domingo, 28 de septiembre de 2008
lunes, 22 de septiembre de 2008
Auditoria Especial sobre el sistema de control interno a la tesorería y el efectivo en la Unidad Presupuestada “Z”.
Resumen
La auditoria constituye una herramienta de control y supervisión que contribuye a la creación de una cultura de la disciplina de la organización, y permite descubrir fallas en las estructuras o vulnerabilidades existentes en la organización, a la vez que se aplica dentro de un periodo determinado para conocer sus restricciones, problemas y deficiencias, como parte de la evaluación. Tomando en consideración lo anteriormente planteado, así como los resultados que se obtienen con la aplicación de una auditoria, constituye la razón por la cual se concibe este trabajo.
INTRODUCCION
Nuestro país se encuentra inmerso en la lucha por alcanzar el desarrollo de la economía y para lograrlo, los esfuerzos propios son la pieza angular en todo el diseño y la ejecución de la política económica; y esta no se puede materializar sin el fortalecimiento del control económico y administrativo en las entidades, además se debe lograr la máxima transformación y calidad de la información económica–contable, tal como se plantea en la Resolución Económica del V Congreso del Partido Comunista de Cuba: “el control oportuno y eficaz de la actividad económica es esencial para la dirección a cualquier nivel “.
Pudiendo afirmar que en el proceso de reinserción de nuestra economía en la economía mundial y tras la necesidad imperiosa de que las entidades alcancen el nivel de competitividad internacional, es en la contabilidad, aquella que refleja de manera fiel y precisa los hechos económicos y el control interno, los dos pilares fundamentales en que se deben basar para alcanzar dicho objetivo. En este contexto el sistema de control interno asume un rol relevante; máxime cuando el país esta trabajando para crear las condiciones necesarias para la implantación definitiva de la Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios, donde se plasman las definiciones del Control Interno, el contenido de sus Componentes y sus Normas.
La fundamentación teórica del presente trabajo es precisamente darle cumplimiento a la Orden de Trabajo No. 05/12/07, emitida por la Delegación Territorial de Auditoria y Control en Las Tunas, que prevé ejecutar una auditoria Especial a la Unidad Presupuestada: “Z”, para lo cual se aplicó el programa de auditoria concebido por el MAC para evaluar el sistema de control interno.
Problema: El insuficiente control interno de los recursos monetarios está incidiendo de forma negativa en los resultados de la unidad.
Objetivos:
•Verificar el grado de cumplimiento de las legislaciones vigentes para el control y uso de los recursos asignados analizando el tema de Tesorería y Efectivo.
•Comprobar el control interno del Efectivo y Recursos Monetarios en Bancos.
•Verificar de forma general el cumplimiento de los procedimientos establecidos en las operaciones objeto de comprobación.
Hipótesis: Si se realizara un estudio del control interno y este a su vez sirviera como base para la preparación del Plan de Prevención esto ayudaría a obtener los resultados deseados.
DESARROLLO
Según el Decreto Ley No. 159 del Ministerio de Auditoria y Control, esta se define como: “un proceso sistemático, que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los actos o eventos de carácter económicos – administrativos, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas. Se practica por profesionales calificados e independientes, de conformidad con normas y procedimientos técnicos”.
Los objetivos fundamentales de la auditoria son:
•Evaluar el control de la activad administrativa y sus resultados.
•Examinar las operaciones contables y financieras y la aplicación de las correspondientes disposiciones legales, dictaminando sobre la racionabilidad de los resultados expuestos en los estados financieros, así como evaluar cualquier otro elemento que, de conjunto, permiten elevar la eficiencia, economía y eficacia en la utilización de los recursos.
•Prevenir el uso indebido de recursos de todo tipo y propender a su correcta protección.
•Fortalecer la disciplina administrativa y económica – financiera de las entidades, mediante la evaluación de los resultados a quien corresponda.
•Coadyuvar al mantenimiento de la honestidad en la gestión administrativa y a la preservación de la integridad moral de los trabajadores.
Tomando en consideración lo planteado con anterioridad se decidió ejecutar una auditoria Especial, la selección del tipo de auditoria se hizo teniendo como base lo establecido en el resuelvo primero de la Resolución 100 del 11 de noviembre del 2004 del Ministerio de Auditoria y Control, en su Anexo 1 Capitulo I y IV.
Se siguieron los procedimientos lógicos, llevando a cabo un orden riguroso para realizar el trabajo de la forma más completa y viable posible, con la debida calidad y con la mayor economía, eficiencia y eficacia; garantizando el cumplimiento de los objetivos propuestos, y logrando una adecuada interrelación de las diferentes etapas, las cuales fueron:
•Preparación metodológica.
•Exploración.
•Planeamiento.
•Supervisión y revisión.
•Disposiciones legales y demás regulaciones.
•Controles de la administración.
•Evidencias.
•Confecciones y presentación del informe de auditoria.
Después de recibir la Orden de trabajo No 05/12/07 y conociendo que se debe realizar una auditoria especial así como los objetivos de trabajo propuestos para la misma, el supervisor, de conjunto con el jefe de grupo y los auditores actuantes, se prepararon metodológicamente, tomando en consideración el tipo de auditoria a desarrollar y la entidad a auditar, analizando las auditorias realizadas a la misma y además el banco de datos que se posee.
Se hace acto de presencia en la entidad, personándose ante el director de la misma, mostrándole los documentos que acreditan que al menos el supervisor y el jefe de grupo están inscriptos en el Registro de Auditores de la Republica de Cuba, dejándole el original de la carta de presentación.
Seguido de lo cual se realizó un recorrido por las oficinas y el resto de sus instalaciones, luego se procedió a revisar los documentos de las diferentes inspecciones y auditorias archivadas en el Expediente Único de Auditorias en lo referente a la regulación 276 del 2003 del MAC, de lo cual se dejo evidencia en los papeles de trabajo, haciendo las anotaciones de las principales deficiencias en ellas detectadas.
Un paso importante lo constituye la realización de un buen estudio preliminar de la entidad, como base para confeccionar el plan para ejecutar la auditoria donde se seleccionan las áreas específicas a controlar y la obtención de la información que se utilizará para realizar el planeamiento.
Concluida la exploración se procedió a confeccionar el planeamiento de la auditoria, esta etapa es esencial para el proceso, pues representa la concepción estratégica formal de la actividad de control que se desarrollará. En esta etapa se deben dejar definidos los objetivos, el alcance y la metodología a utilizar. Además, en la misma se tuvieron en cuenta los siguientes aspectos:
•Importancia y necesidad de los usuarios.
•Comprensión de las funciones o actividades.
•Leyes y regulaciones.
•Pronósticos y metas.
•Recursos.
•Operaciones.
Para los auditores constituye una decisión importante la determinación de la cantidad y el tipo de evidencia que deben reunir, un aspecto importante de esta decisión es la respuesta a la pregunta: ¿Que tan grande debe ser la muestra seleccionada?
Entre los factores que debe tomar en cuenta el auditor al planear los tamaños de las muestras se incluyen los siguientes:
•Control Interno
•Importancia del riesgo de auditoria
La determinación de las operaciones que serán verificadas y el alcance de tal verificación es fundamentalmente, responsabilidad del jefe de grupo, colegiada con el criterio del supervisor y oído el parecer de los auditores actuantes.
El auditor selecciona las operaciones que serán examinadas, tomando en consideración sus conocimientos acerca del control interno, la importancia relativa de las operaciones, las áreas de riesgo y los tipos de errores localizados en la presente y en anteriores auditorias; precisando los costos, riesgos y beneficios que representa el tipo de muestreo que se va a utilizar en cada caso.
Las técnicas de selección para el muestreo que se aplicaron en nuestro trabajo fueron la aplicación de los procedimientos de cumplimiento y sustantivo, y la técnica de selección de muestras utilizada fue al azar, asegurando que todas las operaciones dentro del universo tengan la misma posibilidad de ser seleccionadas, aplicándose las técnicas de auditoria que posibiliten obtener las informaciones y comprobaciones necesarias que permitan emitir la opinión profesional en la ejecución del trabajo.
La utilización de los procedimientos de muestreo es una de las razones básicas de por qué el informe del auditor se ve como expresión de una opinión y no como certificación absoluta del tema que se analiza.
Para llegar a la presentación del informe fue importante tener en cuenta que:
- Los papeles de trabajo constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento, ejecución y el informe que se elabora, por tanto debe cumplimentarse para su confección los siguientes requisitos:
•Deben expresar los objetivos, el alcance, la metodología y los resultados de la auditoria interna.
•Incluir aquellos programas que se requieran confeccionar específicamente para la ejecución de la auditoria interna.
•Ser completa y exacta, de forma que permita sustentar debidamente los hallazgos, conclusiones y recomendaciones, así como demostrar la naturaleza, el alcance y el trabajo realizado.
•Suficientemente claros, comprensibles y detallados, para que un tercero, que no haya mantenido una relación directa con la auditoria, este en capacidad de fundamentar las condiciones y recomendaciones mediante su revisión y no debe requerir de explicaciones orales.
•Ser legibles y ordenados, o de lo contrario podrían perder su valor como evidencia. Deben contener índices y referencias adecuadas.
•Contener la identificación del significado de marcas de revisión utilizados por los auditores internos en los casos en que estas no estén establecidas centralmente.
•Contener información relevante, esto es limitarse a los asuntos que sean pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado.
El trabajo desarrollado quedó sustentado en los papeles de trabajo y fueron plasmadas en el informe las deficiencias detectadas que cumplieran con la condición de relevantes, suficientes y competentes; el cual se elaboró de acuerdo a las Normas para la presentación de informes establecidas en la Resolución 100 del 11/noviembre del 2004 en su Resuelvo primero, Capitulo IV “Normas de Información “del MAC.
Ministerio de Auditoria y Control
Monserrate No.213 Habana Vieja, Ciudad de La Habana.
Las Tunas, 16 de Diciembre del 2007
“Año 49 de la Revolución”
Orden de trabajo No. 05/12/07
Entidad auditada: “Z”
Dirección: Calle X, Número X Las Tunas.
Subordinada a: Ministerio X
Tipo de auditoria: Especial.
Fecha de inicio: 11 de Noviembre del 2007.
Fecha de terminación: 16 de Diciembre del 2007.
Auditoria ejecutada por: Delegación Provincial del MAC en Las Tunas.
Jefe de grupo: Beysi Batista Lorenzo.
INFORME DE AUDITORIA
INTRODUCCION.
La Unidad Presupuestada “Z” tiene como actividad fundamental realizar la formación del personal en licenciaturas en XXXX, controlar la calidad de la formación integral de estos, realizar trabajos de investigación de la disciplina pedagógica y de especialidades, a fin de realizar actividades de extensión universitaria, brindar servicios de transportación, comedor y cafetería a sus trabajadores en moneda nacional, y comercializar de forma minorista a sus trabajadores productos agrícolas excedentes del autoconsumo en moneda nacional, todo ello aprobado en su objeto social según la Resolución 053 del Ministro de XXXX, fechada el 25 de mayo del 2004.
La contabilidad se encuentra centralizada de forma automatizada en las actividades de inventarios, activos fijos tangibles y consolidados de Estados Financieros con el programa RODAS. El resto del trabajo se efectúa de forma manual. La unidad tiene un centro contable y un almacén ubicados en el municipio de Las Tunas, además de un comedor obrero y uno de estudiantes.
Se comprobó la existencia del Expediente Único de Auditorias que comprende los informes de las Auditorias y comprobaciones realizadas a la entidad durante los últimos años.
La auditoria realizada tuvo los siguientes objetivos:
-Evaluar mediante pruebas de cumplimiento y sustantivas, la efectividad de los sistemas de Control Interno en la entidad seleccionada, de acuerdo con las normas y procedimiento establecido en la Resolución No. 297 del Ministerio de Finanzas y Precios del 23 de septiembre del 2003, en el tema siguiente:
-Tesorería y Efectivo
-Evaluar el cumplimiento de la legislación vigente para el aspecto señalado.
Los objetivos fueron alcanzados según lo previsto, se aplicaron las indicaciones elaboradas por el Ministerio de Auditoria y Control en la Guía emitida para el Control Nacional.
Se tomaron para la comprobación, por muestras, las operaciones realizadas durante el II semestre del año 2007. La revisión se realizó de forma detallada, incluyendo los cálculos y anotaciones realizadas en los documentos, registros y submayores que fueron objeto de verificación.
En las verificaciones efectuadas se aplicaron las Normas para Auditores Gubernamentales, no existiendo limitantes para alcanzar el cumplimiento de los objetivos propuestos.
CONCLUSIONES
Por los resultados obtenidos en las verificaciones realizadas se evalúa de MALO el grado de cumplimiento de los Procedimientos de Control Interno Contable y Administrativo que ejerce la entidad sobre los recursos que fueron objeto de verificación, criterio sustentado en:
-Designar como cajera a la Técnico en Gestión Económica que entre sus funciones es contrapartida de las operaciones que ocurren en la caja.
-Presentan incumplimiento de los procedimientos mínimos del Control Interno y Contable con relación a los recursos monetarios.
-No se tiene implementado en su totalidad el control de las tarjetas magnéticas.
-La implementación de la Resolución 297 del 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el área de la Subdirección de Economía y Servicios no esta diseñado y en el resto de las áreas evaluadas es insuficiente su aplicación al presentar violaciones de los componentes y normas.
-Los Planes de Prevención en las áreas visitadas no son efectivos ya que de todas las deficiencias detectadas ninguna constituye una posible manifestación ni está determinado como punto vulnerable.
RESULTADOS
Tesorería y Efectivo
1-La cajera en funciones es la técnico en gestión económica que revisa, contabiliza y custodia los reembolsos del fondo fijo, no existiendo contrapartida en algunas de las transacciones que realiza (P/T No. 2-14, Pág. 2).
2-No existe plan de arqueos (P/T No. 3-14, Pág. 3).
3-Al efectivo por depositar al banco en el periodo 1ro. de junio al 30 de Noviembre del 2007 no existe evidencia documental de que se le efectuaran arqueos, y en los fondos para cambio desde el 1ro de Julio al 30 de Noviembre del 2007. (P/T 3-14, Pág. 3).
4-En el Estado Financiero de agosto del 2007 la cuenta 105 Efectivo por depositar al banco no refleja saldo, existiendo recibos de efectivo en caja emitidos los días 30 y 31 de agosto del 2007 por un importe total de 5,697.62 pesos y depositados en el mes de septiembre, afectando la veracidad de las informaciones que brinda la entidad y no existe evidencia documental de haberse arqueado (P/T7-14, Pag7).
5-En el deposito al banco No. 5 por un importe 1,878.95 pesos se excede el termino aprobado por la entidad para depositarlo al banco que es de 10 días, considerando que este término crea causas y condiciones para que este presente la comisión de hechos delictivos .(P/T No 6-14, Pág. 6).
6-El vale para pagos menores No. 169 del 5/09/07 ampara un anticipo para dietas en la filial de Puerto Padre sin tener esta dependencia las medidas de seguridad mínimas para la custodia de recursos monetarios según manifiesta Justina Cancela Pérez, Jefa del Departamento de Contabilidad, siendo evidente que el efectivo que allí se manipula para el pago de salarios y estipendios mensualmente no posee la seguridad y custodia requerida, lo que crea las condiciones para que esté presente la comisión de hechos delictivos. (P/T No. 2-14, Pág. 2).
7- No se cumplimentan los procedimientos para el control de las Tarjetas Magnéticas en los aspectos contables No. 11, 12 y 13 recogidas en la Circular 02 del 24 de febrero del 2005 del Ministerio XXXX. (P/T No. 8-14, Pág. 8).
8- La cuenta 101 Fondo para Pagos Menores, presenta diferencias entre el efectivo arqueado al final del mes y el saldo del submayor al cierre de los meses de agosto, septiembre y octubre del 2007 provocados por errores de procedimientos al no disminuirle los anticipos liquidados y no reembolsados al final de cada periodo contable afectando la razonabilidad de esta cuenta en los meses antes señalados (P/T No. 9-14, Pág. 9).
9- Interrelación de las deficiencias con las normas por componentes (P/T No. 1-14, Pág. 1)
-Componente Ambiente de Control, Norma de Integridad y Valores Éticos, al no mantener íntegramente los recursos monetarios.
-Norma de asignación de Autoridad y Responsabilidad, al asignar la responsabilidad de la custodia de la caja a la persona que ejerce la contrapartida de las operaciones de caja en el área contable.
-Componente Actividad de Control, Norma de Coordinación entre Áreas, al no efectuar chequeos periódicos al efectivo por depositar al banco.
-Norma de Registros oportunos y adecuados de transacciones y hechos, al no registrar las operaciones en el momento que ocurren.
10- Interrelación con el Plan Prevención
Causas y condiciones: Falta de integridad y valores éticos en la custodia del efectivo, incumplimiento de los procedimientos establecidos para supervisar el efectivo en caja.
Plan de prevención: Esta definido como punto vulnerable la caja, pero estas deficiencias no se encuentran incluidas como posibles manifestaciones.
Opinión del auditor: Independientemente que esta confeccionado el Plan de Prevención no se encuentra identificada esta posible manifestación, por lo que no es efectivo.
11- Documentos ocupados
De existir alguna discrepancia con el contenido del informe, la entidad auditada debe comunicar sus descargos a la Delegación Provincial del Ministerio de Auditoria y Control dentro de los 5 días hábiles siguientes a su recepción de acuerdo a lo establecido en la Resolución No. 419 del 2006 de dicho Ministerio.
De acuerdo a lo establecido en el Decreto Ley No. 159 de la auditoria, capitulo V, articulo 14, se debe discutir en el Consejo de Dirección de la entidad el resultado de la auditoria, siendo el máximo dirigente de la misma el responsable de adoptar las medidas necesarias para erradicar las deficiencias consignadas.
Deseamos patentizar nuestros agradecimientos a los dirigentes y trabajadores de la entidad por la colaboración prestada durante la realización de la auditoria.
Fraternalmente,
Beysi Batista Lorenzo.
Auditor Jefe de Grupo:
No. Registro de Auditores 555.
Nombre y Apellidos
Justina Cancela Pérez
Cargo
Jefa de Dpto.
Hecho Imputable
- Falta de supervisión y monitoreo al trabajo de sus subordinados, del Dpto. de
Contabilidad y planificación, lo que ha permitido que existan violaciones graves
del control interno.
- No tener diseñada e implementada la Resolución 297 del 2003 en las áreas de contabilidad.
- No exigir por la elaboración del Plan de arqueo a los fondos de la caja y otros
efectivos.
- Permitir que la cajera designada rompa la contrapartida del control interno.
- Permite que no se ejecuten al efectivo por depositar al banco y al fondo para cambios arqueos sorpresivos documentados.
- Permitir que no se registren los hechos económicos (ingresos a cajas) cuando ocurra, lo que afecta la veracidad de las informaciones que brinda la entidad en los estados financieros.
- Conocer y permitir que se manipule efectivo sin existir las condiciones de seguridad mínimas para este recurso.
- No tener implantado la Circular 01/05 del Ministerio X Control de Tarjetas Magnéticas en los aspectos 11, 12, 13
- Falta de previsión al establecer depósitos al Banco de hasta 10 días por un monto de hasta 10 000.00 pesos.
ANEXO No. 9
Orden de Trabajo: 05/12/07.
ACTA DE DECLARACION DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA.
Nombres y Apellidos
Alberto Carballosa Almaguer.
Cargo
Director.
Hecho Imputable
- Falta de un sistema de control que le permita conocer de forma oportuna:
- La situación del control de los Recursos Monetarios en la entidad que dirige.
- La deficiente implementación de la
Resolución 297 del 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios y la Resolución 13 del 2003 actual 13 del 2006 del Ministerio de Auditoria y Control.
Lic. Julián Conde Polanco.
Subdirector de Economía y Servicio
- Falta de exigencia y control al trabajo de las áreas de sus subordinados al no tener implementado en el área de contabilidad la Resolución 297 y la 13 del 2003 de los Ministerios de Finanzas y Precios y Auditoria y Control respectivamente.
- Permitir que el efectivo por depositar al banco carezca de total supervisión unido a la falta de visión al autorizar los depósitos al banco de hasta diez días, propiciando las condiciones para que se efectué rejuego con el efectivo.
Con la puesta en vigor de la Resolución 100 del 2004 del MAC recomendamos:
•Estudiar y aplicar este cuerpo legal por parte de los directivos y auditores de las entidades del país permitiéndole mayor efectividad en la ejecución de las auditorias y controles internos.
•En la supervisión a las auditorias se debe aplicar esta legislación con el rigor que se necesita.
BIBLIOGRAFIA
•Decreto Ley 159 del Ministerio de Auditoria y Control.
•Resolución 100 del 11 de noviembre del 2004 del Ministerio de Auditoria y Control
•Manual del Auditor del Ministerio de Auditoria y Control.
•Resolución 26 del 2006 del Ministerio de Auditoria y Control.
•Resolución 13.
Datos del autor:
Lic. Eliades Corazón del Sol
Licenciado en Contabilidad y Finanzas, graduado en el Centro Universitario "Vladimir Ilich Lenin", de la ciudad de Las Tunas, Cuba.
denys@tunet.cult.cu
La auditoria constituye una herramienta de control y supervisión que contribuye a la creación de una cultura de la disciplina de la organización, y permite descubrir fallas en las estructuras o vulnerabilidades existentes en la organización, a la vez que se aplica dentro de un periodo determinado para conocer sus restricciones, problemas y deficiencias, como parte de la evaluación. Tomando en consideración lo anteriormente planteado, así como los resultados que se obtienen con la aplicación de una auditoria, constituye la razón por la cual se concibe este trabajo.
INTRODUCCION
Nuestro país se encuentra inmerso en la lucha por alcanzar el desarrollo de la economía y para lograrlo, los esfuerzos propios son la pieza angular en todo el diseño y la ejecución de la política económica; y esta no se puede materializar sin el fortalecimiento del control económico y administrativo en las entidades, además se debe lograr la máxima transformación y calidad de la información económica–contable, tal como se plantea en la Resolución Económica del V Congreso del Partido Comunista de Cuba: “el control oportuno y eficaz de la actividad económica es esencial para la dirección a cualquier nivel “.
Pudiendo afirmar que en el proceso de reinserción de nuestra economía en la economía mundial y tras la necesidad imperiosa de que las entidades alcancen el nivel de competitividad internacional, es en la contabilidad, aquella que refleja de manera fiel y precisa los hechos económicos y el control interno, los dos pilares fundamentales en que se deben basar para alcanzar dicho objetivo. En este contexto el sistema de control interno asume un rol relevante; máxime cuando el país esta trabajando para crear las condiciones necesarias para la implantación definitiva de la Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios, donde se plasman las definiciones del Control Interno, el contenido de sus Componentes y sus Normas.
La fundamentación teórica del presente trabajo es precisamente darle cumplimiento a la Orden de Trabajo No. 05/12/07, emitida por la Delegación Territorial de Auditoria y Control en Las Tunas, que prevé ejecutar una auditoria Especial a la Unidad Presupuestada: “Z”, para lo cual se aplicó el programa de auditoria concebido por el MAC para evaluar el sistema de control interno.
Problema: El insuficiente control interno de los recursos monetarios está incidiendo de forma negativa en los resultados de la unidad.
Objetivos:
•Verificar el grado de cumplimiento de las legislaciones vigentes para el control y uso de los recursos asignados analizando el tema de Tesorería y Efectivo.
•Comprobar el control interno del Efectivo y Recursos Monetarios en Bancos.
•Verificar de forma general el cumplimiento de los procedimientos establecidos en las operaciones objeto de comprobación.
Hipótesis: Si se realizara un estudio del control interno y este a su vez sirviera como base para la preparación del Plan de Prevención esto ayudaría a obtener los resultados deseados.
DESARROLLO
Según el Decreto Ley No. 159 del Ministerio de Auditoria y Control, esta se define como: “un proceso sistemático, que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los actos o eventos de carácter económicos – administrativos, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas. Se practica por profesionales calificados e independientes, de conformidad con normas y procedimientos técnicos”.
Los objetivos fundamentales de la auditoria son:
•Evaluar el control de la activad administrativa y sus resultados.
•Examinar las operaciones contables y financieras y la aplicación de las correspondientes disposiciones legales, dictaminando sobre la racionabilidad de los resultados expuestos en los estados financieros, así como evaluar cualquier otro elemento que, de conjunto, permiten elevar la eficiencia, economía y eficacia en la utilización de los recursos.
•Prevenir el uso indebido de recursos de todo tipo y propender a su correcta protección.
•Fortalecer la disciplina administrativa y económica – financiera de las entidades, mediante la evaluación de los resultados a quien corresponda.
•Coadyuvar al mantenimiento de la honestidad en la gestión administrativa y a la preservación de la integridad moral de los trabajadores.
Tomando en consideración lo planteado con anterioridad se decidió ejecutar una auditoria Especial, la selección del tipo de auditoria se hizo teniendo como base lo establecido en el resuelvo primero de la Resolución 100 del 11 de noviembre del 2004 del Ministerio de Auditoria y Control, en su Anexo 1 Capitulo I y IV.
Se siguieron los procedimientos lógicos, llevando a cabo un orden riguroso para realizar el trabajo de la forma más completa y viable posible, con la debida calidad y con la mayor economía, eficiencia y eficacia; garantizando el cumplimiento de los objetivos propuestos, y logrando una adecuada interrelación de las diferentes etapas, las cuales fueron:
•Preparación metodológica.
•Exploración.
•Planeamiento.
•Supervisión y revisión.
•Disposiciones legales y demás regulaciones.
•Controles de la administración.
•Evidencias.
•Confecciones y presentación del informe de auditoria.
Después de recibir la Orden de trabajo No 05/12/07 y conociendo que se debe realizar una auditoria especial así como los objetivos de trabajo propuestos para la misma, el supervisor, de conjunto con el jefe de grupo y los auditores actuantes, se prepararon metodológicamente, tomando en consideración el tipo de auditoria a desarrollar y la entidad a auditar, analizando las auditorias realizadas a la misma y además el banco de datos que se posee.
Se hace acto de presencia en la entidad, personándose ante el director de la misma, mostrándole los documentos que acreditan que al menos el supervisor y el jefe de grupo están inscriptos en el Registro de Auditores de la Republica de Cuba, dejándole el original de la carta de presentación.
Seguido de lo cual se realizó un recorrido por las oficinas y el resto de sus instalaciones, luego se procedió a revisar los documentos de las diferentes inspecciones y auditorias archivadas en el Expediente Único de Auditorias en lo referente a la regulación 276 del 2003 del MAC, de lo cual se dejo evidencia en los papeles de trabajo, haciendo las anotaciones de las principales deficiencias en ellas detectadas.
Un paso importante lo constituye la realización de un buen estudio preliminar de la entidad, como base para confeccionar el plan para ejecutar la auditoria donde se seleccionan las áreas específicas a controlar y la obtención de la información que se utilizará para realizar el planeamiento.
Concluida la exploración se procedió a confeccionar el planeamiento de la auditoria, esta etapa es esencial para el proceso, pues representa la concepción estratégica formal de la actividad de control que se desarrollará. En esta etapa se deben dejar definidos los objetivos, el alcance y la metodología a utilizar. Además, en la misma se tuvieron en cuenta los siguientes aspectos:
•Importancia y necesidad de los usuarios.
•Comprensión de las funciones o actividades.
•Leyes y regulaciones.
•Pronósticos y metas.
•Recursos.
•Operaciones.
Para los auditores constituye una decisión importante la determinación de la cantidad y el tipo de evidencia que deben reunir, un aspecto importante de esta decisión es la respuesta a la pregunta: ¿Que tan grande debe ser la muestra seleccionada?
Entre los factores que debe tomar en cuenta el auditor al planear los tamaños de las muestras se incluyen los siguientes:
•Control Interno
•Importancia del riesgo de auditoria
La determinación de las operaciones que serán verificadas y el alcance de tal verificación es fundamentalmente, responsabilidad del jefe de grupo, colegiada con el criterio del supervisor y oído el parecer de los auditores actuantes.
El auditor selecciona las operaciones que serán examinadas, tomando en consideración sus conocimientos acerca del control interno, la importancia relativa de las operaciones, las áreas de riesgo y los tipos de errores localizados en la presente y en anteriores auditorias; precisando los costos, riesgos y beneficios que representa el tipo de muestreo que se va a utilizar en cada caso.
Las técnicas de selección para el muestreo que se aplicaron en nuestro trabajo fueron la aplicación de los procedimientos de cumplimiento y sustantivo, y la técnica de selección de muestras utilizada fue al azar, asegurando que todas las operaciones dentro del universo tengan la misma posibilidad de ser seleccionadas, aplicándose las técnicas de auditoria que posibiliten obtener las informaciones y comprobaciones necesarias que permitan emitir la opinión profesional en la ejecución del trabajo.
La utilización de los procedimientos de muestreo es una de las razones básicas de por qué el informe del auditor se ve como expresión de una opinión y no como certificación absoluta del tema que se analiza.
Para llegar a la presentación del informe fue importante tener en cuenta que:
- Los papeles de trabajo constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento, ejecución y el informe que se elabora, por tanto debe cumplimentarse para su confección los siguientes requisitos:
•Deben expresar los objetivos, el alcance, la metodología y los resultados de la auditoria interna.
•Incluir aquellos programas que se requieran confeccionar específicamente para la ejecución de la auditoria interna.
•Ser completa y exacta, de forma que permita sustentar debidamente los hallazgos, conclusiones y recomendaciones, así como demostrar la naturaleza, el alcance y el trabajo realizado.
•Suficientemente claros, comprensibles y detallados, para que un tercero, que no haya mantenido una relación directa con la auditoria, este en capacidad de fundamentar las condiciones y recomendaciones mediante su revisión y no debe requerir de explicaciones orales.
•Ser legibles y ordenados, o de lo contrario podrían perder su valor como evidencia. Deben contener índices y referencias adecuadas.
•Contener la identificación del significado de marcas de revisión utilizados por los auditores internos en los casos en que estas no estén establecidas centralmente.
•Contener información relevante, esto es limitarse a los asuntos que sean pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado.
El trabajo desarrollado quedó sustentado en los papeles de trabajo y fueron plasmadas en el informe las deficiencias detectadas que cumplieran con la condición de relevantes, suficientes y competentes; el cual se elaboró de acuerdo a las Normas para la presentación de informes establecidas en la Resolución 100 del 11/noviembre del 2004 en su Resuelvo primero, Capitulo IV “Normas de Información “del MAC.
Ministerio de Auditoria y Control
Monserrate No.213 Habana Vieja, Ciudad de La Habana.
Las Tunas, 16 de Diciembre del 2007
“Año 49 de la Revolución”
Orden de trabajo No. 05/12/07
Entidad auditada: “Z”
Dirección: Calle X, Número X Las Tunas.
Subordinada a: Ministerio X
Tipo de auditoria: Especial.
Fecha de inicio: 11 de Noviembre del 2007.
Fecha de terminación: 16 de Diciembre del 2007.
Auditoria ejecutada por: Delegación Provincial del MAC en Las Tunas.
Jefe de grupo: Beysi Batista Lorenzo.
INFORME DE AUDITORIA
INTRODUCCION.
La Unidad Presupuestada “Z” tiene como actividad fundamental realizar la formación del personal en licenciaturas en XXXX, controlar la calidad de la formación integral de estos, realizar trabajos de investigación de la disciplina pedagógica y de especialidades, a fin de realizar actividades de extensión universitaria, brindar servicios de transportación, comedor y cafetería a sus trabajadores en moneda nacional, y comercializar de forma minorista a sus trabajadores productos agrícolas excedentes del autoconsumo en moneda nacional, todo ello aprobado en su objeto social según la Resolución 053 del Ministro de XXXX, fechada el 25 de mayo del 2004.
La contabilidad se encuentra centralizada de forma automatizada en las actividades de inventarios, activos fijos tangibles y consolidados de Estados Financieros con el programa RODAS. El resto del trabajo se efectúa de forma manual. La unidad tiene un centro contable y un almacén ubicados en el municipio de Las Tunas, además de un comedor obrero y uno de estudiantes.
Se comprobó la existencia del Expediente Único de Auditorias que comprende los informes de las Auditorias y comprobaciones realizadas a la entidad durante los últimos años.
La auditoria realizada tuvo los siguientes objetivos:
-Evaluar mediante pruebas de cumplimiento y sustantivas, la efectividad de los sistemas de Control Interno en la entidad seleccionada, de acuerdo con las normas y procedimiento establecido en la Resolución No. 297 del Ministerio de Finanzas y Precios del 23 de septiembre del 2003, en el tema siguiente:
-Tesorería y Efectivo
-Evaluar el cumplimiento de la legislación vigente para el aspecto señalado.
Los objetivos fueron alcanzados según lo previsto, se aplicaron las indicaciones elaboradas por el Ministerio de Auditoria y Control en la Guía emitida para el Control Nacional.
Se tomaron para la comprobación, por muestras, las operaciones realizadas durante el II semestre del año 2007. La revisión se realizó de forma detallada, incluyendo los cálculos y anotaciones realizadas en los documentos, registros y submayores que fueron objeto de verificación.
En las verificaciones efectuadas se aplicaron las Normas para Auditores Gubernamentales, no existiendo limitantes para alcanzar el cumplimiento de los objetivos propuestos.
CONCLUSIONES
Por los resultados obtenidos en las verificaciones realizadas se evalúa de MALO el grado de cumplimiento de los Procedimientos de Control Interno Contable y Administrativo que ejerce la entidad sobre los recursos que fueron objeto de verificación, criterio sustentado en:
-Designar como cajera a la Técnico en Gestión Económica que entre sus funciones es contrapartida de las operaciones que ocurren en la caja.
-Presentan incumplimiento de los procedimientos mínimos del Control Interno y Contable con relación a los recursos monetarios.
-No se tiene implementado en su totalidad el control de las tarjetas magnéticas.
-La implementación de la Resolución 297 del 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el área de la Subdirección de Economía y Servicios no esta diseñado y en el resto de las áreas evaluadas es insuficiente su aplicación al presentar violaciones de los componentes y normas.
-Los Planes de Prevención en las áreas visitadas no son efectivos ya que de todas las deficiencias detectadas ninguna constituye una posible manifestación ni está determinado como punto vulnerable.
RESULTADOS
Tesorería y Efectivo
1-La cajera en funciones es la técnico en gestión económica que revisa, contabiliza y custodia los reembolsos del fondo fijo, no existiendo contrapartida en algunas de las transacciones que realiza (P/T No. 2-14, Pág. 2).
2-No existe plan de arqueos (P/T No. 3-14, Pág. 3).
3-Al efectivo por depositar al banco en el periodo 1ro. de junio al 30 de Noviembre del 2007 no existe evidencia documental de que se le efectuaran arqueos, y en los fondos para cambio desde el 1ro de Julio al 30 de Noviembre del 2007. (P/T 3-14, Pág. 3).
4-En el Estado Financiero de agosto del 2007 la cuenta 105 Efectivo por depositar al banco no refleja saldo, existiendo recibos de efectivo en caja emitidos los días 30 y 31 de agosto del 2007 por un importe total de 5,697.62 pesos y depositados en el mes de septiembre, afectando la veracidad de las informaciones que brinda la entidad y no existe evidencia documental de haberse arqueado (P/T7-14, Pag7).
5-En el deposito al banco No. 5 por un importe 1,878.95 pesos se excede el termino aprobado por la entidad para depositarlo al banco que es de 10 días, considerando que este término crea causas y condiciones para que este presente la comisión de hechos delictivos .(P/T No 6-14, Pág. 6).
6-El vale para pagos menores No. 169 del 5/09/07 ampara un anticipo para dietas en la filial de Puerto Padre sin tener esta dependencia las medidas de seguridad mínimas para la custodia de recursos monetarios según manifiesta Justina Cancela Pérez, Jefa del Departamento de Contabilidad, siendo evidente que el efectivo que allí se manipula para el pago de salarios y estipendios mensualmente no posee la seguridad y custodia requerida, lo que crea las condiciones para que esté presente la comisión de hechos delictivos. (P/T No. 2-14, Pág. 2).
7- No se cumplimentan los procedimientos para el control de las Tarjetas Magnéticas en los aspectos contables No. 11, 12 y 13 recogidas en la Circular 02 del 24 de febrero del 2005 del Ministerio XXXX. (P/T No. 8-14, Pág. 8).
8- La cuenta 101 Fondo para Pagos Menores, presenta diferencias entre el efectivo arqueado al final del mes y el saldo del submayor al cierre de los meses de agosto, septiembre y octubre del 2007 provocados por errores de procedimientos al no disminuirle los anticipos liquidados y no reembolsados al final de cada periodo contable afectando la razonabilidad de esta cuenta en los meses antes señalados (P/T No. 9-14, Pág. 9).
9- Interrelación de las deficiencias con las normas por componentes (P/T No. 1-14, Pág. 1)
-Componente Ambiente de Control, Norma de Integridad y Valores Éticos, al no mantener íntegramente los recursos monetarios.
-Norma de asignación de Autoridad y Responsabilidad, al asignar la responsabilidad de la custodia de la caja a la persona que ejerce la contrapartida de las operaciones de caja en el área contable.
-Componente Actividad de Control, Norma de Coordinación entre Áreas, al no efectuar chequeos periódicos al efectivo por depositar al banco.
-Norma de Registros oportunos y adecuados de transacciones y hechos, al no registrar las operaciones en el momento que ocurren.
10- Interrelación con el Plan Prevención
Causas y condiciones: Falta de integridad y valores éticos en la custodia del efectivo, incumplimiento de los procedimientos establecidos para supervisar el efectivo en caja.
Plan de prevención: Esta definido como punto vulnerable la caja, pero estas deficiencias no se encuentran incluidas como posibles manifestaciones.
Opinión del auditor: Independientemente que esta confeccionado el Plan de Prevención no se encuentra identificada esta posible manifestación, por lo que no es efectivo.
11- Documentos ocupados
De existir alguna discrepancia con el contenido del informe, la entidad auditada debe comunicar sus descargos a la Delegación Provincial del Ministerio de Auditoria y Control dentro de los 5 días hábiles siguientes a su recepción de acuerdo a lo establecido en la Resolución No. 419 del 2006 de dicho Ministerio.
De acuerdo a lo establecido en el Decreto Ley No. 159 de la auditoria, capitulo V, articulo 14, se debe discutir en el Consejo de Dirección de la entidad el resultado de la auditoria, siendo el máximo dirigente de la misma el responsable de adoptar las medidas necesarias para erradicar las deficiencias consignadas.
Deseamos patentizar nuestros agradecimientos a los dirigentes y trabajadores de la entidad por la colaboración prestada durante la realización de la auditoria.
Fraternalmente,
Beysi Batista Lorenzo.
Auditor Jefe de Grupo:
No. Registro de Auditores 555.
Nombre y Apellidos
Justina Cancela Pérez
Cargo
Jefa de Dpto.
Hecho Imputable
- Falta de supervisión y monitoreo al trabajo de sus subordinados, del Dpto. de
Contabilidad y planificación, lo que ha permitido que existan violaciones graves
del control interno.
- No tener diseñada e implementada la Resolución 297 del 2003 en las áreas de contabilidad.
- No exigir por la elaboración del Plan de arqueo a los fondos de la caja y otros
efectivos.
- Permitir que la cajera designada rompa la contrapartida del control interno.
- Permite que no se ejecuten al efectivo por depositar al banco y al fondo para cambios arqueos sorpresivos documentados.
- Permitir que no se registren los hechos económicos (ingresos a cajas) cuando ocurra, lo que afecta la veracidad de las informaciones que brinda la entidad en los estados financieros.
- Conocer y permitir que se manipule efectivo sin existir las condiciones de seguridad mínimas para este recurso.
- No tener implantado la Circular 01/05 del Ministerio X Control de Tarjetas Magnéticas en los aspectos 11, 12, 13
- Falta de previsión al establecer depósitos al Banco de hasta 10 días por un monto de hasta 10 000.00 pesos.
ANEXO No. 9
Orden de Trabajo: 05/12/07.
ACTA DE DECLARACION DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA.
Nombres y Apellidos
Alberto Carballosa Almaguer.
Cargo
Director.
Hecho Imputable
- Falta de un sistema de control que le permita conocer de forma oportuna:
- La situación del control de los Recursos Monetarios en la entidad que dirige.
- La deficiente implementación de la
Resolución 297 del 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios y la Resolución 13 del 2003 actual 13 del 2006 del Ministerio de Auditoria y Control.
Lic. Julián Conde Polanco.
Subdirector de Economía y Servicio
- Falta de exigencia y control al trabajo de las áreas de sus subordinados al no tener implementado en el área de contabilidad la Resolución 297 y la 13 del 2003 de los Ministerios de Finanzas y Precios y Auditoria y Control respectivamente.
- Permitir que el efectivo por depositar al banco carezca de total supervisión unido a la falta de visión al autorizar los depósitos al banco de hasta diez días, propiciando las condiciones para que se efectué rejuego con el efectivo.
Con la puesta en vigor de la Resolución 100 del 2004 del MAC recomendamos:
•Estudiar y aplicar este cuerpo legal por parte de los directivos y auditores de las entidades del país permitiéndole mayor efectividad en la ejecución de las auditorias y controles internos.
•En la supervisión a las auditorias se debe aplicar esta legislación con el rigor que se necesita.
BIBLIOGRAFIA
•Decreto Ley 159 del Ministerio de Auditoria y Control.
•Resolución 100 del 11 de noviembre del 2004 del Ministerio de Auditoria y Control
•Manual del Auditor del Ministerio de Auditoria y Control.
•Resolución 26 del 2006 del Ministerio de Auditoria y Control.
•Resolución 13.
Datos del autor:
Lic. Eliades Corazón del Sol
Licenciado en Contabilidad y Finanzas, graduado en el Centro Universitario "Vladimir Ilich Lenin", de la ciudad de Las Tunas, Cuba.
denys@tunet.cult.cu
Suscribirse a:
Entradas (Atom)
