrollar con preguntas respuestas, sino de un análisis pormenorizado, con pruebas documentales que fundamente cada planteamiento formulado.
Se debe recoger en el informe cuando procedan otros factores que propiciaron la ocurrencia de los hechos descriptos, como son la falta de supervisión, de control, de separación de funciones, contrapartidas, etc.
Con la entrega de estos informes especiales, no termina el trabajo del auditor, ya que debe colaborar con los órganos de instrucción durante las diligencias del expediente en la fase preparatoria, así como con la Fiscalia durante la preparación del juicio oral.
Para que un informe sea efectivo
1. Debe contener información meticulosamente confiable, entiéndase por ello, verificable, que pueda ser probada, demostrada
2. Tener siempre en cuenta al lector al redactar, debe ser capaz de anticiparse a las interrogantes que puedan surgir, esforzarse para proporcionar las respuestas requeridas sin dejar margen a la duda
3. Se debe desglosar los hechos de lo particular a lo general
4. Las ideas deben tener conexión entre si y ser concluidas

En resumen se debe ser cuidadoso en los detalles:
1. Verificar las fuentes de información
2. Comprobar las notas
3. Citar los casos correctamente
4. Utilizar los índices con eficiencia
5. Manejar los números con facilidad y exactitud

En la redacción de los informes siempre hay que tener como premisa que “un problema bien planteado, es un problema resuelto a medias”

Es por eso que el auditor al redactar un informe debe ser preciso y objetivo, sin acudir a muchas de las técnicas de redacción acostumbradas

Las oraciones en los informes deben ser razonablemente breves, y claras, evitando la monotonía

Los párrafos deben ser cortos y sugestivos, para llevar al lector de uno a otro, sin perder la ilación

En los informes no se debe mencionar que se produjo u delito, se describe el presunto hecho delictivo, corresponde a los Tribunales decidir sobre ello

El auditor no denuncia, porque de hacerlo, queda invalidado de actuar como perito en la fase instructiva y en el acto del juicio oral.
BIBLIOGRAFÍA
Decreto Ley No. 159, de fecha 8 de junio de 1995
Resolución 101 del 2003del Ministerio de auditoria y Control
Resolución 320 del 2003del Ministerio de auditoria y Control
Resolución 100 del 2004 del Ministerio de auditoria y Control
Resolución 105 del 2004del Ministerio de auditoria y Control
Resolución 235 del 205 del Ministerio de Finanzas y Precios.

Evidencia de Auditoría

2008-12-01T19:05:00.001-08:00

Evidencia de Auditoria

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Control Interno y Riesgos

2008-12-01T18:55:00.000-08:00

Control Interno y Riesgos

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Auditoría de Obras

2008-12-01T18:49:00.001-08:00

Auditoria de Obras

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AUDITORIA DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR

2008-12-01T18:12:00.000-08:00

I. OBJETIVO
• Verificación de la autenticidad de las cuentas y documentos por pagar, su adecuado registro y control.
• Verificar que los importes a pagar, por todo concepto, corresponden a obligaciones contraídas por la entidad y son razonables respecto a los importes que se piensen.
• Comprobar que las obligaciones relacionadas con operaciones normales de la entidad representan transacciones válidas, están determinadas adecuadamente y están reconocidos, descritos y clasificadas adecuadamente.

II. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
1. Aplique el cuestionario de Control Interno de cuentas por pagar, con el fin de evaluar el grado de solidez del mismo y la eficiencia administrativa.

2. Obtenga de la entidad una relación detallada de las cuentas por pagar a la fecha del balance -bajo examen- y comparar su total con la cuenta control y los mayores auxiliares.

3. Seleccione las partidas más representativas y revise con las facturas y otros documentos originales del proveedor o acreedor.

4. Verifique que en las O/C, las facturas del proveedor estén registrada en el libro de compras de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.

5. Revise la documentación sustentatoria de la factura respectiva: órden de pedidos de la unidad solicitante, orden de compra, guía de remisión, nota de recepción, etc. verificando que estén debidamente autorizados.

6. Revise la sección relativa del control interno y la base de pruebas selectivas asegurándose que los procedimientos indicados hayan sido bien aplicados.

7. Solicite confirmación de los saldos importantes al final del período por medio de circularización, si hubiera contestaciones inconformes, investigue y recomiende las aclaraciones respectivas.

8. Revise los pagos posteriores de cuentas por pagar y determine si se han liquidado pasivos no registrados o por cantidades diferentes a las que muestran los libros, esta acción se determinará en eventos posteriores.

9. Efectúe un arqueo de las facturas pendientes de pago (O/C) al final del período y cruce con el registro de compras.

10. Verifique que las cuentas por pagar se presentan correctamente, respecto a importes, períodos, conceptos, etc.

11. Verifique que los cargos realizados en las cuentas por pagar han sido compromisos contraídos por la entidad.

12. Verifique el registro y control de las cuentas por pagar y los procedimientos establecidos.

13. Obtenga las confirmaciones, vía circularización de saldos de proveedores y acreedores.

14. Verifique si las aseveraciones contables se aplican en las cuentas por pagar, especialmente aquéllas que se refieren a integridad, existencia y exactitud.

15. Compruebe la razonabilidad de los saldos y verifique la existencia de pasivos no registrados.

16. Revise los procedimientos de contabilidad y de control establecidos en las cuentas por pagar.

17. Revise el concepto de otras cuentas por pagar, en base a su naturaleza e importancia y compruebe su razonabilidad, documentación sustentatoria y su registro.

18. Obtenga información de las distintas áreas administrativas de la entidad respecto a contratos celebrados que pudieran generar pasivos no registrados.

19. Relacione las cuentas por pagar con las operaciones realizadas por el área de abastecimiento respecto a remuneraciones, beneficios sociales y tributos pendientes de pago, así como algunas operaciones que se hayan realizado en fechas posteriores al cierre del ejercicio y que no se hayan realizado en fechas posteriores al cierre del ejercicio y que no hayan sido contabilizados.
III. PRUEBAS DE SISTEMA
• Cruzar con el mayor general el análisis de las cuentas que confirman este rubro, verificar las sumas y referenciar en los papeles de trabajo.
• Obtener y revisar las cédulas del movimiento de la deuda a largo plazo (incluye intereses por devengar y devengados) con el propósito de determinar el corto y largo plazo.
• Separar los saldos más importantes de las cuentas con el fin de realizar el análisis de la comprobación de las mismas.
• Realizar la circularización de saldos y con las respuestas efectuar lo siguiente:
- Comparar el saldo confirmado por el proveedor, con el saldo de libros.
- Por aquellos saldos que difieren efectuar lo siguiente:
a. Revisar la documentación sustentatoria de la obligación.
b. Verificar que el bien adquirido haya ingresado al almacén.
c. Verificar la aprobación de la transacción.
d. Verificar que el servicio se haya recibido.
• Examinar contratos de obras ejecutadas por el municipio y evaluar el cumplimiento de los mismos.
• Obtener y revisar el detalle de los activos otorgados en prenda.
• Revisar el cálculo de intereses y cruzar con gastos del año y con cargas diferidas.
• Determinar saldos compensatorios y tasa de interés efectivo.
• Revisar eventos posteriores (pagos) a la fecha de los estados financieros.

CUENTAS POR PAGAR
1. Contenido de la cuenta
Comprenden las deudas por impuestos, contribuciones o aportaciones y otros tributos a cargo y/o retenidos por la entidad pública.
Remuneraciones y obligaciones sociales
Representan las obligaciones de la entidad con sus trabajadores por campo de remuneraciones, así como por pensiones de cesantes y jubilados.
Contenido de la cuenta
Agrupa las cuentas divisionarias que representan las obligaciones que contrae la entidad con sus trabajadores, así como con los cesantes, jubilados por concepto de remuneraciones y pensiones por pagar.
Cuentas por pagar
Representan las obligaciones por la compra de bienes y servidores, ejecución de proyectos, obras y otros gastos incurridos por la entidad.
Agrupa las cuentas divisionarias que representan las obligaciones a favor de terceros, contraria por las compra de bienes, servicios, ejecución de estudios y obras; y de otros gastos incurridos en las operaciones normales de la entidad, incluye también la devolución de tributos mediante certificados.

2. Valuación
- Los tributos sustentados en documentos por pagar emitidos por terceros en moneda nacional se deben registrar al valor nominal señalado en dicho documento.
- Al cierre del ejercicio los saldos de las subcuentas de tributos por pagar de presentan a su valor nominal.
Valoración
Los saldos deben figurar en el balance general, a su valor nominal señalado en los documentos por pagar más interés incorporados al valor nominal.
Medición
- Al cierre del ejercicio, los saldos de las cuentas por pagar se presentan a su valor nominal, los saldos en moneda extranjera por obligaciones con terceros se presentan en moneda nacional al tipo de cambio promedio, vigente a la fecha del cierre del ejercicio.
- Con el propósito de una presentación adecuada en el balance general, el saldo que deba ser liquidado a largo plazo será objeto de reclasificación para ser mostrado como pasivo no corriente bajo el concepto a largo plazo.

3. Reconocimiento y valuación
Reconocimiento
Los saldos de las divisionarias y pensiones por pagar al cierre del ejercicio se presentan a su valor nominal.
Presentación
Se debe revelar en los estados financieros en forma comparativa y separadamente información relativa a remuneraciones y pensiones a pagar.

4. Objetivos de la auditoría
a. Objetivos Generales
Verificar que los importes a pagar por todo concepto corresponden a obligaciones contrarias por la entidad y son razonables respecto a los importes que se piensan pagar.
b. Objetivos específicos
- Comprobar que los importes revelados en las cuentas por pagar corresponden a las obligaciones contraídas por la entidad a favor de terceros, proveedores, acreedores y entidades públicas (SUNAT, EsSalud, AFP, etc.)
- Verificar que las cuentas por pagar se presentan correctamente respecto a importes, período, concepto, etc.
- Comprobar que los detalles y reportes cuadran con los mayores auxiliares y el libro mayor.
- Verificar que los cargos realizados en las cuentas por pagar han sido por pagos autorizados.
- Revisión de las cuentas por pagar a proveedores y seleccionar al proveedor más beneficiado con las cuentas, verificar y realizar un estudio comparativo de ofertas y cotizaciones de otros proveedores.

5. Evaluación del control interno
Se deberá considerar los siguientes aspectos:
• Control de las cuentas por pagar y de las compras mediante la creación de registros auxiliares.
• Correcta segregación de funciones entre la recepción de los bienes y servicios recibidos, el registros contable y la autorización y ejecución de pagos.
• Obtención de confirmaciones periódicas de saldos con proveedores y entidades públicas por obligaciones de la entidad.
• Existencia de mayores auxiliares de control con detalle de transacciones, proveedores, acreedores y composición del saldo.
• Mejoras de control interno con establecimiento de documentación interna y registrar notas de cargo, abono, órdenes de pedido, etc.
• Control de las existencias recibidas, así como de los servidores recibidos.
Deficiencias de control interno comunes
• Se cometen errores en el cálculo de intereses.
• Los pasivos no se registran y los productos obtenidos se usan para propósitos distintos a la entidad.
• Los bienes o servicios recibidos no están registrados o se registran en el periodo equivocado.
• El cálculo de los pasivos acumulados es inadecuado debido a errores matemáticos. Los pasivos no se registran por los bienes y/o servicios recibidos.
• Las rutinas de validación identifican errores, pero no se corrigen.
• Los pasivos se registran más de una vez, por más del monto autorizado o a precios excesivos.

6) Evaluación del riesgo de control interno
• Por lo general, los auditores no depositan su confianza en el control interno de la entidad.
• Para los objetivos de la auditoría, el riesgo de error puede variar de una entidad a otra, el que se ve afectado por la complejidad de las operaciones, en la cual las normas tributarias son claras y ambiguas.
Evaluación del riesgo de control interno
• Los cálculos de los importes y/o contribuciones son incorrectas.
• Los impuestos de terceros no son retenidos en oportunidades debidas.
• Los impuestos retenidos por la entidad son pagados en forma extemporánea a las fechas establecidas por la administración tributaria.
• Los auditores aplican procedimientos sustantivos para alcanzar tales objetivos, el control efectivo de las remuneraciones es esencial para todas las entidades públicas.
• El riesgo del error es bajo en relación con las operaciones normales de remuneraciones, no obstante, los auditores aplican procedimientos sustantivos para las planillas de remuneraciones en lugar de otorgar confianza a los controles debido a que es más eficiente.
• No se registran pasivo al cierre del período por los gastos relacionados con remuneraciones.
• No se registran, o no se reconoce la necesidad de registrar pasivos relativos a los beneficios de los empleados pendientes de pago.
• Existen errores de cálculo en el registro de los beneficios obtenidos por los empleados, pendiente de pago.
• Los pagos de planillas se calculan incorrectamente, las cuentas no se codifican adecuadamente.
• Las deducciones se hacen pero no se registran y las cantidades son inadecuadas. Los datos de las planillas de remuneraciones se encuentran mal clasificadas, a fin de esconder montos no adecuados o no autorizados.
• El riesgo de control es mayor para este objetivo de auditoría, los procedimientos de control de una entidad pueden estar más orientadas a proporcionar seguridad de que los bienes y servicios registrados sean válidos, aunque el control interno sea efectivo obtener toda la evidencia necesaria mediante procedimientos sustantivo de auditoría que dar confiabilidad al control interno
• Un control efectivo en los gastos es esencial para el éxito de la mayoría de las entidades, por lo tanto la gran mayoría de ellas presta atención a los procedimientos que aseguren que las obligaciones sean válidas y están registradas adecuadamente.
• Los bienes o servicios recibidos no están registrados o se registran en el período equivocado.
• El cálculo de los pasivos acumulados es inadecuado debido a errores matemáticos.
• Los pasivos y cortos no se registran por los bienes y/o servicios recibidos.
• Se ignorarán las correcciones y el reproceso durante el seguimiento de los errores identificados.
• Las obligaciones se registran más de una vez, por más del monto autorizado o a precios excesivos.
• Los pasivos de una entidad se caracterizan por ser montos significativos y de un número reducido de transacciones.
• El cálculo de los pagos que no son fijos también son rutinarios, aún cuando los datos para dichos cálculos varíen. Generalmente, es más eficiente planear un enfoque sustantivo de auditoría en esta área en vez de planear un enfoque de auditoría.
Criterios para identificar un riesgo de control alto
• Ausencia del personal especializado en asuntos relativos al cálculo y aplicación de impuestos.
• No existe personal apropiado para contabilizar los montos de los impuestos que debe retener la entidad a terceros.
• Los registros de impuestos pagados son insuficientes.
• Agrupa las cuentas divisionarias que representan las obligaciones por impuesto, contribuciones y otros tributos a cargo de la entidad y/o retenidos por la entidad.
• Ausencia de procedimientos adecuados para efectuar el corte de operaciones incluyendo en revisión.
• Los registros de asistencia de personal pueden ser procesados sin autorización, ausencia de personal con conocimiento legales y contables respecto a la preparación de las planillas de remuneraciones de los servidores y el cálculo de otros beneficios establecidos por Ley.
• Falta de efectivo ocasiona retrasos importantes en el procesamiento de pagos. Los procedimientos de control diseñados para detectar errores no se aplican al saldo de las cuentas por pagar.
• No existen procedimientos formales para autorización, revisión y aprobación. Las conciliaciones bancarias no son oportunas o no son revisadas o las partidas de conciliación reciben seguimiento oportuno.
• No existe una supervisión efectiva por parte de la gerencia.
Reconocimiento
• Cuando al cierre del ejercicio se efectúan análisis de las obligaciones tributarias, para determinar tributos devengados no registrados o contingencias tributarias se deberá proceder a contabilizar los ajustes una vez determinados y cuantificados.
• Los errores sustanciales, resultantes de errores matemáticos, deficiente aplicación de políticas contables, interpretación equivocada de la norma deberán ser ajustadas.

7. Principios de PCGA a verificar
• Los tributos aplicables se reconocen y son obligaciones de la entidad. Aseveraciones: Integridad, existencia y exactitud.
• Los montos de los tributos aplicados y acumulados.
PCGA a verificar
• Se registran los montos no pagados al final del período.
• Los montos registrados son exactos, representan servicios recibidos por la entidad y las asignaciones a las cuentas de activo, gastos, y otras cuentas están correctamente calculadas (aseveraciones: existencia y exactitud).
• Todos los pasivos e intereses respectivos se registran: montos de capital en intereses se calculan correctamente, (aseveraciones: integridad y exactitud).
• Todos los montos por pagar a proveedores u otros bienes o servicios recibidos antes del fin de año se incluyen o acumulan aseveración: integridad, existencia.
• Los pagos son válidos y están debidamente registrados, que los montos y clasificados en las cuentas de activos, gastos y pasivos y otras que sean apropiadas.
Cuentas por pagar, compras y pagos (proveedores)
• Todos los montos por pagar u otros bienes o servicios recibidos antes del fin se incluyen o acumulan de algún modo: integridad, existencia, exactitud.
• Los pagos son válidos y están debidamente registrados (bienes y/o servicios recibidos por la entidad).
• Los principios de contabilidad generalmente aceptados se aplican consistentemente.

8) Trabajos de auditoria a realizar
• Realizar acciones de verificación de saldos seleccionando muestras de principales proveedores y acreedores a fin de circularizar cartas de confirmación de saldos, a fin de conciliar, investigar y aclarar diferencias.
• Comprobar la razonabilidad de los saldos y detectar la existencia de pasivos no registrado.
• Revisar los procedimientos de contabilidad y de control internos establecidos para controlar las operaciones de la entidad respecto a las cuentas por pagar.
• Obtener informes y reportes de análisis de las cuentas por pagar, realizando comprobaciones aritméticas conciliándolas con los mayores auxiliares y con el saldo del libro mayor.
• Verificar la correcta contabilización de las cuentas por pagar en moneda extranjera, así como de las diferencias de cambio no realizadas.
• Revisar otras cuentas por pagar en base a su naturaleza e importancia y verificar su razonabilidad, documentación sustentatoria y registro adecuado.
• Obtenga información de las distintas áreas administrativas de la entidad respecto a contratos celebrados que pudieran generar pasivos no registrados.
• Relacione las cuentas por pagar con las transacciones realizadas por el área de abastecimiento respecto a pasivos existentes y con el área de personal con respecto a remuneraciones, beneficios sociales y tributos por pagar, así como algunas operaciones que se hayan realizado en fecha posterior al cierre del ejercicio.
• Concluir con el trabajo realizado y preparar la relación de conclusiones y hallazgos.

IV. CONCLUSIONES
1. Enviar las observaciones (hallazgos) a los funcionarios involucrados a efectos de recibir los descargos correspondientes, en cumplimiento del NAGU 3.60 y modificada por la Directiva N.° 259-2000-CG.

2. Evaluar los descargos recibidos a fin de determinar las observaciones definitivas que se presentarán en el informe largo.

3. Preparar un memorando que contenga las conclusiones a las que se ha llegado, y las recomendaciones del caso.

4. Aclarar todas las observaciones encontradas en las pruebas arriba indicadas, discutir con el personal apropiado, indicando nombre, cargo, fecha de discusión de las observaciones.

5. Enviar las observaciones (hallazgos) a los funcionarios involucrados a efectos de recibir los descargos correspondientes, en cumplimiento del NAGU 3.60 y modificada por la Directiva N.° 259-2000-CG.

6. Evaluar los descargos recibidos a fin de determinar las observaciones definitivas que se presentarán en el informe largo.

7. Preparar un memorando que contenga las conclusiones a las que se ha llegado, y las recomendaciones del caso.

¿De quién es la propiedad de los papeles de trabajo si un contador trabaja para una firma de contadores?

2008-10-17T10:04:00.000-07:00

Por: actualicese.com

El artículo 9 de la ley 43 de 1990 confirma que en todos los casos el contador público es el titular de los papeles de trabajo. La doctrina de la Junta Central de Contadores deja ver que las firmas de contadores no pueden tener exclusividad sobre los mismos.
Por estos días es posible que las labores de auditoría externa o de revisoría fiscal puedan ser ejercidas tanto por un contador público en forma personal como por una firma de contadores públicos.
En este último caso, la firma de contadores que sea designada para realizar las labores antes comentadas tiene a su vez que nombrar a un contador persona natural (con su respectivo suplente) para que este último sea quien termine suscribiendo los dictámenes o informes finales del trabajo realizado (ver el parágrafo 1 del artículo 2, y el artículo 4, en la ley 43 de 1990, y también el artículo 215 del Código de Comercio)
Ahora bien, cuando la labor de auditoría externa o de revisoría Fiscal es ejercida por un contador persona natural que actúa en forma independiente y que no subcontrata a ningún otro profesional, no habría discusión en cuanto a que la titularidad de los papeles de trabajo con que sustentará el desarrollo de su trabajo siempre serían de su exclusiva propiedad pues en el artículo 9 de la ley 43 de 1990 dispone lo siguiente:
“ART. 9º—De los papeles de trabajo. Mediante papeles de trabajo, el contador público dejará constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional. Tales papeles, que son propiedad exclusiva del contador público, se prepararán conforme a las normas de auditoría generalmente aceptadas.
PAR.—Los papeles de trabajo podrán ser examinados por las entidades estatales y por los funcionarios de la rama jurisdiccional en los casos previstos en las leyes. Dichos papeles están sujetos a reserva y deberán conservarse por un tiempo no inferior a cinco (5) años, contados a partir de la fecha de su elaboración.”
(el subrayado es nuestro)
La titularidad de los papeles si el trabajo fue contratado con una firma de contadores
En torno a lo anterior, cabe entonces la pregunta: ¿qué pasaría con la titularidad de esos papeles de trabajo antes mencionados si el trabajo es desarrollado por una firma de contadores que a su vez nombró a uno de sus miembros para el desarrollo formal del trabajo y para la firma final de los informes y/o dictámenes?
¿Solo la firma de contadores puede conservar tales papeles de trabajo o puede también el miembro de la firma contar con una copia de los mismos?
La respuesta a estos interrogantes es bastante importante por cuanto en la práctica lo que vemos es que en casi todas las firmas de contadores, cuando uno de sus funcionarios deja de pertenecer a la firma, no le permiten llevarse consigo una copia de los mencionados papeles de trabajo y tales papeles serían el medio principal como tal funcionario podría enfrentar individualmente en un futuro, si así lo desea, cualquier proceso en los que se pueda ver involucrado su nombre como profesional.
La Junta ya dio su opinión
Y sucede entonces que la propia Junta Central de contadores, en su Concepto 502 de agosto de 2001 nos indica que esos casos la titularidad de los papeles de trabajo es tanto de la firma de contadores como del miembro que fue nombrado por la firma. En ese concepto se dijo lo siguiente:
“Cuando el trabajo propio de la disciplina contable se desarrolle por una persona jurídica, ella procederá conforme a las normas de auditoria generalmente aceptadas y demás normas relativas al ejercicio de la actividad contable, lo que naturalmente comporta entre otros aspectos, la designación de personas idóneas y habilitadas legalmente para el ejercicio de la profesión, planeación técnica del trabajo, supervisión apropiada sobre las personas delegadas para su ejecución, realización de un estudio adecuado para evaluar el sistema de control interno existente y la elaboración de los papeles de trabajo soportes de la actividad realizada por las personas que bajo su responsabilidad, fueron asignadas para ejecutar las labores inherentes al objeto del contrato celebrado con la persona jurídica.
Surge aquí la inquietud acerca de quién es el propietario de tales documentos, respuesta que puede establecerse al analizar el artículo 9° de la ley 43 de 1990 y la Circular Externa No.033 del 14 de octubre de 1999 expedida por este Tribunal Disciplinario. En efecto, conforme a la Circular citada claramente se establece que las personas jurídicas prestadoras de los servicios relacionados con la disciplina contable, actúan a través de las personas naturales, con quienes, por lo tanto forman un todo indisoluble. La persona natural nombrada por la persona jurídica para materializar la función contratada, se considera parte integral de un todo que se forma con la persona jurídica elegida para realizar funciones propias de la ciencia contable.
Conforme a los criterios expuestos, considera este Organismo que la titularidad de los documentos soportes de la actividad desplegada, esto es, los papeles de trabajo, corresponden a la persona jurídica y a la persona natural delegada, toda vez que el Art. 9 de la Ley 43 citada establece que la propiedad de los mismos es del Contador Público que emite su juicio profesional, pero como ya se indicó ese Contador designado y la firma contratante forman un todo indisoluble en el cumplimiento de la función contratada.”
(los subrayados son nuestros)
Visto lo anterior, sería totalmente valido que los contadores que han trabajo al servicio de firmas de contadores puedan también contar con copias de los papeles de trabajo que respaldan las labores en las que ellos hayan intervenido pues tales papeles no son entonces propiedad exclusiva de la firma para la que prestaron sus servicios.

EL CONTROL DE CALIDAD Y OPORTUNIDAD DE LOS INFORMES DE AUDITORÍA

2008-10-16T18:30:00.001-07:00

Dr. JULIO V. FLORES KONJA
CPC ALBERTO MONTES FARRO, Mg. ADRIÁN A. FLORES KONJA, Lic. ANA MARÍA
GUTIÉRREZ HUBY, CPC JORGE GAVELÁN IZAGUIRRE, Ing. EFREN MICHUE SALGUEDO

1. ANTECEDENTES HISTÓRICOS DEL CONTROL DE CALIDAD

Antes de dar inicio al desarrollo de los antecedentes es interesante efectuar una descripción de lo que a nuestro concepto significa una auditoría de calidad.
Una de la definiciones clásicas de la auditoría la contempla como el "examen de unos estados financieros realizado por profesionales competentes e independientes, mediante la aplicación de procedimientos con unas normas con el objeto de emitir una opinión sobre la razonabilidad con la cual dichos estados financieros presentan la situación financiero-patrimonial a una fecha dada (balance de situación), el resultado de las operaciones de un ejercicio (estado de pérdidas y ganancias), etc., todo ello con respecto a unos principios de contabilidad generalmente aceptados".
1.1 Edad Antigua
En las antiguas civilizaciones se aprecia permanentemente la preocupación de los hombres por aplicar conceptos y prácticas bien realizadas en el desarrollo de sus actividades. Sin embargo, antes de la existencia de legisladores como Salomón, surgió la necesidad de un método, de un sistema para gobernar y administrar.
Muchos de los legisladores antiguos dieron a sus servidores de confianza la autoridad suficiente para actuar en su lugar, controlando la calidad de las decisiones emanadas que permitieran la aplicación de medidas justas.
Se han hallado documentos de la civilización Sumeria con una antigüedad de cinco mil años que evidencian prácticas de controles de calidad administrativos. Así notamos que el tema se complicaba en caso de defunción del sacerdote, había que establecer un sistema de control de controles o auditoría que calificaban la calidad de la gestión del funcionario y mediante la cual se podía asegurar la continuidad de las transaciones comerciales trasmitidas a su sucesor. Es muy probable que las necesi-dades de control que se ejercía en esta antigua civilización hayan conducido a la invención de su escritura.
En los Egipcios, la demostración más obvia de la destreza en la calidad de sus controles la observamos cuando, por ejemplo, el autor Alberto Arebalo nos narra en uno de los párrafos de su libro Contabilidad General que los monarcas en sus guerras iban acompañados de escribas, quienes tomaban nota de las cosas que componían el botín, de los campos cultivados y de su producción y de lo recogido en el camino.
El autor Reyner afirma que los escribas empezaron a llevar dos contabilidades: una muy complicada y oscura, que presentaban a sus superiores para hacerles creer que se trataba de una tarea laboriosa y complicada y mantener el monopolio de la misma, y la otra más sencilla destinada a su uso particular. Pudieron así substraer a los nuevos dominadores cantidades de productos que luego en forma amigable y secreta repartían entre ellos.
En Babilonia, el Rey Hammurabi fue el creador de un conjunto de leyes, llamado el Código de Hammurabi. En este documento se hacía notar especialmente que si el trabajo no se llevaba a cabo adecuadamente sería el supervisor de los hombres y no los hombres, quien sería castigado. Estas medidas de control demuestran una férrea búsqueda por la calidad de los controles.
Otro rey babilonio, Nabucodonosor, volvió a preocuparse seriamente por los controles. Durante su gobierno se centró en un exquisito control de la calidad de la supervisión en los talleres textiles, en donde se utilizaba el método de la coloración para controlar la entrada del hilo de lino a fabricar cada semana. El mismo tipo de sistema era provisto en los graneros donde la entrada de las tinajas se marcaba con diferentes colores cada año.
1.2 Oriente - La China
La constitución de Chow, probable-mente escrita alrededor de 1100 a.C. proporcionó descripciones específicas de trabajo para todos los servidores públicos del emperador, desde el Primer Ministro hasta el más humilde sirviente de la casa. Los trabajos, deberes y los límites que se esperan de cada persona se señalan en chino simple, de uso diario. Así cuando se mencionaban los poderes que debía manejar el Primer Ministro decía: Ocho cosas retiene el rey para ayudarlo a manejar a sus numerosos oficiales: la primera, el rango que controla su distinción; la segunda, el emolumento que controla su riqueza; la tercera, el favor que controla su fortuna; la cuarta, la estipulación que controla su conducta; la quinta, su cuidado que controla sus mercedes; la sexta, la confiscación que controla su desamparo; la séptima, la remoción que controla sus fallos y la octava, la muerte que controla sus abusos.
Otro filósofo chino importante de mencionar es Sun Tzu del cual encontramos escritos de alrededor de 500 años a. C. El Arte de Guerra es el más viejo tratado militar en el mundo y en él previno "cuando el general es débil y sin autoridad, cuando sus órdenes no son claras ni precisas; donde no hay deberes fijos asignados a hombres y oficiales; una extrema desorganización será el resultado".
Asimismo, los antiguos chinos desta-caron la importancia de controlar la selección de aquelllos hombres que desempeñarían funciones públicas. La selección científica de trabajadores por medio de exámenes fue establecida por el gobierno chino alrededor de 120 años a.C.
1.3 Era Clásica - La Administración Griega
La Era Clásica centró la atención de la historia nuevamente en el Mediterráneo durante mil años más o menos. Cuestionan-do toda clase de ideas y conocimientos, los griegos descubrieron los criterios de la investigación para la búsqueda de la calidad e introdujeron la ciencia y la educación en muchas esferas. Uno de los mecanismos que introdujeron para mediatizar el cansancio de sus trabajadores fue el ritmo musical aplicado a través de la flauta y clarinete, lo cual aplicado a los tiempos de trabajo y movimientos tipo, trabajando en armonía con la música.
A pesar de la baja clasificación en popularidad, la población de mercaderes prosperó en Grecia. La banca se estableció adecuadamente entre los clientes indivi-duales. Dentro de las paredes el templo encontramos un escrito en el cual se menciona por ejemplo: "Deje que otro dé las excusas, pero Caicus aún paga de noche en moneda extranjera a aquellos que la desean".
Veamos brevemente las ideas de tres filósofos, para mayor conocimiento del medio ambiente de los hombres de negocios griegos:
Platón.- En su legislación recomendó un conjunto de leyes y reglamentos bajo el supuesto de que la compra y la venta eran casi sinónimas de mentira y robo. De esta posición solamente se definía una conclusión, de que las leyes deberían eliminar todos los negocios.
Aristóteles.- Para su modo de ver las cosas, el interés representaba dinero que no se sabía de dónde venía (...) que no era pagado en cambio de algo. Discutió cuestiones económicas tales como el cambio, la división de la mano de obra, el dinero, el interés y la usura.
Jenofonte.- Veía la actividad comercial desde un punto de vista más realista. Veía a los negocios como la oportunidad para aumentar los tesoros del estado, y surgió para que se alentara el comercio.
1.4 La Edad Media en Venecia
La asociación y la empresa en coman-dita fueron las dos formas principales de organizar los negocios en el renacimiento italiano. La práctica italiana antigua de pagar a los agentes una participación de las ganancias abrió el camino a la costumbre de pagar un porcentaje fijo de la transacción.
Los elementos de la partida doble fueron usados en el libro mayor de los banqueros en 1340 y los libros de los comerciantes-banqueros florentinos de esa generación contuvieron algunos de los elementos.
El arsenal de Venecia en un intento por alcanzar la calidad de las operaciones llevó una cuenta estricta de monedas, materiales y hombres.
Con el surgimiento de diferentes problemas resultantes del crecimiento del Arsenal, la contabilidad fue la primera en ser reconocida y aceptada como una técnica de control en la administración de dicho negocio. De los libros de cuentas manejados, uno lo guardaba el director del Arsenal, que velaba por la caja en efectivo; y el otro era guardado por el Subjefe del cual el jefe de contadores registraba las partidas en el mayor.
1.5 Periodo de Medioevo en América del Sur.
Las tremendas distancias y la enorme proporción territorial adquirida por el Imperio Inca plantean el problema de la administración de tan vastos territorios. Surge la pregunta de quiénes tenían la responsabilidad de la marcha del gobierno, y quiénes la ejercían. Aparecen, entonces los Quipukamayoc como responsables de infinitas tareas que consistían en controlar los ingresos del Estado, el correcto almace-namiento de los bienes acumulados, la planificación de las diversas fuerzas de trabajo exigidas a los curacas para las más diversas tareas, además de saber cuánta gente podía ser levada en cada región para la formación de los ejércitos.
Según el cronista Huamán Poma de Ayala a estos funcionarios se les reclutaba de las capas bajas de la población, no teniendo referencia histórica de quipukamayocs que hayan pertenecido a la aristocracia.
Como elementos de trabajo, el quipucamayoc tenía las guillas, los nudos para registrar las cantidades y la yupana, especie de ábaco para el cálculo abreviado, habiéndose descifrado a la fecha, la forma de registrar cantidades en los quipus, mas no los significados de los colores de las cuerdas, mientras que de la yupana se desconoce su manejo.
1.6 La Auditoría en la Colonia
Durante toda la Colonia, exceptuando los años 1785 a 1790, se utilizó para el registro de la contabilidad fiscal, el modelo de contabilidad por partida simple.
El modelo que utilizaba el Libro Común de Cargos y Datas, con vigencia desde la llegada de los españoles hasta 1600 fue ampliado en 1799 durante la visita de Don José de Areche, quien dispuso que el Libro Manual se separara en dos: Libro Manual de Cargos y Libro Manual de Datas, los que tuvieron vigencia hasta 1785 y cuyo modelo reformado fue utilizado hasta el fin del Virreynato. Este modelo tuvo vigencia hasta el año 1865 en que por Ley del Congreso Peruano, se oficializó el uso e la contabilidad por partida doble.
En la época de la Colonia existió la auditoría con el nombre de "Reveer las cuentas", y fue una preocupación constante de los gobernadores españoles.
Ambos modelos de revisión de cuentas contaron con una amplia pero bien estructurada normatividad, concordante con lo establecido en los pocos libros de textos, que sobre la materia circulaban en la época de la Colonia.
1.7 Edad Moderna
Entre los más importantes eventos encontrados podemos mencionar: el crecimiento de las ciudades, la aplicación del principio de especialización, el uso extendido de la imprenta tipográfica y los principios de la revolución industrial.
Aparte de las implicaciones ya anotadas, la única función que recibió mucha atención bajo este sistema fue la de control de materiales.
La forma más común de control de calidad fue la inspección del producto por el comprador, bajo la ley del derecho común de caveat emptor, que significaba la advertencia de falta de peso, calidad o fuerza debidos.
La era industrial supuso la aparición de un nuevo concepto de "dueño", aquel cuyo único vínculo con su empresa era el capital aportado que se traducía en la distribución de un dividendo al final de cada ejercicio económico.
Su participación en la marcha diaria de las operaciones era mínima, cuando no nula, la misma había sido delegada a los administradores de la empresa. Todo ello generó la necesidad de contar con técnicos contables independientes que garantizaran la bondad de la información suministrada por los administradores y que intervinieran en las liquidaciones de las sociedades que suspendían pagos o quebraban. De esta manera surgió la profesión de "Accountant" o "auditor".
Sin embargo, como ocurre en toda profesión nueva, comenzaron a surgir intrusos que dificultaban la labor de los auténticos profesionales y ponían en tela de juicio la reputación de la profesión. El nacimiento de la profesión en el resto de los países europeos tardaría algunos años más.
Posiblemente, como consecuencia de la mayor lentitud en la instauración de la industrialización, la influencia de ésta sobre los intereses del ahorrador privado no se hizo sentir tan pronto. El único vehículo que se intentó para proteger al accionista minoritario fue el consejo de vigilancia, órgano de la propia sociedad que vigilaba la actuación de los consejos de administración y las gerencias.
1.8 Edad Contemporánea
La influencia de la legislación y de la mentalidad inglesa en Estados Unidos ha perdurado muchos años después del 4 de julio de 1776, día de su independencia. Es verdad que hasta la consolidación definitiva de la profesión tuvieron que pasar algunos años y no fue sino hasta después de la depresión de 1929 cuando empezaron a dictarse normas legales que hacían obligatoria la auditoría, lo cual no significaba que únicamente la fuerza de la ley provocara el arraigo de la profesión, pues desde las últimas décadas del siglo XIX, quizá por una costumbre iniciada con la dominación inglesa, se había venido requiriendo por un gran número de sociedades, la intervención de auditores que garantizaran la veracidad y corrección de los estados financieros. Fueron precisamente la excelente reputación y el prestigio profesional de los auditores americanos, los factores más importantes que contribuyeron a que la auditoría fuese una base fundamental en el desarrollo económico de las empresas.
Para evitar los criterios heterogéneos de las leyes de distintos estados, en el año 1916 se crea el "American Institute of Certified Public Accountant" que se encarga de expedir los certificados de contador público, previo examen de conocimientos técnicos y cumplimiento de ciertos requisitos.
En 1930, y a solicitud de la bolsa de New York, aún bajo los efectos del crack del año anterior, el Instituto designó un comité para asesorar a la Bolsa sobre problemas de contabilidad, análisis de balances y el contenido y principios que debían gobernar la preparación de los estados financieros de las empresas que se cotizarían en la Bolsa de New York.
En los años 1932 y 1933 el profesor Amsterdam publicó famosos ensayos sobre la responsabilidad del auditor que decían: "La función general del auditor en la sociedad proviene de la necesidad de ésta de contar con un examen experto e independiente".
Esta función tiene sus raíces en la confianza que la sociedad pone en la efectividad de la auditoría y en la opinión del auditor. Esta confianza es, por tanto, condición para que exista tal función, si se traiciona la confianza, la función al volverse inútil, queda destruida. El contador (auditor) está obligado a realizar su trabajo de tal manera que no traicione las expectativas que despierta en el público lego: y por el contrario, el auditor no debe crear falsas expectativas, debiendo éstas ser justificadas únicamente por el trabajo realizado.

2. NORMAS SOBRE CONTROL DE CALIDAD DE AUDITORÍA
En relación a las normas sobre control de calidad de auditoría, en los últimos años, se ha emitido normas que están vigentes y que constituyen las herramientas básicas para el desarrollo e idoneidad de los trabajos de auditoría. Entre estas tenemos las siguientes:
2.1 Las Normas Internacionales de Auditoría (NIA)
Aprobado por el Consejo de la Federación Internacional de Contadores (IFAC) en julio de 1994, en vigencia a partir del 1º de julio de 1966, emitida por el Comité Internacional de Práctica de Auditoría (IAPC). El Número de Tema y Título del Documento corresponde al 220 "Control de Calidad para el trabajo de Auditoría".
Esta norma internacional tiene el propósito de establecer normas y proporcionar lineamientos sobre el Control de Calidad, señalando políticas y procedi-mientos que una firma de auditoría deberá implementar, así como los procedimientos a seguir del trabajo delegado a auxiliares en una auditoría. El cumplimiento de esta norma implica el diseño de políticas y procedi-mientos de control de calidad que asegure que todas las auditorías son conducidas de acuerdo a Normas Internacionales de Auditoría o con Normas y prácticas nacionales relevantes.
En lo referente al sector público en algunos países, señala que el control de calidad generalmente tiene diferente significado al adoptado en esta NIA. Así, asegurar la calidad es el término aplicado a revisiones de calidad externa.
2.2 Las Normas Internacionales de Auditoría (NIA)
Emitida por el Colegio de Contadores Públicos de Lima en el año 1993. Este tema corresponde al número 240 "Control de Calidad del Trabajo de Auditoría" - NIA 7. Constituye la norma que la profesión de contador público debe utilizar para desarrollar la auditoría de los estados financieros en todos los países miembros del IFAC.
El contenido de esta norma sigue los lineamientos del IFAC, desarrollando la Introducción, Controles específicos de calidad, Controles generales de calidad y un apéndice de ejemplos de procedimientos de control general de calidad.
2.3 Las Normas de Auditoría Gubernamental de la Contraloría de EE.UU - GAO - 1994
En su última edición, correspondiente a la revisión del "Libro Amarillo" junio de 1994, la GAO, el Contralor de Estados Unidos manifiesta: "Para satisfacer las exigencias de gobiernos cada vez más responsables y a la vez, más sensibles a la relación costo-beneficios esperados, los encargados del diseño de políticas y los gerentes requieren información confiable sobre aspectos financieros y operativos. Por tanto, la seguridad que proporcionan los auditores con respecto a dicha información y a los sistemas que la producen es quizás ahora más importante que nunca. La confianza en los auditores amplía la necesidad de normar para guiar a los auditores y permitir a otros confiar en el trabajo de auditoría".
Estas normas constituyen declaraciones amplias de las responsabilidades del auditor, encontrándose en el Capítulo 3 Normas Generales, la norma Control de Calidad que señala que "Las organizaciones de auditoría que lleven a cabo auditorías deben tener un apropiado sistema de control de calidad". Esta norma mantiene los mismos lineamientos que las anteriores, sin embargo, precisa que las organizaciones que realicen auditorías de acuerdo con estas normas deben someterse, por lo menos cada tres años a una revisión externa del Control de Calidad, la que deberá ser practicada por una organización que sea independiente de ellas. Asimismo, el programa de revisión externa de control de calidad debe estar orientado a determinar
si se ha establecido un sistema interno de control de calidad que actúa con eficacia y con seguridad razonable del cumplimiento de las normas de auditoría. También señala los requisitos para una revisión externa de control de calidad.
2.4 Normas de Auditoría Gubernamental de la Contraloría General de la República del Perú
Las NAGU (Normas de Auditoría Gubernamental se aprobó mediante Resolución de Contraloría Nº 162-95 CG, en la codificación 100 Normas Generales, se identifica el Código 1.60 "Control de Calidad". Esta norma ha sido restituida según Resolución de Contraloría Nº 141-99-CG del 25 de noviembre de 1999, quedando como sigue: "Los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control y las Sociedades de Auditoría designadas que ejecutan Auditoría Gubernamental de acuerdo con estas normas, deberán establecer y mantener un adecuado sistema de control de calidad que permita ofrecer seguridad razonable, que la auditoría se ejecuta en concordancia con las Normas de Auditoría Gubernamental, el Manual de Auditoría Gubernamental y las Guías de Auditoría.
Esta norma recientemente aprobada mantiene los lineamientos de las anteriores, precisando los términos "Control de Calidad Interno" y "Control de Calidad Externo" lo cual significa un avance, especialmente, en lo referente al control de calidad externo, aplicable periódicamente a los Órganos de Auditoría Interna y de las Sociedades de Auditoría designadas.

3. LA AUDITORÍA INTERNA Y EL CONTROL DE LA CALIDAD
3.1 Control de Calidad
En ejercicio de la auditoría implica cumplir con normas profesionales y legales, y particularmente, los objetivos de trabajo previstos y llegar a conclusiones correctas, lo cual hace necesario ejercer un control de la calidad del trabajo del auditor, siendo necesario establecer medidas de control de la labor realizada a través de los socios de la sociedad, supervisores o de un comité creado expresamente para ese fín. Estas medidas constituyen un medio de autocontrol que garantice la calidad del servicio y reduzca el riesgo de error e incluso negligencia, en perjuicio del cliente y de la colectividad en general.
El control de la calidad de la auditoría tiene relación con el tamaño de la firma, si ésta es pequeña es ejercida directamente por el socio (s) sobre un reducido número de personal y pequeña cartera de clientes. En cambio, en una firma grande al haber una mayor cantidad de trabajo y contar con numeroso personal, aumenta el riesgo de incumplimiento de las normas profesionales y legales, escapándose del control de los socios y gerentes, siendo susceptible que en un determinado momento sea revelado, y como tal cuestionado el trabajo, con las implicancias negativas que generan estos hechos.
Las firmas pequeñas de auditoría ejercen una autoadhesión a normas de control de calidad; pero para las firmas grandes, se plantea que el examen del control de la calidad aplicado y expresado en sus procedimientos, papeles de trabajo e informes de auditoría, sea efectuado periódicamente por contadores públicos externos, expresamente contratados, para obtener una seguridad razonable de que la firma aplica las normas profesionales y legales que regulan la actividad de auditoría.
A nivel de cada trabajo de auditoría el control de la calidad usualmente es ejercido por quien firma el informe de auditoría, quien no sólo es responsable de su trabajo personal, sino también por la supervisión del responsable del personal subalterno y revisión del trabajo delegado, debiéndose asegurar que todos ellos laboren de acuerdo al nivel profesional que le corresponda.
3.2 Clasificación de los Controles Internos de Calidad
Enrique Fowler Newton en su obra "Auditoría Aplicada" clasifica los controles de calidad aplicable a la auditoría en dos grupos:
a) Controles generales
Está constituido por un conjunto de procedimientos que indirectamente afectan a todas las auditorías, planteado por organizaciones profesionales de dimensión internacional, tales como:
• American Institute of Certified Public Accountants (AICPA).
• International Federation of Accountants (IFAC).
• Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP).
• Quality Control Standards Committee (QCSC).
Estos controles inciden sobre las cualidades personales del auditor, políticas de aceptación y continuidad de clientes, implantación y comunicación de controles, evidencia de los controles aplicados, inspección de los papeles de auditoría e informes emitidos.
b) Controles sobre auditorías individuales
Independientemente de que se ejerce supervisión del personal y de los papeles de trabajo sobre las auditorías individuales, es recomendable que la firma auditora tenga establecido que antes de la entrega de los informes de auditoría, los papeles de trabajo sean revisados por un socio o gerente que no haya participado en la auditoría.
3.3 Características del Control en Auditoría
Es usual que los gobiernos de cada nación a través de las normas legales regulen el ejercicio de la auditoría, ejerciendo permanentemente una supervisión sobre el ejercicio profesional desarrollado, particular-mente si estas se realizan en las entidades y empresas públicas.
International Auditing Guideline, en su boletín Nº 7, menciona las características más representativas del control de calidad de los servicios de auditoría. Entre otros aspectos estas revisiones de control de calidad deben tender a asegurar que:
• Los profesionales se adhieren a los principios de integridad, objetividad, independencia y confiabilidad que regulan su conducta.
• Los profesionales son competentes en su actividad profesional.
• Los diversos trabajos fueron asignados a quienes poseen la capacidad técnica y
experiencia necesaria para ejecutar- los; y
• Existió una adecuada dirección y supervisión del trabajo realizado.
Los sistemas de control de calidad establecidos han de tener relación con la naturaleza y alcance del servicio prestado, así como el tiempo y lugar donde se presta el servicio y la relación costo/beneficio del control.
La aplicación en la labor de auditoría de un control de calidad eficiente y eficaz, genera una actitud innovadora en la dirección de la firma y en la labor de campo, repercute positivamente en el nivel del servicio brindado al cliente, evidenciando el cumplimiento de la responsabilidad asumida, y la apreciación favorable de los clientes sobre la integridad del auditor; y un espíritu positivo para alcanzar la excelencia de la calidad.
3.4 Auditoría de Calidad a las Organizaciones
El propósito de la auditoría consiste en determinar si el sistema de calidad implementado por la empresa se ajusta a las normas de calidad existente, constitu-yéndose en un parámetro de verificación y evaluación a utilizar en el desarrollo de la auditoría, lo que implica evaluar del cliente los documentos y manuales que regulan sus actividades a nivel de las diferentes secciones y departamentos, procedimientos y normas establecidos, lo que debe dar como resultado, concluir si estos son aptos para atender una necesidad específica, caso contrario, se tipificaría como que son de baja o insuficiente calidad.
Para la realización del examen se debe recolectar la evidencia necesaria, analizar los manuales, comprender los procesos en él señalados y responder a preguntas sobre el trabajo como: ¿En qué consiste?, ¿quién lo hace?, ¿dónde, cómo y cuándo se hace?, etc. En el desarrollo de esta fase es útil auxiliarse de narrativas y diagramas de flujo.
En los diferentes niveles de la organización el sentido de la calidad debe estar presente, y formar parte del compromiso del personal, debiendo, los niveles gerenciales, ejercer un liderazgo al respecto, propendiendo a mejorar los procesos a través del conocimiento de las actividades desarrolladas que no se han ajustado a los niveles de calidad, evaluando las acciones correctivas y preventivas adoptadas. El seguimiento del control, gestión y resultado de los procesos, es imprescindible para evaluar los niveles de calidad aplicados.
3.5 Replanteamiento de la Función del Auditor y el Control de Calidad
En los últimos años se está imponiendo en el ambiente profesional de la auditoría de que el rol del auditor (interno o externo), derive de ejercer el "control de los controles" y de expresar opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros, asumiendo la labor de un asesor de la dirección de la empresa en temas de calidad y riesgo, lo que implica redefinir las áreas de competencia profesional.
Lo enunciado implica desarrollar procedimientos que hagan viable que el auditor (en particular el interno) alcance sus objetivos y metas previstas, en apoyo de la gestión de la empresa, lo que hace necesario que el auditor evalúe la eficiencia operativa de la empresa, identificando las áreas "problema" de la organización, adoptando medidas que mejoren la gestión, poniéndolas al nivel de un mercado muy competitivo.
Si ejercer el control de la calidad de las labores "rutinarias" del auditor implica desarrollar y aplicar una metodología a evaluar la eficiencia y eficacia de su función, sobre el cual todavía no hay consenso en el medio profesional, el asunto se complica ante el replanteamiento de las funciones del auditor, de que ya no sea únicamente "espectador", sino también "actor", que sienta el beneplácito y la angustia de codirigir a la empresa. Pero se mantiene la interrogante: ¿Cómo ejercer el control de la calidad?; la respuesta corresponde en la medida en que la dirección hubiera alcanzado sus objetivos y metas.

4. SITUACIÓN Y PROYECCIÓN DEL CONTROL DE CALIDAD Y OPORTUNIDAD DE LOS INFORMES DE AUDITORÍA
4.1 Situación y Proyección
En la actualidad, principalmente a nivel internacional, se manifiesta la necesidad de acentuar la confiabilidad en los informes de audtoría que se emiten, sobre todo en las grandes firmas, por los comentarios nega-tivos de los organismos internacionales de crédito, que señalan que las auditorías no revelaron en su oportunidad situaciones que han dado lugar a estado de crisis financieras empresariales en algunos países y que han comprometido a otros a nivel mundial. Ante esta situación el tratamiento tradicional está en proceso de cambio, cuya proyección mejora el control de la calidad de los informes de auditoría, para lo cual la especialidad de auditoría debe replantear controles que sean de carácter obligatorio a la profesión, a nivel mundial. Corresponde a la IFAC continuar con el liderazgo en este campo de la actividad de la especialidad de auditoría.
4.2 Controles de Calidad de Auditoría
De acuerdo a las experiencias y normatividad vigentes, principalmente en la Contraloría de EE.UU.- GAO y de las grandes firmas de auditoría, y en función de la oportunidad se clasifica como sigue:
a) Control de calidad interna de la Auditoría.
Corresponde a las organizaciones responsables de efectuar la auditoría diseñar un apropiado sistema de control interno que asegure las políticas y procedimientos a seguir en los trabajos delegados al personal de auditoría. En tal sentido, el control de calidad abarca todo el proceso de desarrollo de la auditoría en estricto cumplimiento de las normas de planificación ejecución y emisión del informe, destacando en este proceso la supervisión sobre el trabajo delegado y al culminarlo, se ejecuta el control por los niveles superiores, socios y/o gerentes que confirmen que las políticas y procedimientos establecidos sobre el control de calidad se han aplicado satisfacto-riamente, lo cual implica asegurar la calidad de los informes que emite la organización.
Este control es el más generalizado, cumplíéndose con mayor énfasis en las grandes organizaciones de auditoría, en la que participan diversos niveles, en tanto que en las medianas y pequeñas firmas de auditoría el control de la calidad del trabajo de auditoría se efectua básicamente a través de la supervisión.
b) Control de calidad externo de Auditoría.
Comprende a las organizaciones responsables de efectuar la auditoría diseñar un apropiado sistema de control externo que asegure el cumplimiento de las políticas y procedimientos de los programas de revisión externa del control de calidad por personal idóneo e independiente de la organización la misma que debe efectuarse periódicamente, así la Contraloría de Estados Unidos - GAO ha establecido que por lo menos cada tres años se efectúe una revisión externa del control de calidad y en el caso de las grandes firmas de auditoría la periodicidad es variable.
4.3 Control de Calidad y Costo de la Auditoría
El control de la calidad de la auditoría, en su mayor parte se ve afectada por los costos, en las actuales circunstancias de mercados de amplia competencia se considera que cumplir con todos los procedimientos y normatividad constituye una desventaja; así en la práctica para el cumplimiento del servicio se adopta el menor costo posible, minimizando los errores y gastos innecesarios, de tal suerte que las labores deben hacerse bien, desde su inicio. Un sistema de control de la calidad de la auditoría basado en la supervisión, bien llevado y exigente puede reducir los costos en esta parte, y reservar gastos para un posterior control de calidad externa de auditoría realizada por una firma totalmente independiente.

CONCLUSIONES
1.- Obtener mayor información internacional sobre los avances logrados en el Control de Calidad de la Auditoría, en lo referente al Control de Calidad Externa efectuado por Auditores independientes, así como mejorar los Controles de Calidad Interna efectuada por las firmas de auditoría u Órganos de Control Gubernamental, en ambos casos proyectados a sus campos de competencia.
2.- La labor especializada de Auditoría para mantener credibilidad y aceptación general en la colectividad debe asegurar que los auditores actúen con honestidad, labor que corresponde incentivarse desde las aulas universitarias a los futuros profesionales en el estricto cumplimiento de sus obligaciones y con el respaldo de una permanente capacitación.

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Generalidades sobre auditoría

2008-10-16T18:29:00.001-07:00

Auditoría, en su acepción más amplia, significa verificar que la información financiera, operacional y administrativa que se presenta es confiable, veraz y oportuna. Es revisar que los hechos, fenómenos y operaciones se den en la forma como fueron planeados; que las políticas y lineamientos establecidos han sido observados y respetados; que se cumple con obligaciones fiscales, jurídicas y reglamentarias en general. Es evaluar la forma como se administra y opera tendiendo al máximo de aprovechamiento de los recursos. Tal vez una de las formas más claras para entender y comprender el concepto universal de auditoría sea a través del proceso de evolución de esta rama o especialidad de las ciencias sociales. A continuación una narrativa sinóptica del
DEVENIR HISTORICO DE LA AUDITORIA
AUDITORIA FISCAL
La auditoría, en su forma más primitiva y simple, surge cuando un pueblo o núcleo social sojuzga o domina a otro, bien sea a través de la política, la religión, la economía, las ciencias, o por la fuerza. Así, el pueblo o comunidad Hacia finales de ese siglo toma posesión formal la Revolución Industrial. Aparecen en consecuencia nuevas formas de organización fabril y comercial. Nace el concepto de Capitalismo. Surgen las teorías económicas de Ubre Comercio de Adan Smith y David Ricardo.
Obviamente que tales desarrollos tuvieron que impactar en la contabilidad. Se perfeccionan y modernizan los procesos de contabilidad comercial y nacen nuevas corrientes en materia de contabilidad de costos. El advenimiento del capitalismo ocasiona las concentraciones de capital. Tienden a desaparecer los pequeños talleres y fábricas familiares. Surgen por consecuencia las sociedades comerciales e industriales que, a su vez, se agrupan en Pools, Trusts y Holdings cada vez más ávidas de inversionistas particulares para allegarse de recursos que apoyen su crecimiento y expansión. Este fenómeno se da hacia las últimas décadas del siglo XIX tanto en Europa como en los Estados Unidos de Norteamérica.
Comienzan a surgir en esa época tibias disposiciones y regulaciones gubernamentales que solicitaban (no exigían) que los estados financieros de las empresas que tenían acciones colocadas entre el gran público inversionista fueran revisados por contadores públicos independientes. El gran pero es que en ese entonces no habían aparecido lo que hoy se conoce como Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados; dando lugar a que cada quien contabilizara como quisiera, como pudiera, o como le conviniera. Tampoco existía lo hoy conocido como Normas y Procedimientos de Auditoria, también generalmente aceptados; y los auditores revisaban como querían o como podían y, las más de las veces, sus informes eran presentados a capricho y conveniencia de los dueños y administradores de las empresas emisoras de acciones; quienes a su vez los entregaban o mostraban a las autoridades y a los pequeños inversionistas cuando querían.
Todo lo anterior dio origen a una cadena de fraudes y engaños que, en combinación con pérdidas de mercados y problemas económicos, provocaron la caída de la Bolsa de Valores de Nueva York en octubre de 1929.
La solución para evitar volviera a repetirse otro fenómeno como el referido, tuvo lugar en el año de 1933 cuando el entonces presidente norteamericano Franklin Delano Roosevelt emitió la Securities Act of 1933 (SA, Ley de Valores de 1933) complementada y ampliada con la Securities Exchange Act of 1934 (SEA, Ley Sobre el Intercambio de Valores de 1934) las cuales, entre otras disposiciones, obligan a que todas las empresas emisoras que tienen coloca-das acciones entre el gran público inversionista registren sus operaciones sobre bases y criterios contables homogéneos, consistentes y generalmente aceptados por el núcleo social en el que convergen y por los contadores públicos. Y, de igual manera, que los estados financieros que se generen sean revisados y examinados anualmente por contadores públicos independientes con base en normas y procedimientos de auditoría que sean de aceptación general por la comunidad contable.
Y para vigilar que sedé cumplimiento a tales disposiciones, la misma SEA incluye la creación de la Securities and Exchange Commissión (SEC, Comisión para la Vigilancia del Intercambio de Valores). Ante la ausencia de una doctrina contable formal, homogénea y de aplicación general, y la falta de pronunciamientos para la práctica estandarizada de la auditoría de estados financieros, la SEC convocó a contadores, investigadores, académicos y a las dos grandes organizaciones de contadores públicos de la época, la American Accounting Association (AAA, Asociación Americana de Contabilidad) y el American Institute of Accountants (AIA, Instituto Americano de Contadores) para que recogieran los estudios e investigaciones sobre la materia que habían comenzado a aparecer desde principios del presente siglo; los más a título personal.
Es así como la AAA en junio de 1936 publicó un documento denominado A Tentative Statement of Accounting Principies (una Declaración Tentativa de Principios de Contabilidad). Por su parte, la AIA, en el mismo año, publica su Examination of Financíal Statements (Examen de Estados Financieros) que fue de inmediato aceptado por la SEC quien dispuso que su uso fuera obligatorio por los auditores externos. Pero dos organizaciones de contadores no podían emitir pronunciamientos cada una por su lado en las mismas materias -contabilidad y auditoría que llegaron a ser, inclusive, discrepantes y contradictorias entre una y otra. Además, por su parte, a la SEC no le era dable permitir confrontaciones de esta naturaleza. La solución se dio en el año de 1938 cuando se fusionaron ambos organismos dando nacimiento al American Institute of Certified Public Accountants (AICPA, Instituto Americano de Contadores Públicos) mismo que prevalece hasta la fecha.
El AICPA, en el mismo año de su constitución, crea el Accounting Principies Board (Comité de Principios de Contabilidad) quien promulga en el año de 1939 sus Accounting Research Bulletins (Boletines de Investigación Contable) que vinieron a constituir los primeros pronunciamientos formales del AICPA en materia de Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados como se conocen hoy en día.
Por lo que hace a pronunciamientos en materia de Normas y Procedimientos de Auditoría, el AICPA recoge el Examination of Financial Statements previamente elaborado por la AIA que se hace de uso obligatorio para quienes ejercen la contaduría pública independiente (auditores externos de estados financieros). Social avasallado tiene que pagar un tributo al que lo domina o gobierna; tributo hoy conocido como impuesto. El pueblo o grupo dominante requiere que los tributos que impuso le sean pagados correctamente y en tiempo; y para cerciorarse del debido cumplimiento de ello comienza a crear cuerpos de revisores que se encargan de esa “fiscalización”. Son los albores primigenios de la auditoría, actualmente identificada como
Auditoría Fiscal.
Como ejemplo de ello en México se tiene el caso del pueblo azteca, belicoso por naturaleza, que por la fuerza dominó a muchos otros pueblos o tribus, llegando a expandir su dominio hasta centroamérica. Los aztecas se mantenían de tributos que les eran entregados por sus dominados; y los registros de la historia señalan los “procedimientos” que aplicaban cuando un pueblo bajo su férula no cumplía con sus tributos; incumplimientos que eran detectados y reportados por sus calpixque (una especie de recaudadores-auditores). Esta sojuzgación y tiranía excesiva provocó las alianzas que se dieron de muchos pueblos indígenas con Hernán Cortés y sus poco más de 300 coterráneos para lograr la Conquista de México.
Ya durante la denominada época de la Colonia, el sojuzgamiento se dio a través de la religión apoyada por la fuerza. Los grandes hacendados y grupos económicos tenían que pagar su diezmo al Virrey-Iglesia, y quien no lo hacía, con base en reportes de auditores, eran pasados ante el Tribunal del Santo Oficio o Santa Inquisición (¿qué habrá tenido de “Santa”?) cuyos “procedimientos” para que se pagara el diezmo y no se volviera a incurrir en evasión, no les pedían nada a los aplicados por los aztecas. El dominio del clero era absoluto, y la acumulación de riqueza fue impresionante; dominio que acabó con las llamadas Leyes de Reforma promulgadas por don Benito Juárez. Nótese en los dos párrafos anteriores la gran participación e influencia que tuvieron personas con investidura de auditores en la historia de México.
AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS
A mediados del siglo XVIII se dio en Inglaterra un fenómeno que vino a transformar a la humanidad. En 1733 se inventa la lanzadera volante, artefacto éste que revoluciona el proceso de manufactura textil. En 1767 aparecen las primeras máquinas hiladoras y de tejido que son accionadas por energía hidráulica. Es el nacimiento de la Revolución Industrial; es la sustitución de los procesos manuales de fabricación por la máquina. En 1783-1784 se descubre un nuevo método para descarburar el hierro logrando que su industrialización se abarate y comience a utilizarse de manera masiva. Es el nacimiento de la industria siderúrgica, lo que permite al maquinismo una extraordinaria expansión. Por esos mismos años se inventa la máquina de vapor, lo que propicia que la naciente industria no sólo se dé en los márgenes de los ríos merced a la energía hidráulica que proporciona.
Haciendo una reflexión sobre lo hasta aquí tratado en el devenir histórico de la auditoría de estados financieros, se puede concluir que la contabilidad y la auditoría de estados financieros modernos nacen en el año de 1934 con un acto de ley al promulgarse la Securities Exchange Act of 1934 en los Estados Unidos de Norteamérica, que obliga al uso de los ahora llamados Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y las Normas y Procedimientos de Auditoría también generalmente aceptados. Además de la creación de la SEC que vigila, desde entonces, su estricta aplicación y cumplimiento. No obstante que los pronunciamientos formales en la materia se hayan dado cinco años más tarde.l
AUDITORIA INTERNA
La auditoría interna nace durante la época de consolidación de la Revolución Industrial cuando los pequeños talleres y empresas comerciales de origen familiar comienzan a crecer y se fusionan con otros, hasta derivar en las grandes concentraciones de capital que adoptaron las formas de Pools, Trusts y Holdings. Es obvio que los dueños y administradores de esos nuevos tipos de organización hubieron de delegar en estructuras administrativas las tareas que de origen ellos vigilaban y cuidaban en su totalidad. Ahora ya el manejo de los recursos quedaba en manos de terceros que, aun cuando fueren sus subordinados, no dejaban de causarles inquietud en cuanto a la honradez y eficiencia con que estaban siendo utilizados, en especial los monetarios. Y una forma que encontraron los referidos para ejercer vigilancia y control sobre dichos recursos fue acudiendo a personal de su confianza que cuidaba y vigilaba por el buen uso y destino de ellos. Esas personas de confianza comenzaron a ser identificados como auditores internos.
Así, los nacientes auditores internos se ocuparon fundamentalmente de detectar eventuales malos manejos en el uso del dinero y del demás patrimonio de la organización a través de la práctica de arqueos, tomas de inventarios, y vigilancia de procesos de captación de ingresos y soportes fehacientes de los egresos. Dichos procedimientos y filosofía de actuación se extendieron hasta la tercera década del presente siglo.
Iniciaba el año de 1941 cuando un contador público de nombre Victor Z. Brink concluía con su trabajo de tesis doctoral denominado Infernal Auditing, base para la sustentación de su examen de grado en la Universidad de Columbia en los Estados Unidos de Norteamérica. Esa tesis viene a revolucionar la concepción tradicional que hasta esa fecha se tenía con respecto a esta disciplina o especialidad del contador público: la auditoría interna.
La nueva corriente del señor Brink infiere que los auditores internos cubran lo que tradicionalmente venían realizando (según lo anotado en párrafos precedentes) pero sobre una base más ordenada y programada en cuanto a sus intervenciones; ampliándose hacia la revisión de las cifras y datos que aparecen en los estados financieros, revisar el control interno y presentar recomendaciones a la administración sobre medidas tendentes a reforzar el control interno en la organización. Toda una perspectiva profesional de la auditoría interna.
El trabajo de Victor Z. Brink adoptó la forma de libro, naciendo la primera edición de Internal Auditing en el mismo 1941. Continúa su evolución hacia 1958 en que se imprime la segunda edición, en 1973 la tercera que aparece bajo el nombre de Modern Internal Auditing, An Operational Approach; y en 1982 la cuarta y última denominada Modern Internal Auditing, Appraisíng Operations and Controls.2 Es válido señalar la participación de los señores james A. Cashin y Herbert Witt (en plan coautoral) en la obra de Victor Z.
Brink, considerada por los estudiosos de la auditoría interna como la mejor que se ha escrito en la historia universal. Pero la obra intelectual de Z. Brink no quedó ahí: En el mismo año de 1941 el referido, en compañía de 10 profesionales más de la auditoría interna, constituyen The Institute of Internal Auditors, organización que aún prevalece y que agrupa en la actualidad a más de 50,000 miembros representados en poco más de 100 países, Instituto respetado mundialmente como la máxima autoridad mundial en materia de auditoría interna. El 3 de julio de 1984 se constituye en México el Instituto Mexicano de Auditores Internos, mismo que se afilia de inmediato a The Institute of Internal Auditors.
AUDITORIA OPERACIONAL
El primer antecedente formal sobre el origen de la auditoría operacional se remonta al año de 1945, cuando en ocasión de la Conferencia Anual de The Institute of Infernal Auditors se incluye, para discusión en panel, el tema Scope of Internal Auditing of Technical Operations (Alcance de la Auditoría Interna en Operaciones Técnicas). En el año de 1948, Arthur H. Kent, auditor interno de la Standard Oil Company of California, escribe un artículo denominado Audits of Operations (Auditorías de Operaciones).
En 1945 Frederic E. Mints, auditor interno de la Lockheed Aircraft Corporation, comienza a utilizar de manera formal en sus trabajos y reportes el término Operational Auditing (Auditoría Operacional) como se conoce hasta la fecha, causando gran revuelo entre la comunidad por lo novedoso del nombre a esta naciente disciplina. Y ya el primer pronunciamiento o referencia formal sobre la auditoría operacional lo da The Institute of Internal Auditors al incluir, en 1956, en su libro Bibliography of Infernal Auditing, un capítulo (dentro de diez) denominado Operations Audits (Operaciones Auditables).
A partir de entonces comienza a generarse una gran inquietud dentro de los profesionales de la auditoría interna en los Estados Unidos de Norteamérica por adentrarse en esta nueva rama de especialización. Dichas inquietudes derivaron en encomendar The Institute of Internal -Auditors a su Director de Investigación y Educación, Bradford Cadmus, se avocará a investigar y presentar una propuesta formal sobre la auditoría operacional.
El trabajo de Bradford Cadmus que provocó fuera considerado como el padre de la auditoría operacional- derivó en su libro denominado Operational Auditing Handbook (Manual de Auditoría Operacional) que fue publicado en el año de 1964 por The Institute of Interna! Auditors. El Manual de Auditoría Operacional de Cadmus presenta en su primer capítulo la naturaleza y filosofía de la auditoría operacional como un análisis constructivo que debe llevar a cabo el auditor interno para coadyuvar en la mejora de las operaciones tendiendo a obtener mayor rentabilidad de ellas. Los siguientes siete capítulos se refieren a igual número de funciones, proporcionando un antecedente e información general sobre los objetivos de cada una de las mismas, su problemática, los controles que requieren y programas para auditarlas. Dichas funciones son: compras; tráfico y transportación; desperdicios, recuperaciones y material obsoleto; operaciones de recepción; inmuebles, maquinaria y equipo; publicidad y promoción de ventas; y programas de seguros. Concluye el libro sobre la perspectiva que avizoraba su autor sobre el futuro de la auditoría operacional.
La naturaleza y filosofía de la auditoría operacional, Cadmus la describe en las siguientes citas (las más representativas):
1. Cuando un auditor revisa los registros de ingresos, está haciendo auditoría interna. Cuando observa cómo se trata a un cliente está actuando como auditor operacional.
2. El auditor operacional debe asumir que es el dueño del negocio, que le pertenece. Antes que recomiende un cambio, que critique una operación, debe preguntarse a sí mismo qué haría si fuera el dueño.
3. El auditor operacional debe cuestionarse ¿Cómo revisaría el dueño su negocio si tuviera tiempo para hacerlo?
4. La auditoría operacional debe considerarse como un estado de actitud, a manera de análisis, enfoque y raciocinio.
5. La auditoría operacional infiere familiarizarse con las operaciones y sus problemas, siguiendo con el análisis y evaluación de los controles para asegurarse que son los adecuados en aras de proteger a la organización.
Fue tal el impacto de la naciente corriente técnica propuesta por Bradford Cadmus, que provocó que el mismo Victor Z. Brink impulsor de la auditoría interna moderna modificara y ampliara sus posturas al aceptar la auditoría operacional en la tercera y cuarta edición de su libro Modern Infernal Auditing (Auditoría Interna Moderna) adicionándole al titulo las frases An Operational Approach (Un Enfoque Operacional) y Appresing Operations and Controls (Evaluación de Operaciones y Controles) a cada edición en ese orden. Por supuesto que The Institue of Interna! Auditors, por su parte, también cambió y adaptó sus pronunciamientos para darle entrada esta nueva técnica.
La auditoría operacional entra a México en la década de los setentas, se divulga y amplía su aceptación en los ochentas, y llega a su plena consolidación y madurez en la presente década.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
El maestro Joaquín Rodríguez Valencia señalas El padre de la administración, Henry Fayol, mencionó en una entrevista (que le hizo la Cronique Social de Franca) en 1925, que “el mejor método para examinar una organización y determinar las mejoras necesarias, es estudiar. el mecanismo administrativo para determinar si la planeación, la organización, el mando, la coordinación y el control están siendo atendidos”, o seá, si la empresa está bien administrada.
El doctor James Mckinsey en los años de 1935 a 1940 llegó a la conclusión de que la empresa debe periódicamente hacer una auditoría, que consistiría en una evaluación de la empresa en todos sus aspectos, a la vista de un medio ambiente empresarial… En México, un antecedente sobre la auditoría administrativa lo tenemos en el libro “El Análisis Factorial” guía para estudios de economía industrial elaborado por Nathan Grabinsky y Alfred W. Klein, publicado por el Departamer, 3 de Investigaciones Industriales del Banco de México, S.A., en 1959″.
Y se llega al año de 1961 cuando un ingeniero, asesor en administración de nombre William P. Leonard recoge todas las corrientes en materia de auditoría administrativa, más las suyas propias, y conforma un libro denominado The Magnament Audit (La Auditoría Administrativa) que es editado en 1962 en los Estados Unidos de Norteamérica. Es a partir de ese año en que los estudiosos e investigadores de esta rama de especialización de la auditoría consideran como el del nacimiento formal y estructurado de la auditoría administrativa
La filosofía impresa por Leonard se centra en que las estructuras administrativas siempre habrán de estar en alerta permanente para percibir los cambios que se dan en los negocios, la economía, las políticas y disposiciones gubernamentales, y en la sociedad en general, para adecuar la administración a ellos. Impacto que se captará por medio de un ordenado y riguroso proceso de devaluación que incluye la medición de la calidad de las decisiones, denominado auditoria administrativa.
La obra de Leonard abarca un repaso a los elementos básicos de la administración (planeación, organización, coordinación, dirección y control); evaluación de los métodos y eficiencia administrativa y ejecutiva; conceptos fundamentales de la auditoría administrativa; preparación, iniciación recopilación, análisis e interpretación de información; y preparación, presentación y seguimiento del informe de auditoría administrativa.
AUDITORIA INTEGRAL
Iniciaba el mes de noviembre de 1977 cuando el que esto escribe tomaba posesión como director de auditoría interna en una importante organización. La primera instrucción fue auditar la entidad “X”. En compañía de un grupo de auditores nos presentamos ante el responsable de dicha entidad solicitándole nos proporcionara un ejemplar de sus últimos estados financieros (a efecto de hacer una revisión al manejo de sus finanzas); los tenía con cuatro meses de retraso y dicha información era en extremo deficiente. Se solicitó, en seguida, un organigrama de la entidad y un ejemplar de su manual de organización y documentación sobre las principales políticas administrativas (el enfoque, ahora, era llevar a cabo una evaluación administrativa); el organigrama tenía más de un año de haber sido actualizado, y los manuales de organización y de políticas simplemente no se contaba con ellos. Por último se le requirió al entrevistado que facilitara a los auditores un manual o recopilación de procedimientos operativos en vigor (para intentar realizar una auditoría operacional); tampoco los tenía instrumentados. En resumen, la entidad era un gran caos que se podía auditar por todos lados. Pero la intervención habría de hacerse con orden.
Ante tal situación decidí que el trabajo se iniciaría haciendo un estudio general o identificación con la entidad a auditar, pasando, en seguida, a hacer un análisis de cada una de las unidades administrativas que la conformaban aplicando, para dichos propósitos, técnicas de análisis de sistemas. El estudio general o identificación consistió en conocer sus datos generales, datos comerciales, su organización, datos de volúmenes, datos financieros y datos contables. En análisis incluyó el conocer, por unidad administrativa, su organigrama detallado; una descripción de puestos y/o actividades principales; los costos de personal correlacionados con sus cargas de trabajo; y análisis específico de los procedimientos de operación, las formas de papelería en uso, los archivo y el sistema de información vigente. Una vez concluida esa primera etapa apreciamos que la información recopilada era en extremo valiosa; valla pues la pena aprovecharla al máximo. Y así, se inicio la auditoría con tres enfoques: administrativo, operacional y financiero; y el informe correspondiente se refirió a los mismos tres ámbitos de intervención Estaba naciendo, ni más ni menos, la auditoría integral.
Dicha corriente técnica empecé a transmitirla a otros colegas y a difundirla a nivel académico, siempre con magnífica aceptación. Integré material de apoyo, mismo que fui documentando en forma de notas y apuntes hasta que decidí darle forma de libro, mismo que apareció en el año de 1979 bajo el nombre de Auditoria Interna Integral editado por Ediciones Contables y Administrativas, S.A.
Auditoría Interna Integral tuvo una magnífica aceptación de mercado merced a lo novedoso del tema, la filosofía técnica implícita, y a ser el primero que trataba de manera abierta y formal el tema de la auditoría integral. Hacia 1986 el libro de referencia había alcanzado su tercera edición, cuando decidí integrar su contenido al de “Conoce las Auditorías”,8 mismo que se descontinuó en 1995, para retomarse nuevamente el tema en el libro “Auditoría IV Santillana, Auditoría Interna Integral” editado en 1996 por Ediciones Contables, Administrativas y Fiscales, S.A. de C.V.
AUDITORIA GUBERNAMENTAL
La auditoría gubernamental es tan antigua como antiguas han sido las culturas y civilizaciones donde los soberanos y jefes de estado se hacían de personal de confianza que les informaran cuál era el comportamiento de sus subordinados, en especial en materia de recaudación de tributos y en el manejo de los caudales. Así se tiene, por ejemplo, como un antecedente formal de la auditoría gubernamental, que en el año de 1453 las cortes españolas crean el Tribunal Mayor de Cuentas que tenía como función específica la fiscalización de las cuentas de la Hacienda Real, y que años más adelante sirvió para vigilar que los conquistadores cubrieran el tributo del quinto real, o sea, el 20% de las ganancias que obtenían en oro, piedras preciosas y objetos valiosos obtenidos en las empresas de conquista que eran financiadas por la Corte quien, a su vez, nombraba a un contador para cuantificar ese tributo y un veedor (llámese ahora auditor gubernamental) que supervisaba todo el proceso. En el año de 1524 se crea en México el Tribunal Mayor de Cuentas de la Nueva España que tuvo como objetivo inicial la revisión de tributos que habría que pagar Hernán Cortés bajo el procedimiento referido.
Y siguiendo con el caso de México en materia de auditoría gubernamental, se tiene que el Tribunal Mayor de Cuentas de la Nueva España subsiste hasta el año de 1824 en el que se expide la primera Constitución Federativa de los Estados Unidos Mexicanos que establece como Facultad del Congreso General el tomar anualmente las cuentas al Gobierno Federal. Con este antecedente, el 16 de noviembre de 1824 se expide el decreto Arreglo de la Administración de la Hacienda Pública, documento por el cual se suprime el Tribunal Mayor de Cuentas de la Nueva España y da paso a lo que actualmente se conoce como Contaduría Mayor de Hacienda, órgano técnico dependiente de la Cámara de Diputados, con funciones para examinar y glosar las cuentas de la hacienda y del crédito público federales.
Las entidades federativas, o sea, los estados que conforman la República Mexicana, por su parte, crean órganos técnicos dependientes de sus legislaturas locales en forma similar al ámbito federal y con igual tipo de funciones, mismas que se extienden hacia los municipios, además de la propia hacienda estatal.
La consolidación de la Contaduría Mayor de Hacienda en esa primera etapa, se vino a dar con la Constitución Federal de los Estados Unidos Mexicanos de 1857. Diez años más tarde, el Poder Ejecutivo expide la primera reglamentación en relación con la “Administración y Contabilidad en los Caudales del Gobierno”; sentándose con ello las bases para la realización de una función de mayor envergadura.
Esta función, que subsiste durante la vigencia de la Constitución del 57, se caracteriza por ser ajena al Ejecutivo Federal, o sea, externa; y porque la Contaduría Mayor de Hacienda empieza a participar, mediante sugerencias al Ministerio de Hacienda, en el proceso de corrección de deficiencias e irregularidades en el manejo de los recursos públicos. Con la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos de 1917 que actualmente nos rige, se ratifica la existencia de la Contaduría Mayor de Hacienda como órgano técnico del Poder Legislativo.
La misma Constitución de 1917 crea el Departamento de Contraloría cuyo objetivo era ejercer el control de los egresos públicos, la glosa de cuentas del manejo de fondos, bienes y valores, y la constitución de responsabilidades; todo ello como fase previa a la rendición de cuentas al Poder Legislativo. Con posterioridad, en 1932, se suprime este Departamento, dejando sus funciones en materia de fiscalización en manos de la Tesorería de la Federación, para pasar a dispersarse años más tarde en diferentes Secretarías de Estado.
Y así se llega al 30 de abril de 1981 cuando la entonces Secretaría de Programación y Presupuesto del Gobierno Federal Mexicano emite un documento denominado “Manual de Auditoría Gubernamental” que viene a ser un notable avance en la materia, aplicable por esa Secretaría en las auditorías internas gubernamentales que practicaba en las diversas instancias que con-formaban la administración del Poder Ejecutivo Federal.
Al asumir, en el año 1981, la presidencia de la República el Lic. Miguel de la Madrid Hurtado, una de sus primeras acciones de gobierno fue el concentrar toda la dispersión fiscalizadora y de auditoría (hacia el interior de la administración pública) en una sola instancia de revisión y control, dando lugar al nacimiento de la Secretaría de la Contraloría General de la Federación. Las entidades federativas, por su parte, manejaron esquemas similares a los instaurados por el gobierno federal.
Sobre lo comentado en relación a este tema, se puede concluir que la auditoría gubernamental se da en la función de vigilancia y fiscalización que ejercen en forma externa la Contaduría Mayor de Hacienda y las Contadurías Mayores o de Glosa locales en sus respectivos ámbitos o jurisdicción. Y la que se practica hacia el interior de sus propias administraciones por parte de órganos de control (llámese contralorías) federal, estatal o municipal.

Antecedentes Históricos de la Auditoría vinculada a a la Calidad

2008-10-16T17:33:00.000-07:00

Autor y licencia de 'Fundamentos teóricos de la auditoría vinculados a la calidad - Antecedentes Históricos de la Auditoría'

Adelkys Rosa Sánchez Gómez

La Auditoría en su concepción moderna nació en Inglaterra o al menos en ese país se encuentra el primer antecedente. La fecha exacta se desconoce, pero se han hallado datos y documentos que permiten asegurar que a fines del siglo XIII y principios del siglo XIV ya se auditaban las operaciones de algunas actividades privadas y las gestiones de algunos funcionarios públicos que tenían a su cargo los fondos del Estado.

La Auditoría existe desde tiempos inmemoriales, prácticamente desde que un propietario entregó la administración de sus bienes a otra persona, lo que hacía que la Auditoría primitiva fuera en esencia un control contra el desfalco y el incumplimiento de las normas establecidas por el propietario, el Estado u otros.

Como elemento de análisis, control financiero y operacional la Auditoría surge como consecuencia del desarrollo producido por la Revolución Industrial del siglo XIX. En efecto, la primera asociación de auditores se crea en Venecia en el año 1851 y posteriormente en ese mismo siglo se produjeron eventos que propiciaron el desarrollo de la profesión, así en 1862 se reconoció en Inglaterra la auditoría como profesión independiente. En 1867 se aprobó en Francia la Ley de Sociedades que reconocía al Comisario de Cuentas o auditor. En 1879 en Inglaterra se estableció la obligación de realizar Auditorías independientes a los bancos. En 1880 se legalizó en Inglaterra el título de Charretera Accountants o Contadores Autorizados o Certificados. En 1882 se incluyó en Italia en el Código de Comercio la función de los auditores y en 1896 el Estado de New York había designado como Contadores Públicos Certificados, a aquellas personas que habían cumplido las regulaciones estatales en cuanto a la educación, entrenamiento y experiencia adecuados para ejecutar las funciones del auditor.

Debido al mayor desarrollo de la auditoría en Inglaterra, a fines del siglo XIX e inicios del siglo XX se trasladaron hacia los Estados Unidos de Norte América muchos auditores ingleses que venían a auditar y revisar los diferentes intereses en este país de las compañías inglesas, dando así lugar al desarrollo de la profesión en Norte América, creándose en los primeros años de ese siglo el American Institute of Accountants (Instituto Americano de Contadores).

Es conveniente considerar que la contabilidad y la Auditoría que se realizaban en el siglo XIX y a principios del siglo XX no estaban sujetas a Normas de Auditoría o Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, por lo que la dificultad para ejecutarlos e interpretarlos generó en el primer cuarto del siglo XX una tendencia hacia la unificación o estandarización de los procedimientos contables y de auditoría, un ejemplo de esta aspiración son los folletos mencionados anteriormente que emitió el Instituto Americano de Contadores, así como el Sistema Uniforme de Contabilidad Hotelera emitido por la Asociación Hotelera del Estado de New York.

En 1917 el ya creado Instituto Americano de Contadores preparó a solicitud de la Comisión Federal de Comercio de USA un "Memorandum sobre las auditorías de Balance General" que fue aprobado por la Comisión, publicado en el Boletín de la Reserva Federal y distribuido en forma de folleto a los intereses bancarios y de negocios y a los contadores de ese país bajo el nombre de: "Contabilidad Uniforme, Propuesta presentada por el Comité de la Reserva Federal". Este folleto fue reeditado en 1918 bajo un nuevo título, "Métodos Aprobados para la Preparación de Estados de Balance General", indicando tal vez el cambio de nombre a una realización del enfoque utópico de la "contabilidad uniforme".

En 1929, el folleto fue revisado a la luz de la experiencia de la década transcurrida. En adición a un cambio del título, (que se convirtió en "Verificación de Estados Financieros" como evidencia de la creciente toma de conciencia acerca de la importancia del Estado de Resultado), la revisión contenía la significativa declaración de que "la responsabilidad por la extensión del trabajo requerido debe ser asumida por el auditor".

En 1936, el Instituto como vocero de una profesión que ya en esa fecha estaba bien establecida, revisó los folletos previos y emitió de forma independiente bajo su propia responsabilidad un folleto titulado: "Examen de Estados Financieros por Contadores Públicos Independientes", aparecieron dos interesantes desarrollos de la profesión:

• Primero, que la palabra "verificación" utilizada en el título del folleto anterior, no es una representación exacta de la función del auditor independiente en el examen de los Estados Financieros de una entidad.

• Segundo, la aceptación por el Instituto de la responsabilidad de la determinación y publicación de las normas y procedimientos de Contabilidad y Auditoría.

El aprovechamiento del trabajo de los auditores internos como parte del proceso de revisión de las Auditorías de Estados Financieros ha sido específicamente normado por el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados.

ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

2008-10-16T17:31:00.000-07:00

Autor: FERNANDO DOLANDE
INTRODUCCIÓN

La Auditoría Administrativa se encuentra dentro del campo de la Administración y forma parte primordial como medio de control y cambio.
La Auditoría Administrativa persigue controlar y comparar el estado actual de la empresa y que tan lejos está de lo que quiere ser y que medidas adoptar para alcanzar sus metas o que cambios pertinentes deben hacerse para acceder a un mejor nivel de desempeño.
Más adelante se verán los antecedentes históricos más relevantes de la evolución de la auditoría administrativa.
Los antecedentes se presentarán de manera representativa, lo que espero cuente con su aprobación.

ANTECEDENTES HISTÓRICOS

Hechos históricos de mayor relevancia para la Administración, en especial como precedentes para la formación de una rama especializada que se dedique a el control y revisión periódica del desempeño organizacional:
* En 1800, James Watt y Mathew Bolton desarrollaron una propuesta para estandarizar y medir procedimientos de operación;
* Charles Babbage en 1832, Daniel C. McCallum en 1856 y Henry Metcalfe en 1886, realizaron valiosas aportaciones a la eficiencia operativa, al uso de organigramas y al estudio de la administración respectivamente;
* En 1933, Lyndal F. Urwick sostiene la importancia de los controles para estimuar lla productividad de la empresa;
* En 1935, James O. McKinsey propone la evaluación de todos los aspectos de una empresa, a la luz de su presente y futuro probable;
* En 1945, El Instituto de Auditores Internos Norteamericanos menciona que la revisión de una empresa puede realizarse analizando sus funciones;
* En 1949, Billy E. Goetz declara que la auditoría administrativa es la encargada de descubrir y corregir errores de administración;
* En 1952, William S. Spriegel y Ernest Coulter contemplan una aplicación basada en conjuntos de preguntas para captar información en una empresa;
* En 1953, George R. Terry menciona la necesidad de evaluar a una organización a través de una auditoría, utilizando cuatro procedimientos: Apreciación de Conjuntos, Informal, por Comparación e Ideal;
* En 1955, Harold Koontz y Ciryl O'Donnell proponen la autoauditoría;
* En 1962, William Leonard incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecución de la auditoría administrativa;
* En 1963, Stephen R. Michael aborda el tema de la medición del desempeño y evaluación de la eficiencia en una organización productiva;
* En 1964, Dimitris N. Chorafas contempla la necesidada de que las empresas tomen en cuenta que sus elementos tienden al desarrollo como consecuencia de su evolución y transformación, lo que las obliga a tener un adecuado control de sus acciones;
* En 1965, David Anderson y Leo Schmitdt relacionan la conformación idónea de una unidad de auditoría, específicamente en cuanto a sus funciones, personal y estructura;
* En 1966, José Antonio Fernández desarrolla un marco comparativo entre diferentes enfoques de la auditoría administrativa;
* En 1968, C. A. Clark visualiza la auditoría como un elemento de peso en la evaluación de la función y responsabilidad social de la empresa. John C. Burton destaca los aspectos fundamentales de la auditoría administrativa. Fernando Vilchis Plata explica cómo está integrado el informe de auditoría, cómo debe prepararse y que beneficios puede traer a una empresa su correcta observancia;
* En 1971, Agustín Reyes Ponce ofrece una visión general de la auditoría administrativa;
* En 1972, el Centro Natural de Productividad elabora las Bases de Autodiagnóstico, obra que brinda una alternativa para que las empresas puedan determinar y jerarquizar los elementos que inciden en su operación a efectos de toma de decisiones;
* En 1974, César González Alcántara retoma la importancia de la función del control como etapa final del proceso además de definir el contenido estructural, funcional y humano de una contraloría;
* En 1975, Roy A. Lindberg y Theodore Cohn desarrollan el marco metodológico para instrumentar una auditoría de las operaciones que realiza una empresa;
* En 1977, Patricia Diez de Bonilla y Jorge Álvarez Anguiano proponen aplicaciones viables de llevar a la práctica y un marco metodológico que permite entender la esencia de la auditoría de manera más accesible, respectivamente;
* En 1978, Ladislao Solares Vera difunde el trabajo cuya síntesis reúne normas de auditoría, las características del servicio de un auditor interno e independiente el alcance de una empresa con base en la consideración de sus funciones y su aplicación en la empresa privada y sector público;
* En 1983, Spencer Hyden analiza los procedimientos de trabajo de una empresa y propone una forma para evaluarlos;
* En 1987, Gabriel Sánchez Curiel aborda el concepto de auditoría operacional, la metodología para utilizarla, la evaluación de sistemas, el informe y la implantación y seguimiento de sugerencias;
* En 1989, Joaquín Rodríguez Valencia analiza los aspectos teóricos y prácticos de la auditoría administrativa, las diferencias con otra clase de auditorías, los enfoques más representativos, incluyendo su propuesta y el procedimiento para llevarla a cabo;
* 1994, Jack Fleitman S. incorpora conceptos fundamentales de evaluación con un enfoque profundo; muestra las fases y metodología para su aplicación, la forma de diseñar y emplear cuestionarios y cédulas, y el uso de casos prácticos para ejemplificar una aplicación específica.
Los trabajos sobre auditoría en sus diferentes acepciones son tantos y tan variados que sólo hemos listado los más significativos y algunos de los más difundidos, para establecer un punto de partida. Es innegable la importancia del tema y la preocupación por abordarla con diferentes enfoques, por lo cual, podemos esperar que la genereción de obras en torno a la auditoría continuará acrecentándose día con día.

ANÁLISIS CRÍTICO DE LOS ANTECEDENTES HISTÓRICOS

La auditoría administrativa surgío de la necesidad para medir y cuantificar los logros alcanzados por la empresa en un periódo de tiempo determinado. Surge como una manera efectiva de poner en orden los recursos de la empresa para lograr un mejor desempeño y productividad.
Desde sus inicios, la necesidad que se le plantea al administrador de conocer en que está fallando o que no se está cumpliendo, lo lleva a evaluar si los planes se estan llevando a cabalidad y si la empresa está alcanzando sus metas. La auditoría Administrativa es necesaria como una herramienta que permita cuantificar los errores administrativos que se estén cometiendo y poder corregirlos de manera eficaz.
La Auditoría Administrativa forma parte escencial de el proceso administrativo, por que sin control, los otros pasos del proceso no son significativos, por lo que además, la auditoría va de la mano con la administración, como parte integral en el proceso administrativo y no como otra ciencia aparte de la propia administración.
Definición: Una auditoría administrativa es el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.

BIBLIOGRAFÍA

1. Franklin, Enrique B. Auditoría Administrativa, Ira. Edición, México, McGraw Hil 200, pag. 2-12
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PANAMÁ
FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
LICENCIATURA EN TECNOLOGÍA ADMINISTRATIVA
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Panamá 21 de Agosto de 2001

AUDITORÍA DE CAPACITACIÓN

2008-10-16T17:27:00.001-07:00

jsanchez escribió "
Fuente: RedContable.com

A continuación les presento una línea de trabajo relacionada con la auditoría a la evaluación del desempeño de los trabajadores que partió ya hace varios años y que me ha dado muchas satisfacciones en lo personal y en lo profesional.

Los Recursos Humanos poco a poco han adquirido mayor relevancia dentro de las organizaciones, si bien siempre las empresas han necesitado personal para llevar a cabo las diversas actividades que le permiten lograr sus propósitos, no siempre fueron considerados una parte fundamental de la competitividad de una empresa. Actualmente se sabe que el éxito o fracaso de una organización esta determinado en importante medida por sus empleados, es decir, como estos funcionan en la empresa y si los mismos agregan valor a la organización o no.

Pues bien, una vez que se reconoce que los “recursos humanos” son un componente fundamental en toda entidad, ya sea esta con fines de lucro o no, surge la necesidad para las organizaciones de saber cómo realmente están desempeñando sus labores, sin embargo, si bien siempre se “evalúa” el desempeño, a medida que las organizaciones crecen necesitan implementar un sistema que les entregue datos confiables y válidos respecto al desempeño de todos sus trabajadores pues existen diversas decisiones que deben tomar las entidades precisamente relacionadas con sus recursos humanos, y que para que sean efectivas necesitan información relevante en el momento oportuno, sin embargo, uno de los motivos mas importantes por los que las empresas deben implementar un sistema de evaluación, es para saber si sus trabajadores están efectivamente contribuyendo al logro de los objetivos. Todos estos motivos hacen que la evaluación del desempeño se convierta en una necesidad de las organizaciones.

El desempeño de los empleados no sólo se debe evaluar porque hay que hacerlo si no que la empresa debe procurar que el sistema utilizado sea efectivo y que el mismo sea una herramienta al servicio de la organización, sus directivos y sus empleados. Sin embargo, todavía algunos directivos, que algunos dicen no son pocos, consideran la evaluación del desempeño como una herramienta que perjudica a la organización, lo cual difiere totalmente con el sentido original de su existencia.

Metodología

Las organizaciones necesitan conocer como están desempeñando sus labores los empleados, a fin de identificar quienes efectivamente agregan valor y cuales no, para esto se lleva a cabo la evaluación del desempeño, en donde es posible asignar calificaciones a los empleados, para que de esta forma se pueda discriminar entre empleados efectivos e inefectivos.

Sin embargo, no siempre la evaluación es concebida como una herramienta útil para la organización debido a que en algunas ocasiones el proceso esta mal diseñado y en otras los usuarios del sistema hacen mal uso del mismo. Por eso es necesario establecer una forma que permita conocer como se realiza el proceso de evaluación para determinar en que aspectos podría estar fallando. Fue necesario dividir esta investigación en dos etapas a fin de cumplir los objetivos planteados, en la primera de ellas se realizó una investigación exploratoria para conocer el proceso de evaluación a cabalidad e identificar los componentes principales del mismo.

Luego, la segunda etapa, se relacionó con la definición de atributos, riesgos y procedimientos de auditoria, siguiendo la metodología de la auditoria financiera, que permitieran obtener evidencia respecto a la eficacia del proceso de evaluación.

Finalmente, una vez definida una propuesta para realizar la auditoria, se aplicaron los procedimientos a una organización, en donde se analizó el proceso de evaluación, mediante los procedimientos diseñados y se identificaron aquellos aspectos que estaban poniendo en riesgo la efectividad del proceso.

Objetivos del trabajo de investigación

A continuación se presentan los objetivos planteados para el desarrollo de la investigación.

Objetivo general

Desarrollar una propuesta para realizar una auditoria dirigida a evaluar el proceso de evaluación del desempeño en una organización.

Objetivos específicos

1. Explicar el proceso básico de evaluación del desempeño.
2. Definir atributos a auditar en la evaluación del desempeño.
3. Determinar las principales preguntas que ayuden a minimizar los riesgos que se pueden correr al realizar la auditoria de evaluación del desempeño.
4. Diseñar procedimientos específicos para auditar la evaluación del desempeño.
5. Realizar una aplicación práctica de la propuesta realizada.
Conclusiones

La realización de esta investigación se centró en realizar una auditoria al proceso de evaluación del desempeño, respecto a lo cual se pudo obtener los siguientes resultados.

Primero que todo fue necesario dar cumplimiento al primer objetivo específico de esta investigación que se relacionó con identificar, y posteriormente definir, el proceso básico de evaluación del desempeño para lo cual fue necesario identificar cada uno de los componentes principales basándose en la teoría clásica y al mismo tiempo complementándola, pues existen componentes del proceso que son identificados en toda la literatura y otros componentes que son mencionados sólo por ciertos autores, por ser aspectos mas específicos, pero que, sin embargo, son necesarios en un proceso de evaluación. De esta forma se logró realizar la identificación de los componentes principales del proceso dándole una lógica mediante la cual se definieron cinco etapas con actividades específicas que se deben realizar en cada una de ellas.

El cumplimiento del segundo objetivo específico se realizó identificando los atributos del proceso de evaluación del desempeño. La identificación de los atributos fue realizada etapa a etapa a fin de que mediante el cumplimiento de ellos en cada etapa del proceso se asegurara, un input apropiado para la siguiente etapa. Para la etapa de planificación se determinaron 7 atributos, para la etapa de diseño 19 atributos, para la etapa de implementación 22 atributos, para la etapa de retroalimentación al empleado 10 atributos y para la etapa de retroalimentación al sistema de evaluación 6.

El cumplimiento del tercer objetivo específico se realizó mediante la definición de los riesgos asociados al incumplimiento de los atributos definidos, por lo que se identificó un riesgo por cada atributo identificado.

El cumplimiento del cuarto objetivo específico se realizó diseñando procedimientos que permitieran obtener evidencia respecto al cumplimiento de los atributos en cada etapa del proceso, se diseñaron principalmente procedimientos de análisis, indagaciones con el personal, revisión de documentos, entre otros.

Para el cumplimiento del quinto objetivo específico se realizó la aplicación de los procedimientos diseñados en una organización a fin de que a través de ellos se pudiera obtener evidencia respecto al cumplimiento de los atributos en cada etapa del proceso. Esta aplicación arrojó como resultados diversos hallazgos de auditoría, los cuales ponían en riesgo la eficacia del proceso de evaluación del desempeño. Los hallazgos mas significativos se relacionaron con la deficiencia en la definición de los calificadores ellos no tenían relación directa con la población a evaluar, lo mismo ocurría con quienes eran responsables de llevar a cabo el proceso de apelación. El otro hallazgo importante tiene relación con el diseño del instrumento de evaluación, pues este era deficiente al no evaluar todo lo que correspondía y evaluar además incorrectamente las dimensiones definidas. Todas estas deficiencias detectadas, entre otras, hacen concluir que el proceso de evaluación ineficaz para la organización.

Jorge Alejandro Sánchez Henríquez
Profesor Universidad de Talca - CHILE
Profesor REDContable.com
Email jsanchez@redcontable.com
"
Enviado el Tuesday, 10 June a las 23:54:31 por admin

Las evidencias en la auditoría

2008-10-11T17:45:00.001-07:00

Fuente: Gerencie.com

Las evidencias son un elemento clave en una auditoría, razón por la cual el auditor le debe prestar especial atención en su consecución y tratamiento.
La auditoría tiene como objetivo evaluar los diferentes procesos e identificar las posibles falencias y errores que estén sucediendo, hallazgos que naturalmente deben estar soportados con evidencias válidas y suficientes.
Cuando se emite un informe de auditoría, se reseñan los aspectos positivos y negativos identificados en la auditoría, y cualquiera sea el caso, los hechos y situaciones planteados en el informe deben estar soportados.
Las evidencias recobran mayor y especial importancia, cuando lo reportado en el informe de auditoría trata sobre hechos irregulares encontrados en el proceso de auditoría, por lo que con mayor razón deben estar suficientemente respaldados por evidencias, documentos y pruebas que garanticen la veracidad de lo informado.
No hay que perder de vista que del informe de auditoría puede derivar serias decisiones por parte de las directivas de la empresa, decisiones que no pueden estar basadas en hechos que no fueron debidamente comprobados, puesto que ello podría derivar situaciones negativas para la empresa.
Supongamos que por ejemplo al realizar una auditoría se detecta un posible fraude, hecho que se reporta en el informe, y con base a ello la empresa decide despedir a los responsables o implicados en posible fraude según el informe de auditoría, pero luego resulta que el fraude no existió o que quienes lo cometieron no fueron los despedidos, y en consecuencia se pueda configurar un despido injustificado que acarrea un costo económico enorme a la empresa por concepto de indemnizaciones.
Una situación similar pude suceder por no disponer de evidencias contundentes que respalden el informe de auditoría.
El auditor debe ser muy profesional y responsable a la hora de valorar los hechos y las evidencias antes de emitir un informe que será la base para la toma de decisiones.
En la auditoría no se puede cometer el error de informar un hecho irregular que no existe, u omitir informar un hecho irregular que si existe, situación que se evita si el trabajo de auditoría se basa en evidencias claras, contundentes y pertinentes.

Guía de Auditoría para las PYMEs

2008-09-28T09:36:00.000-07:00

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Auditoria Especial sobre el sistema de control interno a la tesorería y el efectivo en la Unidad Presupuestada “Z”.

2008-09-22T05:50:00.001-07:00

Resumen

La auditoria constituye una herramienta de control y supervisión que contribuye a la creación de una cultura de la disciplina de la organización, y permite descubrir fallas en las estructuras o vulnerabilidades existentes en la organización, a la vez que se aplica dentro de un periodo determinado para conocer sus restricciones, problemas y deficiencias, como parte de la evaluación. Tomando en consideración lo anteriormente planteado, así como los resultados que se obtienen con la aplicación de una auditoria, constituye la razón por la cual se concibe este trabajo.

INTRODUCCION

Nuestro país se encuentra inmerso en la lucha por alcanzar el desarrollo de la economía y para lograrlo, los esfuerzos propios son la pieza angular en todo el diseño y la ejecución de la política económica; y esta no se puede materializar sin el fortalecimiento del control económico y administrativo en las entidades, además se debe lograr la máxima transformación y calidad de la información económica–contable, tal como se plantea en la Resolución Económica del V Congreso del Partido Comunista de Cuba: “el control oportuno y eficaz de la actividad económica es esencial para la dirección a cualquier nivel “.

Pudiendo afirmar que en el proceso de reinserción de nuestra economía en la economía mundial y tras la necesidad imperiosa de que las entidades alcancen el nivel de competitividad internacional, es en la contabilidad, aquella que refleja de manera fiel y precisa los hechos económicos y el control interno, los dos pilares fundamentales en que se deben basar para alcanzar dicho objetivo. En este contexto el sistema de control interno asume un rol relevante; máxime cuando el país esta trabajando para crear las condiciones necesarias para la implantación definitiva de la Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios, donde se plasman las definiciones del Control Interno, el contenido de sus Componentes y sus Normas.

La fundamentación teórica del presente trabajo es precisamente darle cumplimiento a la Orden de Trabajo No. 05/12/07, emitida por la Delegación Territorial de Auditoria y Control en Las Tunas, que prevé ejecutar una auditoria Especial a la Unidad Presupuestada: “Z”, para lo cual se aplicó el programa de auditoria concebido por el MAC para evaluar el sistema de control interno.

Problema: El insuficiente control interno de los recursos monetarios está incidiendo de forma negativa en los resultados de la unidad.

Objetivos:
•Verificar el grado de cumplimiento de las legislaciones vigentes para el control y uso de los recursos asignados analizando el tema de Tesorería y Efectivo.
•Comprobar el control interno del Efectivo y Recursos Monetarios en Bancos.
•Verificar de forma general el cumplimiento de los procedimientos establecidos en las operaciones objeto de comprobación.

Hipótesis: Si se realizara un estudio del control interno y este a su vez sirviera como base para la preparación del Plan de Prevención esto ayudaría a obtener los resultados deseados.

DESARROLLO

Según el Decreto Ley No. 159 del Ministerio de Auditoria y Control, esta se define como: “un proceso sistemático, que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los actos o eventos de carácter económicos – administrativos, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas. Se practica por profesionales calificados e independientes, de conformidad con normas y procedimientos técnicos”.

Los objetivos fundamentales de la auditoria son:
•Evaluar el control de la activad administrativa y sus resultados.
•Examinar las operaciones contables y financieras y la aplicación de las correspondientes disposiciones legales, dictaminando sobre la racionabilidad de los resultados expuestos en los estados financieros, así como evaluar cualquier otro elemento que, de conjunto, permiten elevar la eficiencia, economía y eficacia en la utilización de los recursos.
•Prevenir el uso indebido de recursos de todo tipo y propender a su correcta protección.
•Fortalecer la disciplina administrativa y económica – financiera de las entidades, mediante la evaluación de los resultados a quien corresponda.
•Coadyuvar al mantenimiento de la honestidad en la gestión administrativa y a la preservación de la integridad moral de los trabajadores.

Tomando en consideración lo planteado con anterioridad se decidió ejecutar una auditoria Especial, la selección del tipo de auditoria se hizo teniendo como base lo establecido en el resuelvo primero de la Resolución 100 del 11 de noviembre del 2004 del Ministerio de Auditoria y Control, en su Anexo 1 Capitulo I y IV.

Se siguieron los procedimientos lógicos, llevando a cabo un orden riguroso para realizar el trabajo de la forma más completa y viable posible, con la debida calidad y con la mayor economía, eficiencia y eficacia; garantizando el cumplimiento de los objetivos propuestos, y logrando una adecuada interrelación de las diferentes etapas, las cuales fueron:

•Preparación metodológica.
•Exploración.
•Planeamiento.
•Supervisión y revisión.
•Disposiciones legales y demás regulaciones.
•Controles de la administración.
•Evidencias.
•Confecciones y presentación del informe de auditoria.

Después de recibir la Orden de trabajo No 05/12/07 y conociendo que se debe realizar una auditoria especial así como los objetivos de trabajo propuestos para la misma, el supervisor, de conjunto con el jefe de grupo y los auditores actuantes, se prepararon metodológicamente, tomando en consideración el tipo de auditoria a desarrollar y la entidad a auditar, analizando las auditorias realizadas a la misma y además el banco de datos que se posee.

Se hace acto de presencia en la entidad, personándose ante el director de la misma, mostrándole los documentos que acreditan que al menos el supervisor y el jefe de grupo están inscriptos en el Registro de Auditores de la Republica de Cuba, dejándole el original de la carta de presentación.

Seguido de lo cual se realizó un recorrido por las oficinas y el resto de sus instalaciones, luego se procedió a revisar los documentos de las diferentes inspecciones y auditorias archivadas en el Expediente Único de Auditorias en lo referente a la regulación 276 del 2003 del MAC, de lo cual se dejo evidencia en los papeles de trabajo, haciendo las anotaciones de las principales deficiencias en ellas detectadas.

Un paso importante lo constituye la realización de un buen estudio preliminar de la entidad, como base para confeccionar el plan para ejecutar la auditoria donde se seleccionan las áreas específicas a controlar y la obtención de la información que se utilizará para realizar el planeamiento.

Concluida la exploración se procedió a confeccionar el planeamiento de la auditoria, esta etapa es esencial para el proceso, pues representa la concepción estratégica formal de la actividad de control que se desarrollará. En esta etapa se deben dejar definidos los objetivos, el alcance y la metodología a utilizar. Además, en la misma se tuvieron en cuenta los siguientes aspectos:

•Importancia y necesidad de los usuarios.
•Comprensión de las funciones o actividades.
•Leyes y regulaciones.
•Pronósticos y metas.
•Recursos.
•Operaciones.

Para los auditores constituye una decisión importante la determinación de la cantidad y el tipo de evidencia que deben reunir, un aspecto importante de esta decisión es la respuesta a la pregunta: ¿Que tan grande debe ser la muestra seleccionada?

Entre los factores que debe tomar en cuenta el auditor al planear los tamaños de las muestras se incluyen los siguientes:

•Control Interno
•Importancia del riesgo de auditoria

La determinación de las operaciones que serán verificadas y el alcance de tal verificación es fundamentalmente, responsabilidad del jefe de grupo, colegiada con el criterio del supervisor y oído el parecer de los auditores actuantes.

El auditor selecciona las operaciones que serán examinadas, tomando en consideración sus conocimientos acerca del control interno, la importancia relativa de las operaciones, las áreas de riesgo y los tipos de errores localizados en la presente y en anteriores auditorias; precisando los costos, riesgos y beneficios que representa el tipo de muestreo que se va a utilizar en cada caso.

Las técnicas de selección para el muestreo que se aplicaron en nuestro trabajo fueron la aplicación de los procedimientos de cumplimiento y sustantivo, y la técnica de selección de muestras utilizada fue al azar, asegurando que todas las operaciones dentro del universo tengan la misma posibilidad de ser seleccionadas, aplicándose las técnicas de auditoria que posibiliten obtener las informaciones y comprobaciones necesarias que permitan emitir la opinión profesional en la ejecución del trabajo.

La utilización de los procedimientos de muestreo es una de las razones básicas de por qué el informe del auditor se ve como expresión de una opinión y no como certificación absoluta del tema que se analiza.

Para llegar a la presentación del informe fue importante tener en cuenta que:

- Los papeles de trabajo constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento, ejecución y el informe que se elabora, por tanto debe cumplimentarse para su confección los siguientes requisitos:
•Deben expresar los objetivos, el alcance, la metodología y los resultados de la auditoria interna.
•Incluir aquellos programas que se requieran confeccionar específicamente para la ejecución de la auditoria interna.
•Ser completa y exacta, de forma que permita sustentar debidamente los hallazgos, conclusiones y recomendaciones, así como demostrar la naturaleza, el alcance y el trabajo realizado.
•Suficientemente claros, comprensibles y detallados, para que un tercero, que no haya mantenido una relación directa con la auditoria, este en capacidad de fundamentar las condiciones y recomendaciones mediante su revisión y no debe requerir de explicaciones orales.
•Ser legibles y ordenados, o de lo contrario podrían perder su valor como evidencia. Deben contener índices y referencias adecuadas.
•Contener la identificación del significado de marcas de revisión utilizados por los auditores internos en los casos en que estas no estén establecidas centralmente.
•Contener información relevante, esto es limitarse a los asuntos que sean pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado.

El trabajo desarrollado quedó sustentado en los papeles de trabajo y fueron plasmadas en el informe las deficiencias detectadas que cumplieran con la condición de relevantes, suficientes y competentes; el cual se elaboró de acuerdo a las Normas para la presentación de informes establecidas en la Resolución 100 del 11/noviembre del 2004 en su Resuelvo primero, Capitulo IV “Normas de Información “del MAC.

Ministerio de Auditoria y Control
Monserrate No.213 Habana Vieja, Ciudad de La Habana.

Las Tunas, 16 de Diciembre del 2007
“Año 49 de la Revolución”

Orden de trabajo No. 05/12/07
Entidad auditada: “Z”
Dirección: Calle X, Número X Las Tunas.
Subordinada a: Ministerio X
Tipo de auditoria: Especial.
Fecha de inicio: 11 de Noviembre del 2007.
Fecha de terminación: 16 de Diciembre del 2007.
Auditoria ejecutada por: Delegación Provincial del MAC en Las Tunas.
Jefe de grupo: Beysi Batista Lorenzo.

INFORME DE AUDITORIA

INTRODUCCION.
La Unidad Presupuestada “Z” tiene como actividad fundamental realizar la formación del personal en licenciaturas en XXXX, controlar la calidad de la formación integral de estos, realizar trabajos de investigación de la disciplina pedagógica y de especialidades, a fin de realizar actividades de extensión universitaria, brindar servicios de transportación, comedor y cafetería a sus trabajadores en moneda nacional, y comercializar de forma minorista a sus trabajadores productos agrícolas excedentes del autoconsumo en moneda nacional, todo ello aprobado en su objeto social según la Resolución 053 del Ministro de XXXX, fechada el 25 de mayo del 2004.

La contabilidad se encuentra centralizada de forma automatizada en las actividades de inventarios, activos fijos tangibles y consolidados de Estados Financieros con el programa RODAS. El resto del trabajo se efectúa de forma manual. La unidad tiene un centro contable y un almacén ubicados en el municipio de Las Tunas, además de un comedor obrero y uno de estudiantes.

Se comprobó la existencia del Expediente Único de Auditorias que comprende los informes de las Auditorias y comprobaciones realizadas a la entidad durante los últimos años.
La auditoria realizada tuvo los siguientes objetivos:

-Evaluar mediante pruebas de cumplimiento y sustantivas, la efectividad de los sistemas de Control Interno en la entidad seleccionada, de acuerdo con las normas y procedimiento establecido en la Resolución No. 297 del Ministerio de Finanzas y Precios del 23 de septiembre del 2003, en el tema siguiente:
-Tesorería y Efectivo
-Evaluar el cumplimiento de la legislación vigente para el aspecto señalado.

Los objetivos fueron alcanzados según lo previsto, se aplicaron las indicaciones elaboradas por el Ministerio de Auditoria y Control en la Guía emitida para el Control Nacional.

Se tomaron para la comprobación, por muestras, las operaciones realizadas durante el II semestre del año 2007. La revisión se realizó de forma detallada, incluyendo los cálculos y anotaciones realizadas en los documentos, registros y submayores que fueron objeto de verificación.

En las verificaciones efectuadas se aplicaron las Normas para Auditores Gubernamentales, no existiendo limitantes para alcanzar el cumplimiento de los objetivos propuestos.

CONCLUSIONES

Por los resultados obtenidos en las verificaciones realizadas se evalúa de MALO el grado de cumplimiento de los Procedimientos de Control Interno Contable y Administrativo que ejerce la entidad sobre los recursos que fueron objeto de verificación, criterio sustentado en:

-Designar como cajera a la Técnico en Gestión Económica que entre sus funciones es contrapartida de las operaciones que ocurren en la caja.

-Presentan incumplimiento de los procedimientos mínimos del Control Interno y Contable con relación a los recursos monetarios.

-No se tiene implementado en su totalidad el control de las tarjetas magnéticas.

-La implementación de la Resolución 297 del 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el área de la Subdirección de Economía y Servicios no esta diseñado y en el resto de las áreas evaluadas es insuficiente su aplicación al presentar violaciones de los componentes y normas.

-Los Planes de Prevención en las áreas visitadas no son efectivos ya que de todas las deficiencias detectadas ninguna constituye una posible manifestación ni está determinado como punto vulnerable.

RESULTADOS

Tesorería y Efectivo

1-La cajera en funciones es la técnico en gestión económica que revisa, contabiliza y custodia los reembolsos del fondo fijo, no existiendo contrapartida en algunas de las transacciones que realiza (P/T No. 2-14, Pág. 2).

2-No existe plan de arqueos (P/T No. 3-14, Pág. 3).

3-Al efectivo por depositar al banco en el periodo 1ro. de junio al 30 de Noviembre del 2007 no existe evidencia documental de que se le efectuaran arqueos, y en los fondos para cambio desde el 1ro de Julio al 30 de Noviembre del 2007. (P/T 3-14, Pág. 3).

4-En el Estado Financiero de agosto del 2007 la cuenta 105 Efectivo por depositar al banco no refleja saldo, existiendo recibos de efectivo en caja emitidos los días 30 y 31 de agosto del 2007 por un importe total de 5,697.62 pesos y depositados en el mes de septiembre, afectando la veracidad de las informaciones que brinda la entidad y no existe evidencia documental de haberse arqueado (P/T7-14, Pag7).

5-En el deposito al banco No. 5 por un importe 1,878.95 pesos se excede el termino aprobado por la entidad para depositarlo al banco que es de 10 días, considerando que este término crea causas y condiciones para que este presente la comisión de hechos delictivos .(P/T No 6-14, Pág. 6).

6-El vale para pagos menores No. 169 del 5/09/07 ampara un anticipo para dietas en la filial de Puerto Padre sin tener esta dependencia las medidas de seguridad mínimas para la custodia de recursos monetarios según manifiesta Justina Cancela Pérez, Jefa del Departamento de Contabilidad, siendo evidente que el efectivo que allí se manipula para el pago de salarios y estipendios mensualmente no posee la seguridad y custodia requerida, lo que crea las condiciones para que esté presente la comisión de hechos delictivos. (P/T No. 2-14, Pág. 2).

7- No se cumplimentan los procedimientos para el control de las Tarjetas Magnéticas en los aspectos contables No. 11, 12 y 13 recogidas en la Circular 02 del 24 de febrero del 2005 del Ministerio XXXX. (P/T No. 8-14, Pág. 8).

8- La cuenta 101 Fondo para Pagos Menores, presenta diferencias entre el efectivo arqueado al final del mes y el saldo del submayor al cierre de los meses de agosto, septiembre y octubre del 2007 provocados por errores de procedimientos al no disminuirle los anticipos liquidados y no reembolsados al final de cada periodo contable afectando la razonabilidad de esta cuenta en los meses antes señalados (P/T No. 9-14, Pág. 9).

9- Interrelación de las deficiencias con las normas por componentes (P/T No. 1-14, Pág. 1)

-Componente Ambiente de Control, Norma de Integridad y Valores Éticos, al no mantener íntegramente los recursos monetarios.
-Norma de asignación de Autoridad y Responsabilidad, al asignar la responsabilidad de la custodia de la caja a la persona que ejerce la contrapartida de las operaciones de caja en el área contable.
-Componente Actividad de Control, Norma de Coordinación entre Áreas, al no efectuar chequeos periódicos al efectivo por depositar al banco.
-Norma de Registros oportunos y adecuados de transacciones y hechos, al no registrar las operaciones en el momento que ocurren.

10- Interrelación con el Plan Prevención

Causas y condiciones: Falta de integridad y valores éticos en la custodia del efectivo, incumplimiento de los procedimientos establecidos para supervisar el efectivo en caja.

Plan de prevención: Esta definido como punto vulnerable la caja, pero estas deficiencias no se encuentran incluidas como posibles manifestaciones.

Opinión del auditor: Independientemente que esta confeccionado el Plan de Prevención no se encuentra identificada esta posible manifestación, por lo que no es efectivo.

11- Documentos ocupados

De existir alguna discrepancia con el contenido del informe, la entidad auditada debe comunicar sus descargos a la Delegación Provincial del Ministerio de Auditoria y Control dentro de los 5 días hábiles siguientes a su recepción de acuerdo a lo establecido en la Resolución No. 419 del 2006 de dicho Ministerio.

De acuerdo a lo establecido en el Decreto Ley No. 159 de la auditoria, capitulo V, articulo 14, se debe discutir en el Consejo de Dirección de la entidad el resultado de la auditoria, siendo el máximo dirigente de la misma el responsable de adoptar las medidas necesarias para erradicar las deficiencias consignadas.

Deseamos patentizar nuestros agradecimientos a los dirigentes y trabajadores de la entidad por la colaboración prestada durante la realización de la auditoria.

Fraternalmente,

Beysi Batista Lorenzo.
Auditor Jefe de Grupo:
No. Registro de Auditores 555.

Nombre y Apellidos
Justina Cancela Pérez
Cargo
Jefa de Dpto.

Hecho Imputable

- Falta de supervisión y monitoreo al trabajo de sus subordinados, del Dpto. de
Contabilidad y planificación, lo que ha permitido que existan violaciones graves
del control interno.
- No tener diseñada e implementada la Resolución 297 del 2003 en las áreas de contabilidad.
- No exigir por la elaboración del Plan de arqueo a los fondos de la caja y otros
efectivos.
- Permitir que la cajera designada rompa la contrapartida del control interno.
- Permite que no se ejecuten al efectivo por depositar al banco y al fondo para cambios arqueos sorpresivos documentados.
- Permitir que no se registren los hechos económicos (ingresos a cajas) cuando ocurra, lo que afecta la veracidad de las informaciones que brinda la entidad en los estados financieros.
- Conocer y permitir que se manipule efectivo sin existir las condiciones de seguridad mínimas para este recurso.
- No tener implantado la Circular 01/05 del Ministerio X Control de Tarjetas Magnéticas en los aspectos 11, 12, 13
- Falta de previsión al establecer depósitos al Banco de hasta 10 días por un monto de hasta 10 000.00 pesos.

ANEXO No. 9

Orden de Trabajo: 05/12/07.

ACTA DE DECLARACION DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA.

Nombres y Apellidos
Alberto Carballosa Almaguer.

Cargo
Director.

Hecho Imputable

- Falta de un sistema de control que le permita conocer de forma oportuna:
- La situación del control de los Recursos Monetarios en la entidad que dirige.
- La deficiente implementación de la
Resolución 297 del 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios y la Resolución 13 del 2003 actual 13 del 2006 del Ministerio de Auditoria y Control.

Lic. Julián Conde Polanco.
Subdirector de Economía y Servicio

- Falta de exigencia y control al trabajo de las áreas de sus subordinados al no tener implementado en el área de contabilidad la Resolución 297 y la 13 del 2003 de los Ministerios de Finanzas y Precios y Auditoria y Control respectivamente.
- Permitir que el efectivo por depositar al banco carezca de total supervisión unido a la falta de visión al autorizar los depósitos al banco de hasta diez días, propiciando las condiciones para que se efectué rejuego con el efectivo.

Con la puesta en vigor de la Resolución 100 del 2004 del MAC recomendamos:

•Estudiar y aplicar este cuerpo legal por parte de los directivos y auditores de las entidades del país permitiéndole mayor efectividad en la ejecución de las auditorias y controles internos.
•En la supervisión a las auditorias se debe aplicar esta legislación con el rigor que se necesita.

BIBLIOGRAFIA

•Decreto Ley 159 del Ministerio de Auditoria y Control.
•Resolución 100 del 11 de noviembre del 2004 del Ministerio de Auditoria y Control
•Manual del Auditor del Ministerio de Auditoria y Control.
•Resolución 26 del 2006 del Ministerio de Auditoria y Control.
•Resolución 13.

Datos del autor:
Lic. Eliades Corazón del Sol
Licenciado en Contabilidad y Finanzas, graduado en el Centro Universitario "Vladimir Ilich Lenin", de la ciudad de Las Tunas, Cuba.
denys@tunet.cult.cu